提高档案管理科学化水平及路径选择

王欢

【摘 要】 本文阐述了档案管理的基本内容和提高档案管理科学化水平的基本内涵，提出了提高档案管理科学化水平的路径。要转变思想观念;创新管理方式;建设现代化、信息化的管理系统;提高档案管理人员的综合素质;建立完善的档案管理制度。

【关键词】 档案管理;科学化;路径

档案管理一般是我国政府相关行政单位或是事业单位所需要进行的日常工作。档案数据信息在一定程度上能够为相关领导者在做一些决策时，提供历史事实资料作为参考依据。但是，由于以往所采取的档案管理方式存在很多的漏洞，使得很多档案数据信息欠缺真实性和有效性。因此，为了提高档案管理的质量，增加档案数据信息的真实性，应提高其科学化的管理技术水平。本文就针对档案管理的内容和提高档案管理的科学化水平进行阐述。

一、档案管理的基本内容

档案管理的具体内容是对档案的各种信息进行管理，并为人们在开展各项业务时提供有效的数据业务，是一种具有较强服务性质的工作，也是判断企业档案管理是否有效完成的重要标准。[1]而科学化的档案管理是通过采用科学的手段和理论，使相关工作人员在进行档案管理工作时更加规范，能够有效提高相关工作人员的工作效率与工作质量。

档案信息是企业当中十分重要的信息，具有一定的机密性。所以，进行管理工作的人员不仅要具有很强的专业素质，还需要良好的职业道德素质，使企业档案信息能够不外泄。企业领导者还应该重视对档案的管理，并加强相关的管理工作，当在开展管理工作的过程中遇到阻碍时，能够及时采取有效措施加以解决。[2]

企业设立档案管理部门进行档案管理工作最重要的目的是给企业提供信息服务。工作人员在对档案信息进行分类、归档时，为了能够更好的为企业提供优质服务，需要提高管理的科学化水平。

二、提高档案管理科学化水平的基本内涵

对于档案的管理是一项涉及内容较多、领域较广的工作，随着社会的发展向智能化进行转变，档案管理也应该满足社会的发展需求开始进行智能化建设。档案管理模式的改变在一定程度促进了其发展，但是由于受到很多外界因素的影响，其本身还存在众多问题。[3]所以，为了保障档案管理在社会当中所起到的重要作用，提高其科学化的管理技术水平是十分重要的。

基于我国经济的不断发展以及信息化水平的提高，出现了众多不同的媒体产品，这些产品不仅能够给人们的日常生活提供极大的方便，还顺应了社会的发展。然而，现行的档案管理方式却出现了与社会发展相脱轨的现象，不能够满足社会发展的需求，因此，只有改变现有的管理模式，提高科学化的管理水平，才能够促进档案管理工作的进一步变革。

三、提高档案管理科学化水平的路径选择

1、转变思想观念

企业若要提高档案管理水平，使其变得更加科学，这就需要相关管理人员改变其管理观念，并正确认识到以往管理理念当中所存在的问题和不足之处。同时，管理人员还应该重视科学管理的重要性，树立起良好的工作理念。并认识到主观意识是影响管理水平的重要因素。

2、创新管理方式

传统的档案管理工作通常是将相关的档案信息资料进行搜集和整理，并形成文本资料，集中存放在档案存储柜当中，如果不发生调档等情况，基本上很少会再次翻阅这些档案资料。这种管理模式存在很多的问题和不足，不能够发挥出档案本身所具有的作用。[4]所以，相关工作人员应该在以往管理模式上进行创新，建立一个能够满足现代化社会发展要求的管理模式，以增加档案信息的利用率，进一步实现相关档案信息的共享，为相关工作人员提供更加优质的服务。此外，档案信息资源不仅要具有庞大的数据信息，还需要使这些数据信息具有良好的质量，为人们所提供的信息都是真实有效的。

3、建设现代化的管理系统

现代化管理系统的建设需要企业投入一定的硬件和软件成本，并利用网络技术、计算机技术等，以实现管理系统的现代化建设。当完成建设以后，能够有效提高工作人员的的工作效率，降低其工作强度。此外，档案的管理系统还需要引进自动化的管理技术，使其能够在一定程度上实现自动化的管理，从而降低工作人员进行管理工作的时间。

4、建设信息化的管理系统

政府对于一些档案信息化建设的企业，应给予大力支持，其主要体现在以下几个方面：一是政府需要为其提供足够的建设资金;二是企业单位需要加强内部管理系统的建设;三是企业单位应该充分利用相关的科学技术，发挥其重要的作用，以增加存储相关档案信息的空间。

5、提高档案管理人员的综合素质

档案管理人员在档案管理过程中所具有的主体地位是不可被忽视的，其综合素质和管理水平的高低将对管理工作产生直接影响。在新时期的背景下，人们对于档案管理的要求更加严格，其所包含的内容不仅要十分丰富，还要具有一定的系统性，这便要求新时期的档案管理人员需要具备较高的综合能力和专业素质。因此，相关单位应加强对其管理人员的培养，除了要培养管理人员具有专业的能力和素质以外，还需要能够对现代化的管理技术有一个充分的了解，并能够熟练掌握和应用。[5]另外，管理人员还要会使用计算机，并能够掌握一些相关的专业技能，如数据库的建立等。只有综合提高相关工作人员的综合能力和素质，才能够促进档案管理技术的不断改革和发展，提高其科学化的管理技术水平。

6、建立完善的档案管理制度

在建立管理制度时需要有相应的管理责任制度作为保障，并结合档案管理工作时所具有的各种特征和需求建立相应的管理制度。在开展档案管理工作的过程中，单位内部的相关领导者应根据每一个工作人员不同职责和能力分配相应工作内容和任务，然后由领导者指定的人员对其进行全程的管理。除了企业单位内部所建立相关管理制度以外，政府还应该根据档案管理的具体情况出台相应的法律法规，用以指导档案管理工作，使相关管理人员能够严格遵守管理规范。企业所建立的管理制度只有综合考虑到各方面的因素，才能够使档案的管理顺利进行。

四、结语

随着我国社会进入信息化时代，档案管理模式也需要逐渐转向信息化模式，而科学化的管理正是管理信息化的良好体现。现阶段，由于档案管理所发挥的作用越来越重要，其所处的地位已经得到了大幅度提高，也在一定程度上与人们的生活建立起了紧密的联系。因此，为了能够发挥出其最大的效益，应以科学的理论体系为指导，完善相应的管理制度，在此基础上对其管理模式进行创新和改革，进一步提高档案管理的技术水平。

【参考文献】

[1] 李建飞.论如何提升档案管理的科学化水平[J].办公室业务，2016.09.120.

[2] 孟祥富.更新档案管理理念实现档案管理科学化[J].中国职工教育，2013.20.124.

[3] 王法昌.提高档案管理科学化水平的策略探究[J].东方企业文化，2015.23.45.

[4] 张福家.关于提高档案管理的科学化水平的思考[J].民营科技，2016.06.119.

[5] 郭淑霞.提高档案管理科学化水平的有效途径[J].现代经济信息，2012.01.20.

【作者简介】

王 欢（1987-）女，汉族，新疆哈密人，大学本科学历，助理馆员，研究方向：档案管理.