引江济汉工程荆州段档案管理及评价

张敬香， 罗金桥， 陈崇德

(湖北省漳河工程管理局，湖北 荆门 448156)



引江济汉工程荆州段档案管理及评价

张敬香， 罗金桥， 陈崇德

(湖北省漳河工程管理局，湖北 荆门 448156)

依据南水北调中线一期引江济汉工程荆州段档案管理工作的现状，以及水利部关于印发《水利工程建设项目档案验收管理办法的通知》(水办[2008]366号)的评价内容。采用AHP方法，建立了档案管理的评价指标体系和评价阈值，分析了档案管理保障体系建设、归档文件质量与移交、档案接收后的管理等敏感指标，并对其进行评价。结论为：档案管理综合评价值G=0.93,评价为好，与实际情况基本吻合。

档案管理；体系建设；评价；层次分析法；南水北调

0 引 言

南水北调中线一期引江济汉工程从长江荆江河段引水到汉江兴隆河段,工程区域地跨荆州、荆门、潜江等市。渠道全长67.23 km,设计引水流量350 m3/s,最大引水流量500 m3/s。其中荆州段长22.95 km,渠道穿越众多的河流、湖泊、公路及铁路等。南水北调工程是实现我国水资源优化配置、促进经济社会可持续发展、保障和改善民生的重大战略性基础设施,其中引江济汉工程荆州段涉及建管、勘察设计、监理、施工、设备供应商等十多个参建单位,档案的收集、整理、归档工作比较复杂。因而,做好工程建设的档案管理工作意义重大。

1 档案管理

1.1 档案管理保障体系建设

(1) 组织保障。明确规定档案工作分管领导为各单位第一责任人;明确规定各单位成立档案专管工作机构,并印发档案机构设置文件;明确规定在管理机构、人员配备、制度建设、经费保障和设备设施配备等方面,为项目档案工作的开展创造良好的条件,保障项目档案工作的顺利进行;明确规定各单位配备2名以上的专职档案管理人员,其中至少有1名具有大专以上学历,并获得上级业务部门组织的档案专业技术培训证书。

(2) 制度保障。制定档案接收、保管、利用、安全及统计等内部工作制度;制定档案分类方案和整编细则;制定项目文件材料的归档范围和保管期限;制定各参建单位的档案管理职责与任务,以及相应的控制措施;制定档案工作节点目标,为档案工作管理的标准化、规范化打下基础。

(3) 经费保障。明确规定档案工作所需的各项业务经费,列入本单位工程年度经费预算,其预算应满足档案工作的需要。

(4) 设备设施保障。明确规定各单位设置专用档案库房,且办公与库房的设备设施及档案装具应满足工作需要和符合安全条件[1]。

(5) 管理制度措施落实。签订协议(合同)时,对水利工程档案(包括竣工图)的质量、份数和移交工作提出明确要求。检查工程进度与施工质量时,同时检查水利工程档案的收集、整理情况。进行单元与分部工程质量等级评定和工程验收(包括单位工程、阶段和竣工验收)时,同时验收应归档文件材料的完整程度与整理质量[2]。

为保证档案工作的顺利进行,制定引江济汉工程档案收集整编节点目标及考核办法,对按要求完成任务的进行奖励,对不按要求完成任务的进行通报批评或经济处罚。

档案工作与工程建设进程同步管理。整编档案做到早收集、早整理、早归档,其总体要求是:档案整编进度与工程建设进度相协调[3]。① 施工安装单位已经验收的分部工程和单位工程的档案,在10天内完成收集与整编任务,且每月整编档案不少于5卷。② 金属结构设备制造单位要在设备到达现场交付完毕后的20天内完成档案收集与整编任务,并通过监理审核。③ 监理单位对已经通过验收的分部工程、单位工程的监理档案在20天内完成收集与整编任务,且每月整编档案不少于10卷。④ 建管单位做好档案资料收集、整编、检查、督办的同时,每月收集与整编档案不少于3卷。

1.2 归档文件质量与移交

(1) 文件材料的完整性。① 建设前期的文件材料,主要有设计及招、投标等,建设管理文件等。② 建设中的文件材料,主要有施工、监理、设备供应商的文件材料,工艺、设备、在研项目、生产技术准备、财务、器材管理、验收、声像及电子文件材料等。

(2) 文件材料的准确性。① 反映同一问题的不同文件材料内容应一致。② 竣工图编制规范,且图章签字手续完备。③ 归档材料字迹清晰,图表整洁,审核签字手续完备,书写材料符合规范要求。④ 声像与电子等非纸质文件材料应逐张、逐盒(盘)标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。⑤ 案卷题名简明、准确,案卷目录编制规范。⑥ 备考表填写规范。⑦ 图纸折叠符合要求。⑧ 案卷装订牢固、整齐、美观等。

(3) 文件材料的系统性。① 分类科学。依据项目档案分类方案,各类文件材料的脉络清晰与关系明确。② 组卷合理。遵循文件材料的形成规律,保持文件之间的有机联系,组成的案卷能反映相应的主题。③ 排列有序。相同内容或关系密切的文件按重要程度或时间循序排列在相关案卷中,反映同一主题或专题的案卷相对集中排列[4]。

(4) 归档与移交。① 归档。各职能部门和相关工程技术人员按要求将其经办的应归档的文件材料进行整理、归档。② 移交。各参建单位按单位工程或单项工程向项目法人移交相关工程档案[5]。

1.3 档案接收后的管理

(1) 档案保管、统计。① 档案柜架标识清楚、排列整齐、间距合理;馆(室)藏档案种类、数量清楚,并按期报送有关档案年报。② 定期对档案保管状况进行检查,落实库房防火、防盗、防光、防水、防潮、防虫、防尘、防高温等措施,确保档案安全[6]。

(2) 档案利用。① 设计手动与计算机等检索工具,便于档案检索。② 开展档案利用工作。③ 开展档案编研工作,主要是编制工程项目简介、工程建设大事记、科研成果简介及基础资料汇编等。

(3) 档案信息化。① 档案信息化工作与本单位信息化工作同步开展。② 配备档案管理软件,建立档案案卷级目录、文件级目录数据库。③ 对归档的电子文件材料,进行有效的管理。④ 与单位局域网联通,能提供网络服务,并具有网络数据库的安全防范措施等[7]。

2 档案管理综合评价

2.1 评价方法

依据水利部关于印发《水利工程建设项目档案验收管理办法的通知》(水办〔2008〕366号)及国务院南水北调办公室、国家档案局《关于印发南水北调东中线第一期工程档案管理规定的通知》(国调办综[2007]7号)等文件规定的评价内容, 以及南水北调中线一期引江济汉工程荆州段档案管理的实际情况,建立档案管理综合评价指标体系,拟定评价阈值、指标等敏感参数,采用层次分析方法进行评价。

2.2 建立层次结构

建立目标层、准则层和指标层等3个层次[7-8]。目标层A为档案管理综合评价;准则层B1为档案管理保障体系建设、B2为归档文件质量与移交、B3为档案接收后的管理;指标层Cij(i,j=1,2,…,n)根据实际情况确定,见图1所示。

图1 档案管理体系指标层次

2.3 指标系数

指标系数依据档案管理过程中的实际情况及《水利工程建设项目档案验收管理办法的通知》中的评分标准,采用等间距分级法确定,见表1所列。

表1 评价指标与分值

2.4 权重分析

(1) 建立矩阵。对列举的每个评价因素进行比较分析,以得到一个评价矩阵A

(1)

(2) 求各行元素的几何平均值

(2)

(3) 计算权重系数

(3)

(4) 求判断矩阵中的最大特征根

(4)

(5) 权重一致性检验

CR=CI/RI

(5)

(6)

其中,aij为判断矩阵中系数(i,j=1,2,…,n),CR为判断矩阵的随机一致性比率;n为判断矩阵的阶数;CI为判断矩阵的一般一致性指标;RI为判断矩阵的平均随机一致性指标;RI系数查相关表格(见表2所列)。

表2 1～9阶矩阵RI值

根据(1)～(6)式计算目标层和准则层的组合权重,A-B矩阵见表3所列。

表3 判断矩阵A-B

λmax=3,CI=0.001,CR=0<0.1,所以通过一致性检验。对B1-C1i、B2-C2i、B3-C3i重复上述步骤计算,结果见表4所列。

表4 综合评价指标的相应权重

权重一致性检验结果为:CRB1-C1i=0.001, CRB2-C2i=0.002,CRB3-C3i=0.000 4,总CRBi-Cji=0.000 1,各CR值均小于0.1,说明权重计算结果符合一致性,判断矩阵成功。

2.5 评 价

(1) 综合评价模型。档案管理综合评价模型计算公式为[7]

(7)

其中,G为档案管理综合评价指数;Wi为各项指标权重(见表4);Ki为各指标相应的评定分值(见表1)。

按(7)式计算:档案管理综合评价指数G=0.92,下一层次的评价指数分别为:档案管理保障体系建设G1=0.89、归档文件质量与移交G2=0.91、档案接收后的管理G3=0.93。

(2) 评价指标。根据《水利工程建设项目档案验收管理办法的通知》的规定,将评价指标分为3级,不同级别的阈值见表5。

表5 档案管理评价阈值

(3) 评价与分析。档案管理综合评价指数G=0.92,评价为优良。准则层中的档案管理保障体系建设G1=0.89,评价为合格;归档文件质量与移交G2=0.91、档案接收后的管理G3=0.93,评价为优良。与实际情况基本吻合。

3 结束语

工程建设档案资料不仅是珍贵的文献、重要的信息载体、历史的印记,也是竣工运行以后工程检修、维护和管理的重要依据。 对于水利工程的安全运行与充分发挥效益至关重要。但档案资料的收集、整理、管理本身复杂性较强,因而需要在工作思路上实现不断创新,不断改进。

[1]GB/T1182-2008,科学技术档案案卷构成的一般要求[S].

[2] 蒋雪梅,张忠效,蒋晓峰.浅谈东港市病险水库除险加固工程档案管理及分析[J].水利科技与经济,2011,17(10):16～17.

[3] 冯 兢.基于档案信息化过程中若干问题的理性思考[J].档案时空,2013(2):14～16.

[4] 程 旭.加强水务档案管理的有效措施[J].黑龙江档案,2011(4):89.

[5] 易 奕.如何做好新时期的档案资料管理工作[J].城建档案,2011(7):79～80.

[6] 张笑天,陈崇德.漳河水库灌区水资源脆弱性评价研究[J].华北水利水电学院学报,2010,31(2):12～14.

[7] 肖 玲.基于+FAHP+的水电工程施工安全评价研究[D].宜昌:三峡大学,2011.

[8] 董璟璇.水利工程的档案管理分析[J].民营科技,2014(1):123.

2016-04-15

张敬香(1970-)，女，湖北荆门人，湖北省漳河工程管理局副研究馆员．

G271

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1673-5781(2016)03-0423-04