浅析国有企业人事档案管理的信息化

2016-12-05陈筱邡四川成渝高速公路股份有限公司人力资源部四川成都610000

人间 2016年13期

陈筱邡（四川成渝高速公路股份有限公司人力资源部，四川成都 610000）

浅析国有企业人事档案管理的信息化

陈筱邡
（四川成渝高速公路股份有限公司人力资源部，四川成都 610000）

摘要：对一个企业而言，高效率、清晰透明化的认识档案管理可以极大地提高企业对人才的选拔、培养的效率，同时也可以削减企业一些不必要的支出，特别是对国有企业更是如此，这是由国有企业的工作量大且繁琐、参与人员多及工作周期长等工作特点而决定的。国有企业人事档案工作的特点一直阻碍了国有企业人事档案管理工作的信息化工作的开展，现在，我们可以利用21世纪信息化管理的力量推动管理工作信息化的发展程度。本文一开始提出了我国国有企业人事档案管理制度的现状，继而分析了我国国有企业人事档案管理制度需要克服的几个缺陷，最后关于如何加快国有企业人事档案管理信息化发展速度提出了若干条建议。

关键词：人事档案；管理；信息化；模式；专业化

一、我国国有企业人事档案管理制度的发展情况

（一）关于我国国有企业人事档案工作的法律法规。我国国有企业职工的人事档案管理主要分为两个方面，一方面为国有企业干部档案管理，另一方面是国有企业工人档案管理。关于如何进行档案管理，人事档案管理部门的主要依据的法律法规有《干部档案信息管理条例》、《档案管理信息法》、《档案管理保密法》和《干部档案信息收集规范条例》等。我国关于国有企业人事档案管理的法律法规较全面，但是在实施过程中由于对这些法律法规理解得不到位以及在工作中不能灵活运用等问题，这些法律法规并没有发挥自身的作用取得理想的成果。

（二）国有企业人事档案管理制度的简介。我国国有企业人事档案管理制度主要包括以下四个方面，包括档案信息管理机制、档案收集与归档、档案信息的储藏及保管以及档案传递这四个方面的内容。档案管理体制是档案管理的指导思想和工作规范，它规定了档案管理工作的整个流程以及档案管理工作中的行为规范；档案收集归档工作包括对企业里所有职工的信息收集，而且要对所收集的信息及时进行分类保存；档案保管是档案管理工作中的重要一步，保管工作出现差错会对以后的档案管理工作造成巨大的麻烦，给企业给职工造成很大的损失，参与保管工作的人员不仅要负责而且要细心，争取在工作过程中将对档案信息的损失降到最低，保证档案交接工作的顺利进行。

二、存在于我国国有企业人事档案管理制度中的若干个问题

（一）缺乏完整的档案管理机制，管理工作难以顺利进行。我国国有企业的人事档案管理工作虽然在很多年前就已将开始，但是一直没有找到适合我国国情的完整的档案信息管理机制。混乱的企业机制严重阻碍了档案管理工作的顺利进行，降低了国有企业人事档案管理人员的工作效率。现在大部分的国有企业人事档案管理的工作模式依然照搬以前传统的管理模式，一成不变的管理方法，例如在档案收集归档方面，档案收集工作是否顺利有效开展对收集到的信息量的多少起着决定性的作用，传统的信息收集工作依赖于工作人员的个人档案和之前工作单位所记录的信息，归档工作完全依靠于工作人员逐一分类并记录，而在如今信息化如此发达的时代，完全可以依靠网络和信息改善档案收集归档工作，建立网上个人信息档案，就可以保证信息的完整性和有效性，又可以减轻工作人员的工作负担；而且网上个人档案也极大地方便了档案的保管和传递工作，在传统的档案保管工作中，对档案保管处的要求较苛刻，所以信息化可以更好促进档案信息管理工作的开展。但是由于信息化知识还没有完全普及，导致很多国有企业仍然故步自封，依然用传统的工作模式处理现在的档案管理工作。

（二）企业对人事档案管理投入的水平低。我国大多数国有企业人事档案的管理方法还处于萌芽阶段，还在摸索适合自己的工作方法，所以很多企业还没有及时的认识到管理方法的重要性，在此阶段，很多国有企业都认为良好的管理方法既不能增加企业在人们心中的好感度，更不能为企业带来直接的利益收入，在这种错误的看法的影响下，企业自然对人事档案管理的关注度不高。由于缺乏资金，档案信息管理部门很难及时购入现代化的仪器设备，硬件设施得不到提高，除了硬件条件外，企业也没有及时地引进或培养关于档案信息管理方面的专业人才，在我国，很多国有企业的档案信息管理工作都是其他的部门的人员完成。

三、信息化管理是提高国有企业人事档案管理水平的必经之路

（一）培养专业的信息化管理人才。在国有企业的人事档案管理工作中，信息化管理的力量是巨大的，巨大的信息化力量可以提高国有企业人事档案管理工作的效率，有可以使企业保持与时俱进的活力。如何有效地发挥信息化的力量来促进管理工作的顺利开展，引进专业的信息化管理人才是一个重要的途径。一个优秀的信息化管理人才，不仅是一位善于利用信息技术来开展管理工作，而且是一位善于发挥团队力量的管理者。除了引进专业的信息化管理人才外，也要增加对在职的工作人员的培训工作，特别是关于信息化和管理方面知识的培训，提高他们的整体素质，例如定期开展培训讲座，鼓励大家多学习多创新。

（二）建立健全人事档案信息化管理的规章制度。如果缺乏一个完善的规章制度，那么一切工作都会陷入混乱的状态中，在我国国有企业人事档案管理工作顺利实施之前，首先要建立一个完善的制度，而且这也会为以后工作的开展提供坚实的基础。而且这个规章制度不是一成不变的，而是要随着时代的要求和企业自身的发展情况作出相应的改变。

（三）政府投入足够的管理资金，为信息化管理提供保障。缺乏足够的管理资金会阻碍信息化管理工作的发展，主要体现在硬件和软件两个方面，如果企业投入大量的管理资金，一方面可以及时引进先进的设施设备和管理理念，另一方面，可以顺利开展人才的培养计划，提高工作人员的工作能力，营造良好的工作氛围。所以说足够的资金是我国国有企业人事档案管理信息化工作快速发展的保障。