网络时代档案数字化管理的可行性分析

邓决

（湖北省荆州市道路运输管理局，湖北荆州 434000）

网络时代档案数字化管理的可行性分析

邓决

（湖北省荆州市道路运输管理局，湖北荆州 434000）

随着现代科技和信息化时代发展的加快，信息资源的利用与人们的生活和工作密不可分。档案作为信息资源的一种管理方式，逐渐显示其重要性。网络时代的到来，档案管理工作应该充分的将计算机和网络有效的结合起来，以进一步提高档案的网络化、数字化以及以信息化等，以为人们提供更多的服务。本文就对网络时代的档案管理数字化进行介绍，提出实现数字化档案管理的可行性以及措施，为大家提供参考。

网络化 档案数字化管理 可行性分析

随着现代化技术的不断发展和完善，网络技术的应用也逐渐走进人们的生活，网络技术和计算机技术的完美结合，使数字化成了档案管理工作以后的发展方向，档案管理为进一步实现数字化不再是空想的事情。目前，档案的数字化管理在实际的工作中会遇到很多问题，比如，标准化方面、技术方面、合作方面以及计算方面等。所以，档案管理工作在利用数字化发展的进程中需要做好科学的信息分析，对有效的工作目标和实施方案做好可行性分析。进一步实现档案数字化为档案管理工作水平和工作效益提供保障。

1　档案管理数字化的可行性分析

1.1技术条件

档案管理的数字化在发展的过程中技术性要求非常强，需要涉及到很多技术，比如，计算机技术、网络技术、多媒体技术以及信息采集技术等，这些新型的技术对档案管理的数字化发展非常重要。因此，将这些技术进一步的发展和完善是档案管理数字化发展的基础条件和重要前提。这些技术的发展和实际应用也在一定程度上影响着档案管理的数字化发展进程。

1.2网络基础建设条件

为了进一步实现档案管理数字化目标，需要做好两个方面，一方面是通过利用网络对档案进行整理和应用，对档案原始资料有了更好的保护；另一方面是通过网络来实现档案的有效利用。因此，网络基础设施的完善是做好档案管理数字化的重要前提和基础。网络基础设施主要有网站建设、局域网建设等。网络基础设施建设是否完善，质量是否达标对档案管理的数字化进程是否能尽快实现起着决定作用，因此，它发挥着非常重要的基础作用。

1.3资金条件和人才条件

实现档案的数字化管理在实现的过程中非常困难，不是说实现就能快速实现的，是一个比较系统庞大的工程。在发展的过程中首先需要的就是资金的投入，高科技的利用需要大量的资金注入才能逐渐向前，因此，档案管理部门需要依据自身的发展情况以及对自身的经济实力来实现档案的数字化发展。另外，档案管理的数字化需要涉及到很多的新技术和新知识，这就需要吸引高素质、高技术人才，才能进一步实现档案管理的数字化。因此，人才也是档案管理数字化的基础和关键。

2　档案管理的现状分析

2.1管理制度的调查和分析

目前的档案管理没有建立完善的科学管理体系，组织建设不够全面，岗位职责划分不明确等这些都有阻碍了档案管理的数字化发展，档案部门需要对这些情况进行分析。因此，档案部门需要建立数字化发展组织体系，建立科学的管理体系以及规章制度，建立数字化发展规范，对岗位职责划分明细等。

2.2硬件方面的调查和分析

目前的档案管理没有完善的基础设施，计算机以及网络设施不够先进，设备的资金投入不足等。因此，档案部门应该清楚，档案的数字化管理是建立在资金的投入上，如果物质基础达不到就很难去实现。实现档案的数字化管理需要一定的物质基础为前提，主要是数字化管理工作的硬件设备以及硬件条件，比如，网络设施以及计算机等其他辅助设施等。

2.3技术方面的调查和分析

目前的档案管理技术方面跟不上，新技术或者新设施的支持不够，严重影响档案数字化管理的发展进程。档案部门要自身的实际发展情况做好了解和分析，通过自身的技术发展情况来制定数字化发展战略。由于档案的数字化管理具有很强的技术性特点，因此它的发展需要技术力量的支持，比如，信息技术、计算机技术以及网络技术等对它的发展来说都非常重要。

3　档案管理数字化的实现措施

3.1档案数字化管理的实施目标

通过以上对档案管理数字化的可行性进行调查和分析，档案部门需要成立专门的数字化建设小组，制定档案管理的数字化的实施目标，并提出未来发展的总体目标和阶段性目标。在发展目标制定的过程中，需要把档案管理目前的发展状态和未来的发展趋势为制定依据，结合档案部门的实际情况，做好协调，制定科学合理的发展目标。

3.2档案数字化管理的实施要素

制定合理的档案数字化管理发展目标以后，需要根据这些目标确定要实施的要素。在数字化实施方案的过程中，实施要素占主要成分，需要明确档案管理的数字化发展过程中的重点发展部分或者重点项目。比如，档案数字化信息采集建设、档案目标数字化建设以及信息局域网建设项目等。比如，数字化档案的采集是通过利用文档一体化进行管理，这样可以保证数字化文件的信息完整，不会因为运行环境的改变而被破坏或者丢失等。在发展过程中，不同的实施要素在实施的方法上也有不同，需要档案部门根据实际情况选择合适的评估方法或者实施方法，比如，总结性描述方法、指标体系方法等。

3.3档案数字化管理的保障体系

档案数字化管理的保障体系主要是指档案在数字化发展的过程中实施的管理体制、运行方法以及保障体系等。保障体系为档案管理的数字化发展提供了物质基础、技术力量、规范制度以及组织机构等方面的保障。建立完善的保障体系为档案数字化管理的实现提供有效的保障。

4　结语

档案管理工作在现代社会发展下面临挑战和发展机遇，档案管理部门应该明确它以后的发展趋势，通过对档案进行数字化管理才能满足新时代发展要求。档案的数字化管理是档案管理未来的发展方向也是必由之路，在发展的过程中需要对它的可行性进行调查和分析，结合实际情况制定科学合理的发展目标和实施方案，以保证档案管理数字化的顺利实现。

［1］石英.浅析教学档案管理数字化和数字化过程中产生的问题及解决方法［J］.科学咨询（科技-管理），2010（84）：106-107.

［2］王丽勇.探讨高校档案管理创新及档案管理数字化问题［J］.赤峰学院学报（自然科学版），2014（75）：164-165.

邓决（1978—），男，湖北荆州人，本科，副科长，研究方向：档案管理。