办公自动化系统在大型企业中的优化与实现

朱 俊， 杨 磊

(中海网络科技股份有限公司，上海 200135)



办公自动化系统在大型企业中的优化与实现

朱 俊， 杨 磊

(中海网络科技股份有限公司，上海 200135)

在简要阐述办公自动化(Office Automatic, OA)的系统内涵和特点的基础上，对其在实际工作中的应用进行分析。基于某世界500强企业在办公流程管控上的需求，结合该企业的办公实际情况，完善系统结构，实现应对多用户、高访问量的系统架构，提出有效提升办公水平的相关应用策略。

办公自动化系统；架构优化；系统安全加固

0 引 言

办公自动化(Office Automatic,OA)系统是一种先进的自动化办公软件，以网络智能办公系统为管理平台，能借助软件实现办公信息的快速处理，促进网络化办公的发展。OA系统能有效降低企业的运行成本，快速提升整体办公效率，在日常办公与管理过程中发挥积极的作用。同时，其作为一种新型办公管理系统，具有便利性、高效性及共享性的特点[1]。

OA系统主要是将现代办公与企业信息网络相结合，借助授权的方法实现企业信息的分层管理，使企业信息更加安全，对企业的发展具有积极的影响。在企业实际管理中应用OA系统不仅有助于提升企业办公的质量，还能起到管控办公流程的作用。

目前市场上已有很多OA系统，但多为固定模式，适用于中、小型企业，能符合大型企业办公需求且可在后期进行多次开发的办公系统并不多见。

对于大型企业，特别是集团型企业而言，使用一套OA系统，需在面对多用户、状况频发时保持系统架构的稳定性。大型企业员工众多，同一时间段内众多用户并发使用OA系统的情况较为常见，且员工数量变化频繁，这都需要OA系统具备较高的灵活性，能充分利用企业已建的邮件、网站及门户等IT资源，企业各种ERP系统进行流程集成，使系统成为企业内部组织和外部机构工作协同的平台。这里结合某大型航运集团企业的实际办公情况，提出相关建议。

1 OA系统改进需求

1)现有的OA系统不支持多组织之间的合作与互动，只在各下属公司内部应用。新系统需提供企业内部与外部各种组织之间业务关联的支持。

2)大型航运企业有众多的业务系统，如ERP，Email，HR等，需利用现有信息资源对上述系统进行整合。

3)强化移动OA系统，实现与传统OA系统功能同步、信息同步。

4)扩展OA系统的灵活性和开放性，延长系统有效使用年限。

2 OA系统的建设与规划

OA系统在大型企业实际工作中应用时，需根据企业不同时期的需求不断提升办公效率；同时，结合企业活动不断完善系统结构，提升办公水平。

2.1 结合企业活动，完善系统结构

当前企业的OA系统多采用B/S架构，操作简单且较为便利，运行条件较好，深入开展对办公自动化活动产生积极的影响。某大型航运企业在办公管理中采用OA系统实现管理质量的提升，为企业的发展创造良好的条件，提升企业工作的质量[2]。

在实际办公过程中，需加强对OA系统结构的管理，进而降低系统维护的成本，保证整个系统可持续运行。OA系统主要包含个人事务管理系统、办公信息系统及综合业务系统等。为满足企业各部门的发展需求，需完善系统管理结构，由专业人士定期进行维护和管理，满足企业办公自动化管理的需要及不同时期办公管理的实际需求，对提高管理工作的效率、协调各部门及各工作人员的行动发挥重要的作用[3]。

2.2 注重人才价值，提升办公水平

在该企业实际工作中应用办公自动化软件需注重解放人才的价值。OA系统的应用可解放更多处理事务的时间，规范工作流程，提高办公效率，解放人才在工作中的实际价值，而不是繁琐地处理各类事务，真正发挥办公自动化软件在公司管理中的应用价值。

此外，该航运企业还从提升员工自动化工作能力的角度着手开展一系列办公自动化培训活动，增强员工对OA系统中各类信息的掌握能力，提升整体办公水平。

2.3 关于安全、优化系统

2.3.1 系统部分

随着网络时代的到来，出现了越来越多的网络威胁。为应对该问题及系统本身存在的一些问题，确保企业OA系统能安全稳定地提供服务，规划通过验证码登陆、防火墙端口访问限制、及时更新服务器防病毒和补丁等方式来保证系统的安全性。

2.3.2 架构部分

为保障该航运企业的OA系统可应对高平发、多用户使用的情况，规划部署基于负载均衡的OA系统应用集群，即多台OA系统服务器同时对外提供服务。考虑到数据的安全性，规划在此基础上再搭建一套准实时同步的DataGuard库，同时配合本地和异地exp全库备份，以保证数据安全、可靠。

3 OA系统的优化与实现

通过对系统的整体架构、业务功能和流程细节等进行探究，主要就以下3个层面开展深入的改进。

3.1 OA系统的功能优化

该大型企业原有数十家公司，每家公司都投资建设有各自的OA系统；各公司的软硬件系统各自独立，分开维护管理；管理制度和管理流程不统一，无统一的沟通交流平台。

为实现统一管理制度和管理流程、统一人力资源规划和调配、统一资源调度，减少各公司分别维护OA系统的投入支出，该大型航运企业计划部署使用同一套OA系统，预计用户为6万人。集中部署将大大降低软硬件成本，包括系统软件采购、移动办公及数据库系统等，价格远远低于分布式部署。

就OA系统中使用最多的公文类而言，一条流程的搭建需通过前期用户需求调研、中期流程新建、后期用户试用及最后的投入使用。而OA系统工程师在OA办公平台上搭建流程则需要通过表单字段编辑、路径设置及流程表单设计等一系列步骤，每个步骤都可根据用户的需求提供不同的设置。

以该航运企业某项目运维管理流程为例，在流程设置上存在一些问题，最终经过与用户沟通，就表单字段设置、流程路径设置及流程表单式样等进行调整。

图1为表单字段设置截图，表单字段中的字段名称、显示名、位置、表现形式及字段类型等都是根据用户需求自定义设置。

图1 表单字段设置截图

图2为流程的路径设置，同样可根据用户的需求和条件设计不同的走向；路径的设置在使用中可根据客户需求作出相应调整。

图2 流程的路径设置

用户在前台能最直观地看到流程表单(见图3)，可根据用户的需求设计成自定义的式样，同时满足不同节点、不同操作者和不同的使用权限。

图3 流程表单

搭建完流程后，用户在使用过程中能直观地通过(见图4)来了解流程进度，即使非IT人员也能一目了然。

图4 审批流程图

3.2 OA系统的架构优化

作为一个大型企业，其OA系统的安全及稳定性是相当重要的。为增强系统的安全及稳定性，需对OA系统进行负载均衡部署和安全加固，通过采取负载均衡服务器和4台应用服务器群集的方式进行部署。系统的拓扑图见图5。

图5 系统拓扑图

3.2.1 群集应用服务

通过采用Ngnix+Keep alive软件或负载均衡设备实现对应用服务的访问分流及负载均衡；通过部署多台Web App Server的应用群集实现无单点故障的用户访问，增强系统的稳定性。

3.2.2 数据库服务

集中部署对系统的数据安全要求更高。为确保数据的安全，将搭建一套准实时同步的DataGuard库，同时配合本地、异地进行exp全库备份，以保证数据安全、可靠。

3.2.3 移动客户端服务

未来，移动化、社交化的办公环境将越来越重要。目前该企业的OA系统移动平台运行于单台Windows平台中，该环境无法满足未来的需要，因此将迁移至LINUX系统中部署集群。

3.3 OA系统安全防护的优化

目前企业信息系统面临的一些潜在危险主要来源于黑客攻击、账号密码被盗、网络传输过程中信息被截取及系统本身的问题；此外还有未按照安全规范编写代码造成的系统安全性BUG及系统灾难等。

为保证协同办公应用平台系统能安全、稳定地提供服务，协同办公应用平台系统提供验证码、动态密码、U-key、指纹验证及CA认证等安全登录方式(见图6)，确保人员登陆认证安全、可靠。

图6 系统安全策略加固

对于移动办公和异地办公的员工来说，为同时满足移动和异地办公的需求及保证系统的安全，可采用VPN+SSL认证的方式，确保移动和异地办公的员工通过身份验证保证后可与企业内部员工享有同等的权限(见图7)。

图7 移动和异地办公系统

4 结 语

OA系统在大型航运企业实际应用中，可基于企业需求创新办公模式；结合企业的活动完善系统结构，注重人才价值，提升办公水平及资源检索的速度，促进企业整体管理质量的提升。

[1] 屈晓. OA办公系统在政府机关的应用及存在问题的分析和建议[J].办公自动化,2015,29(5):42-45.

[2] 刘陈童. 浅谈OA协同办公系统在跨地域水利工程中的集中管理与应用[J].中国水运(下半月),2013,13(2):152-153.

[3] 李梅泽. OA办公自动化系统在杜儿坪矿信息化管理中的应用[J].电脑知识与技术,2013,9(26):5985-5986.

The Optimization of OA System in Large Enterprises

ZHU Jun， YANG Lei

(ChinaShippingNetworkTechnologyCo.,Ltd.,Shanghai200135,China)

This paper analyzes the practical operation of the OA system in a large business group and proposes an enterprise oriented optimization solution, which will work in the condition of massive users and request rush.

OA System; architecture optimization; system security reinforcement

2016-06-02

朱 俊(1981—)，女，江苏常熟人，主要从事OA实施和运维工作。

1674-5949(2016)03-0079-05

TP317.1

B