做好企业地质档案管理工作的几点思考

袁秀云

中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）09-000-01

摘 要 档案是记载历史，传承文明、资鉴后人的原始凭证。借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来，它是具有其他图书资料无法代替的作用，因此，加强地质档案管理工作，不断提高地质人员管理意识。

关键词 地质 档案管理 思考

对地质档案的认识，将会随着档案管理机制的不断深入，逐渐得到提高，并越来越引起人们的关注。所以，正确认识地质档案的重要性，准确地把握地质档案工作的特殊性，使地质档案的管理符合自身的规律，并有效地为企业服务，也是做好今后地质档案工作的根本所在。本文就结合地质档案管理工作谈几点的认识。

一、加强领导，建立管理体系

首先要从思想上重视档案管理工作，提高认识，分管档案工作的领导应给予多方面的支持和提供资源保障，用规范化、信息化、标准化来要求档案的收集、整理、归档、保管和开发利用工作，建立起“内外”有别而又相互统一的档案管理体系。“内”就是要协调内部各职能部门增强档案意识，注重收集与及时移交，防止档案材料的散失；“外”就是要抓住每一个环节的档案收集，积极与主管部门、设计、施工等单位负责人及档案人员通力协作，以保证档案资料完整、准确。因此，要明确有关人员与部门的职责，用制度管人，用制度办事，在单位规章制度体系中将单位档案工作以文字的形式写下来，作为档案人员应有针对性地列出所需收集的档案资料名称，自始至终参与到项目管理中去，保质保量地获取第一手资料。

二、建立制度，有章可循

只有完善科学的管理制度做指导，按标准建立质量管理体系，使一切工作有章可循，才能从根本上解决原始地质数据的完整性和质量问题。制度要健全，执行要坚决。按照档案管理的有关规定与标准，应根据数据文件形成的规律和特点，在便于保管和利用的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目，还包括地质项目的设计档案、施工档案和竣工档案等。应根据本单位的实际情况和具体要求，制定本单位地质管理实施细则，归档的基本要求和基本内容，数据文件的移交与整理、保存与借阅的要求等。立卷要做到格式统一、字迹工整、图像清晰，同时根据内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，使档案数据做到文件齐全、分类准确、方便管理，方便利用。并将立整理好的档案按规定移交档案管理部门，认真检查案卷质量并确保档案的完整、准确。

三、做好档案信息化及数字化工作

档案资料信息化建设是一项长期复杂的系统工程，根据行业不同，信息化管理模式也不同。面对信息化带来的挑战与机遇，油田单位与其它企业一样面临市场化和国际化竞争的挑战。为提高企业单位的整体素质，推动企业单位的改革与发展，充分利用好信息化这个武器，走出一条适合自己的信息化建设之路。所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案数据纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案进行收集、筛选、加工，使之转化为微机软件形式的二次文件信息电子文文件数据供利用的过程。把地质资料数据文件归档电子化，充分利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，以便于存储查找和利用，既是地质管理工作现实要求，也是档案管理工作必然要求。

四、地质档案管理现状

（一）地质档案实体管理模式单一

很多地质档案部门在地质档案管理上局限于科技档案实体的收集、整理、保管和利用工作，而对地质档案的数字化、网络化管理很少涉及，不能凸现出地质档案信息化管理的重要性。随着信息化进程的不断加快，各种种样的信息系统纷纷建立、运行，地质档案类别、内容、载体、信息的不断增加，传统的地质档案实体管理模式已经不能适应新形势下地质档案信息化管理的需要，也无法收集和管理流动的电子文件。

（二）服务手段滞后

地质档案部门运用计算机]、网络、扫描仪等设备对实体进行分类归档的少，只能简单地编制地质案卷目录，不能运用现代化网络通信技术对地质成果转让和信息交流，影响了地质档案信息资源泉的开发和利用。

（三）服务方式被动

地质档案部门服务方式被动，服务内容、范围和方式比较单一，服务对象有局限性，主要是为企业内部提供借阅和复制档案资料，缺乏与外界的沟通和交流。

（四）专职档案人员少

在企业过程中，档案部门受到冲击最大，大多数档案专职工作人员少，有的甚至身兼数职，只能应付日常文件资料和收集整理工作，很难对地质资料信息进行再加工。

五、地质资料格式及要求

（一）成果地质资料应齐全完整，包括封面、正文、附表、附件、多媒体、数据库和软件、插图文件、电子文件登记表、载体外标签。

（二）文字报告应有封面、扉页和目录，页码必须连续。不同尺寸的图件要折叠成统一图幅，规格为A4，标题栏朝外，附图应编页号。

（三）报告编写和图件制作要符合行业标准规范，审查手续完备，加盖评审鉴定单位的公章，封面加盖汇交单位的公章。

（四）根据《中国石油天然气集团公司秘密信息分级保护目录（试行）》，汇交的地质资料以“谁产生、谁定密”的原则进行定密。凡密级资料，应在文本首页右上角第一行用方正3号黑体字标注，标注方式分为三种：页面直接打印、加盖密级印章、粘贴密级标签。

（五）资料装订整齐，装订材料符合档案保管要求。

（六）资料交接目录由集团公司档案管理系统（E6）输出打印一式2份，双方签字后各存1份，以备查用。

（七）通过邮寄方式汇交资料的，应按机要信件邮寄，接收单位收到后一周内返还回执，不得积压。若发现缺损、模糊不清等，应将资料退回，报送单位若2个月后未收到回执的，应及时追查。

六、做好地质档案资料的安全与保密

地质资料产生、汇交、保管、利用要严格按照国家和中国石油天然气集团公司有关规定执行。若发生丢失、损坏等事件，应及时采取有效措施进行补救并迅速上报有关部门。

综上所述，地质档案在服务资源和工程建设中也发挥了巨大的作用，对地质档案的管理不能只重视地质档案的收集、整理和保管，更应该重视地质档案的开发和利用，为地质档案管理创造更多的价值。