新形势下基层科技档案管理工作初探

张霄

【摘要】由于现在科学技术的逐渐提高以及经济的高速发展，我国已经逐步进入了信息科技时代，这就导致了在各个行业更广泛的应用科学技术，从而在诸多行业产生了大量的相关档案，由于档案的多且杂等特点。导致了档案管理工作量空前巨大，对于档案管理工作人员来说，这是一项工作量大、挑战大的工作，特别是基层档案管理工作方面，在信息科技时代里，我们只有在利用现代的科学技术的前提下，采用高效合理的管理模式，才能在错综复杂的基础科技管理工作中游刃有余，下面我将对其中存在的问题做出探讨，并提出相应的解决方法。

【关键词】科技档案工作 管理工作存在问题 解决方法

整个社会在进步，人类通过创新生产技术、创造基本的建设以及研究自然科学等来促进社会进步，并将这些活动产生的有价值的知识成果通过各种形式保存起来，这是人类社会发展过程的结晶，也是社会进步的证明，这些被保存下来的文件材料被定义为科技档案。

一、管理档案中存在的问题

科技单位重视程度不够，由于一些管理者的还留有以前的管理思想，认为信息管理的工作不重要，因此根本不重视信息管理工作，对科技研究过程中留存的档案弃之如履，出现档案混乱、丢失的现状，甚至有些基层科技单位的档案管理只是为了应付上级的检查，走走形势而已，临时检查完了一切又回到了原状，档案连基本的分类保存都没有，长此以往就导致了档案管理者对档案管理工作逐渐丧失了兴趣与责任感，继而导致档案的利用率和开发率大大降低。

管理工作人员素质偏低，由于我国现今的基础科技档案管理人员的专业限制，他们曾经所选的专业一般都不是档案管理的，所以自然而然他们的知识以及对档案管理的水平有限，因而经常出现将档案分类归档出现错误的情况，这为之后档案的寻找以及利用的困难埋下了祸端，由于工作中的失误，对档案管理工作不熟悉导致工作效率低下，在很长的时间里只能完成很少的任务量，长此以往这样下来会严重阻碍我国科技档案管理的进步与发展。

二、加强基层档案管理方法

（一）扩大信息的收集面以及储存量

我们都知道对于基层科技档案管理工作来说，首要的是进行信息的收集，由于科技关乎很多方面，比如说：自然科学、天文、气象、生产技术、地质等等方面，关乎地理、农业、工业、天文等等诸多方面，这就导致了科技档案的数量繁多，种类错综复杂，因此档案管理人员首先要具备的素质就是有着强烈的责任感，其次是要心细，有耐心，主动积极的深入各个行业，吃苦耐劳，积极收集各个行业的信息并加以整合最后分类，以此来扩大收集面。

另一方面档案管理者应该加强与相关的科研单位进行合作，利用自己的专业知识帮助他们建立健全档案管理的制度，该制度关于档案的收集，整理分类，最后归档保存，另外可以利用先进的科学技术，扩大数据库的容量，并对数据库加以分类，以便之后可以迅速地对找寻相关的档案以此开发和利用该档案。

（二）科学的整理档案

上一小节我们已经提到过了科技档案种类繁多，来源复杂的特点，所以科技档案给人们的第一印象就是冗杂零散，因而科学的整理档案就显得尤为重要，只有经过档案管理者将档案经过科学的整理，将相似的科技档案进行整理归纳才会体现这些档案的价值。

我们可以将从各部门收集来的资料按照制定好的规章制度进行分类，相同类别的档案按照时间顺序依次进行编制，然后登记在相关的工作簿中，以便之后进行科技档案的查阅与利用，但是我们要遵守以下几点原则，一是我们不能破坏科档案之间的联系，要遵守科技档案的形成规律，二是要充分利用现有的档案管理资源，三是最为重要的一点，整理好的档案必须要保管好以便为之后提高开发和利用，所以科技档案的整理必须有几点要求来约束档案管理者，即是档案的整理必须要完整有序，方便查找。

（三）保障档案的完整与安全

对于新形势下基层科技档案管理来说，收集并整理档案是远远不够的，还有对科技档案进行一系列的保护措施，保障我们收集来的科技档案达到以下标准：档案完整；连续有致；安全可靠；整体完好，要根据之前的经验教训总结档案损坏的原因，并在此基础上实施一定的具有针对性的保护工作，采用有技术含量的方法，尽可能的消除那些不利的一面，最大限度的保障档案的完整与安全。

在保管档案的同时也需要延长档案的寿命。这样才能放大档案的价值，采取措施从根本上延长档案的使用时间，比如说一些防潮、防腐措施，优化档案存储的环境，不仅要延长档案被自然损坏的时间，也要在阅读档案的时候尽量减少人为的损坏。

科技档案作为一种珍贵的研究资源，我们在管理的时候必须要建立严苛的制度，杜绝因管理者的保管不当而造成的档案丢失或泄密等情况的出现，对于需要借阅查询相关的科技档案的人，必须要让他们在借阅之前进行登记，签名等等措施，并要求他们在一定的时间归还，并制定一些措施禁止他们进行档案的外借，乱借，对于那些已经过期了没有价值的科技档案来说，也不能随便丢弃，要按照相关的规章制度进行处理。

（四）实现资源共享

由于科学技术的进步，现今人类的生活以及学习方式中都充斥着计算机与网络，所以对于新形势下的基层档案管理人员来说，他们如今急需要解决的问题就是通过利用先进的科学技术实现科学档案资源的共享，在我看来，实现资源共享不仅有利于资源的利用减低资源获得成本，另一方面也方便了科技档案的存储，对于那些资料繁杂，年代久远，损坏有些严重的科技档案可以从纸质版变成电子版，在降低存储量的同时以另一种方式延长使用寿命。

通过增加相关的资金投入力度，给基础科技档管理者配备一些硬件设施，比如说计算机、扫面仪，复印机等等，政府等相关部门对于科技档案管理者提高计算机和网络技术的培训，实现信息的网络化，电子化，加强科技档案的信息共享。

三、总结

科技档案的管理对于基层档案管理来说十分重要，新形势下基层档案管理工作也逐渐走上正轨，我们有理由相信在信息技术的带动下，基层档案的管理工作会不断完善，档案的完整与安全，信息资源的共享都将得到保障。

参考文献：

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[2]季红伟.科技档案更改引发的理论辨析及实践应用问题[J].北京档案管理报刊，2014.

[3]魏丽.可持续发展与档案的文献保护[J].北京档案管理报刊，2010.