浅谈如何做好档案管理工作

2016-11-27郜大鹏

决策与信息 2016年27期

关键词：档案管理信息化工作

郜大鹏

大庆市红岗区人力资源和社会保障局

浅谈如何做好档案管理工作

郜大鹏

大庆市红岗区人力资源和社会保障局

档案是个人或组织在社会活动中的记录，有声音、文字、影响等形式，具有文化性、教育性、价值性等特点，可以将历史的真实面貌完整且真实的进行再次展现，档案管理是档案馆对档案信息和一些实体的档案进行管理，以及对需要档案的人员提供服务等工作的总称，是国家档案事业的最基本的组成部分，本文针对档案的管理工作的作用以及我国目前档案出现的现状，还有解决方法做出了阐述，希望对档案管理工作者有帮助。

档案；档案管理；解决方法

档案管理就其本质以及作用来说是管理性、服务性工作，在中国古代的封建社会中，档案主要为统治阶级服务，记载了阶级内部的政治、经济、文化等方面，而在如今社会中档案是为全体人们服务的，档案记录着人的发展和生活的各个方面，对人有很重要的影响，人在就业以及入党等现实活动中，如果档案中有不良记载，就会对社会生活产生不良影响。档案连接着过去、现在和未来，有很重要的意义，因此档案馆要做好档案管理工作。

一、档案的作用

档案记录了人类社会生活的方方面面，在许多方面都有着有很重要的作用，一方面档案有很重要的历史功能，档案记载了人类社会的发展历史以及发展进程，对于人类社会各方面的历史研究有很大的作用，如党的建设发展历程、中国酒文化的发展等等方面的研究都需要进行档案查询，否则就会出现失真的情况；一方面档案有很重要的经济功能，档案被誉为“铁皮柜中解放出来的生产力”档案记载了一个社会或一个国家的经济发展情况，产业的兴衰、产业的历史发展沿革等方面，对企业来说，档案可以帮助企业树立一个良好的信誉形象，还可以帮助企业获取到许多经济信息，是一种无法看见的财产；一方面档案有很重要的文化功能，中国有五千年的历史文化，文化是国家发展的软实力，而中华民族的历史文化在先辈的手中经过档案形式的记载传承下来，没有档案中华文化就不能长久的流传下来，如甲骨文的发掘出现让人们能够对商朝文化有真实的了解，严重影响文化的传承和发展；一方面档案可以对人们进行真实的宣传教育，如日军侵华遗址的发现，可以对学生的爱国宣传教育进行直观的教育，而不是只从课本中枯燥的吸收，特别是一些带有影像、声音的档案能够更加直观的影响学生的想法。

二、档案管理工作现状

（一）缺乏管理人才

档案专业人才缺乏、管理意识不高。大多数机关、企事业单位的档案管理人员是兼职性质的，这些兼职档案员在单位身兼数职，事务太多，变动性大，有时候对档案工作交接不及时、不到位，这些兼职档案员缺乏系统的业务知识培训，档案业务能力水平不高，导致资料收集不齐全不完整，划分保管期限混乱，技术不到位，所整理的档案不符合要求，更不要说专门档案归档了，严重影响了档案管理和工作正常开展。

（二）管理制度不完善

档案管理的制度不够健全。目前好多单位出现对档案的收集、整理、保管、外借、保密的等方面的制度不够健全情况。虽建立了一些管理制度，但管理不够规范，执行力度不够，致使档案管理的相关人员的责任心不够强，在工作中比较懈怠，对于文件和资料的整理不够及时，有些档案的收集不够齐全，有的出现过档案丢失的情况，这样严重损害了档案的真实性和利用价值。

（三）档案信息化不足

档案管理信息化不足。档案管理信息化不足的根源是未能建立高效的档案管理信息系统，档案管理工作没有良好的技术与系统支持，致使无法提高档案管理工作的效率。

三、档案管理工作措施

（一）加强档案管理基础建设

加强档案管理基础建设，改善保管条件和管理手段档案是各单位日积月累长期形成的宝贵财富，妥善地保管好档案对我们的事业发展尤为重要。档案资料具有原始性、真实性和可利用性。档案的这些特性，对档案的规范化管理提出了很高的要求，因此要在加强硬件建设，改善档案保管条件和管理手段方面下功夫。要根据档案保管的要求，建设档案库房，同时尽力改善档案保管条件，库房面积不仅要满足存放要求，而且要通风良好，同时购置档案工件所需的档案柜、密级架，档案盒等设施，还要购买切刀、打孔机、剪刀、锥子等物品，做到组卷编目规范，排架合理整齐，基本档案收集整理规范。为适应办公自动化和档案管理现代化的需要，及时配备计算机、装订机、扫描仪、打印机等相关设备，实现微机检索，对原有管理软件进行升级，提高档案管理的科技含量，改善档案管理手段，提高档案管理水平，为档案的利用提供良好的物质基础。同时落实档案库房安全防范措施，保持档案室的清洁卫生，做好防火、防潮等方面的工作，及时更换灭火器材，添置防虫、防霉药剂，防止档案的破损、褪色、霉变和散失，确保档案的完整和安全，并对重要和珍贵的档案采取特殊的保护措施，定期进行安全检查，发现问题及时处理。只有设施齐全，才能适应档案安全保管的需要，正确做好档案管理工作。

（二）加强档案信息化管理

随着科学技术的发展进步，计算机技术被广泛应用于社会生活中的各个方面，人们越来越倾向于在网上寻找需要的信息，变是不变的唯一真理，因此档案管理工作也应该顺应时代发展潮流进行变革发展，应用现代化的先进信息技术，对档案管理工作进行变革，实行档案电子信息化，同时为了保证档案电子信息化建设的顺利进行，要对档案工作人员进行技能培训和思想教育，加强档案管理工作人员自身的综合素质。这样的做法能让普通大众可以随时随地对有需求的档案进行快速查询，节省了大量的时间。