强化档案意识 提升学校档案管理水平

姜庆泽

佳木斯技师学院 黑龙江佳木斯 154000

强化档案意识 提升学校档案管理水平

姜庆泽

佳木斯技师学院 黑龙江佳木斯 154000

学校档案管理工作的发展对学校整体工作的进行具有重要的基础性作用，提升学校档案管理水平是目前学校发展的重要工作。本文对学校档案管理的内容进行描述，通过介绍学校档案管理的重要性，提出目前学校档案管理工作存在的问题。针对目前学校档案管理存在着的学校相关人员档案意识不强、档案管理技术水平有待加强、学校档案建设责任意识不高等问题，笔者提出了要强化档案意识、建立档案管理系统、提高档案管理水平等一系列解决途径，旨在通过本文提高学校管理人员对档案管理工作的重视程度。

学校档案；档案管理；档案意识

所谓档案意识是指人们对于档案和档案工作在经济建设和社会生活各个方面的地位、作用的认识。《档案法》明文规定：“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企事业单位和公民都有保护档案的义务。”又专门规定了“法律责任”一章。《档案法》的贯彻实施，必然要具体地体现在一切单位、部门及其工作人员在档案方面应该履行的权利与义务的行为之中。

一、强化档案意识提升管理水平的重要性

强化档案管理意识是提升学校档案管理整体水平的重要因素。学校档案管理水平提升有利于学校建设、教育、教学、科研等工作的发展。教学档案中会记录教学、科研过程中出现的难题、关键点等。学校档案管理水平的提升会为学校学术环境建设和科研工作提供依据和资料保障。学校档案的其他构成部分，例如行政档案和人员师生档案的建设管理会为学校发展过程中产生的问题和难处提供解决依据，使学校的发展进程有理可依，有迹可循。

二、现存学校档案管理的缺陷

目前我国学校工作人员的档案意识已经有一定程度的提升，当时仍然存在一系列的问题，档案管理工作的顺利进行还有很多工作要做。

（一）学校相关人员档案意识不强。学校领导对学校档案管理工作的重视程度对学校整体的档案工作的顺利进行具有重要的作用，目前我国学校高层领导对档案建设问题的重视程度仍然不够，导致学校缺乏档案管理人才、工作人员缺乏档案管理的服务意识等。相关人员的档案管理意识不增强便会导致学校档案体系构成不健全、档案留存不完整等问题，这会为学校将来进行问题解决时留下难题。学校工作人员档案意识的提高是发展学校档案管理的最重要一环，“人”是进行一切工作的动作发出者，如果工作人员不能将本职工作重视起来，档案管理工作发展的进程将会十分缓慢。

（二）档案管理技术水平有待加强。学校档案管理工作存在信息化程度低，数字化能力弱等问题。如今是信息化的时代，也是互联网时代，档案管理工作已经能够顺应时代的潮流进行不断地发展了。目前仍有很多学校的档案管理工作停留在所有资料都是纸质留存，人工管理的阶段。学校加强档案管理的过程中可能会出现缺乏专业的人才、缺乏培训学习机制等问题，档案管理人员相互之间对于档案管理的经验交流少，在技术水平不高的情况下会导致档案管理水平发展缓慢的问题。提升档案管理水平，重视档案管理的数字化发展，加强新时期学校档案管理水平。

（三）学校档案建设责任意识不高。工作人员的责任意识与上文提到问题比较一致，属于相关人员的档案意识，档案意识可以分成对档案管理的重视程度和对档案建设的责任意识问题。工作人员提升学校档案管理的责任意识能够自然加强其对档案管理中产生的细节问题的处理效率和重视程度。在对人员进行培训的过程中要提升工作人员的档案管理素养，使其具备档案相关的基础知识和能力，只有培养更高的档案知识素养才能进一步提升档案管理意识、重视程度和档案责任意识。

（四）缺乏档案管理系统。在进行良好的档案管理工作后，还需要构建档案管理的完整系统，目前很多学校缺乏档案管理系统。只有建立起一整套的学校档案管理系统，才能加快管理步伐，提升整体管理工作效率。建立整套的学校档案管理系统需要更加专业的人才，也需要加强每个工作环节的连接性，在每个环节连接合理后形成完整的管理体系。

三、提升学校档案管理水平的途径

（一）强化档案管理意识。学校档案管理的发展离不开人员档案意识的增强，提升工作人员档案意识的途径有很多，例如进行专业人员的培训工作、聘请专业人员进行讲座、加强人员经验交流等。目前学校档案管理存在工作人员管理水平分布不均等问题，必须提升整体工作水平，均衡管理水平，整体提升工作人员的档案意识，加强学校档案人员的素质水平，提高档案工作效率。

（二）建立档案管理系统。随着社会的发展，学校档案工作不再是孤立的，已经延伸到学校行政管理的方方面面，而机构的设置、人员的配备、所需经费等，都是构成一个学校档案管理系统的关键，所以整体的系统性越强越强，组织机构内部的工作人员的档案意识就越强，工作效率就越高。在日常教育教学工作中必须把档案工作列入议事日程，做到有计划、有检查、有总结。建立整套档案管理系统可以从校外引进高素质人才进行工作，档案管理系统涉及档案的录入、管理、后期维护等环节，目前的档案管理系统涉及数字化的方面比较多，必须提升相关工作人员的整体素质。

（三）提高档案管理水平。提升学校的档案管理整体水平是一项整体性的工作，在工作过程中必须保证档案管理工作的标准化和高质量，同时注重工作效率与工作质量。学校档案管理工作要摆正各项工作的服务态度，提高学校档案的查全率和查准率。在工作中要做到对学校工作的预见性调查，通过对学校各部分人员与整体工作的把握，统一档案管理的工作环节、统一人员能力与素质，做好有针对性、有目的性的档案管理工作。

四、结语

提升学校档案管理工作是学校进行各项工作的保障，能够为学校发展中出现的难点提供解决方法和历史资料，档案管理具有重要的历史意义。提升档案管理的重要一环便是提升相关人员的档案意识，提升人员整体素质素养，培养档案管理的专业人才。在数字化发展的今天，档案管理的发展对学校整体运行、规范的构建等工作均具有重要的基础性作用。

［1］许永生.强化档案意识 提升管理水平［J］.龙岩学院学报，2011，S1：122-124.