提高办公室档案管理工作效率的思考

2016-11-27陈骞

决策与信息 2016年27期

关键词：工作效率办公室单位

陈骞

山东省日照市疾病预防控制中心山东日照 276800

提高办公室档案管理工作效率的思考

陈骞

山东省日照市疾病预防控制中心山东日照 276800

办公室档案对于单位或企业都是重要的资料，与办公室工作密不可分。高效率的档案管理能够很大程度上推动单位或企业顺利展开工作。在当前社会，信息技术快速发展，传统的办公室档案管理方式已经不符合当前社会的发展。所以，对其进行改革创新十分必要。本文对目前办公室档案管理中存在的问题进行了简单的分析，并提出了提高办公室档案管理工作效率的几点建议，希望能为档案管理工作提供相应的依据。

办公室；档案管理；工作效率

一、引言

在当前的21世纪，是信息技术快速发展的时代。传统的个办公室档案管理方式在当今社会中已经不适用，需要进行改革与创新。计算机信息技术也给档案管理工作提供了新的发展空间。在过去，办公室档案管理系统更加重视“管理”这一过程，而没有充分对档案进行利用，查阅档案的方法也较为落后，虽然很多办公室对于档案管理工作提高了重视，效果却并不显著。因此，在新时代下，如何做好办公室的档案管理，提高工作效率是需要重新思考的热点问题。

二、当前办公室档案管理存在的不足

（一）管理意识较低，管理方式落后。造成办公室档案管理存在问题的主要原因就是由于我国当前办公室档案管理的相关工作人员的管理意识较低。在档案管理工作中的很多工作人员都是兼职，专业水平不足，进而影响了工作效率与管理方式，在管理过程中没有科学的方式，让档案管理工作越来越落后。在新时期，也没有把现代的网络技术应用到档案管理中，和时代脱节。

（二）单位或企业没有重视档案管理的重要作用。目前办公室档案管理工作的进展较慢主要的原因之一就是因为单位或企业没有认识到档案管理的重要作用。档案是单位或企业中一个巨大的隐形资源，如果能够把它合理地进行使用，能够促进单位或企业的进一步发展。但是目前很多单位只认为档案管理就是把这些资料进行保存，没有重视对档案的利用。在管理过程中，只做到了“管理”这个形式，并没有重视这些档案的价值。造成档案管理工作的实际意义较低，没有针对性与实用性。

（三）网络信息化在档案管理中使用不足。作为办公室的档案管理工作人员，需要把每个时期的不同类型的档案进行整理，如果工作人员还是使用传统的管理方式，就无法满足现代化档案管理的发展。目前网络信息化在档案管理中的使用不足，很多地方还有着信息化档案和纸质档案并存、混乱的情况，需要进一步改善。并且，目前办公室档案管理网络信息化的水平还较低，没有形成一定的规模，这对于档案的保存与寻找都有着很大的不便。

（四）档案管理人员专业水平不足。目前由于办公室的档案管理工作人员的专业水平较低，导致档案管理不能符合时代发展的需求。因此，提高管理人员的综合素质已经十分迫切。信息化时代需要办公室的档案管理工作能够达到信息化，这就对工作人员的素质有了更高达要求。如果专业水平不足，对于档案管理工作来说有很大的影响。

三、提高办公室档案管理工作效率的建议

（一）建立完善的办公室档案管理机制。单位或企业的管理人员要帮助档案管理工作人员建立完善的办公室档案管理机制，让档案管理工作能够发展的更加标准、规范。办公室的档案管理与企业的文件有着直接的联系，所以可以把它们放在一起进行。在管理过程中，设定独立的档案管理工作时，把档案根据不同的时间与类型进行保存，并把文件进行编号，如果需要使用能够更快的寻找到。并且做好办公室档案的保密工作。如果是单位或企业的重要信息应该放在独立的地方，并且做好有关的记录，在档案管理工作需要最少两个工作人员，方面在工作中做好相互监督与管理，进而让办公室档案工作能够开展的更加顺利。

（二）加强档案管理工作意识。在进行办公室档案管理的工作人员要对管理工作有充分的认识，了解档案管理的基本理论，改变在管理工作中的功利想法与消极的工作态度。工作人员要积极主动的了解单位或企业目前的运行情况，明确自己的工作职责与工作目标，做好日常工作中档案的收集与管理，在完成工作后把管理结果上报给管理人员，按照实际情况结合有关部门建立信息沟通平台，让档案管理工作更好的进行。在工作中，不能盲目和随意的对档案进行管理，要保证这些资料对单位或企业的进一步发展切实有效。提升档案管理的工作效率，同时为单位或企业的建设添砖加瓦。

（三）建立办公室档案管理数据库。目前信息化科技在当今社会中已经十分成熟，并且企业的档案信息量也不断的提高。过去在档案管理工作中主要是以手工抄写与转录作为主要的工作，和当今企业的发展需求你已经很难符合。所以，建设一个健全的档案信息资料库十分迫切。这是对办公室档案管理工作的创新，是新时代进行档案管理工作的基础，对于管理工作有着十分重要的作用。使用档案数据库能够方方便档案的存放与查询，把传统的管理工作和高新科技紧密结合，产生网络化、开发性是数据库，从根本上让办公室档案管理的工作效率得到提高。

（四）提高办公室档案管理人员的专业水平。目前很多单位或企业的办公室档案管理工作都有着管理人员的专业水平与综合素质较低的情况。只要让管理人员的素质得到提高，才能让档案管理工作更好的进行。但是这并不表明要立刻辞退或者改变档案管理的工作人员。想要提升水平，每个人都需要一个培养的过程。所以，单位或企业要能够对档案管理工作人员进行适当的培训，如果频繁的调动工作人员，只能让管理工作的进度与工作质量造成不利的局面。单位或企业要加强对于办公室档案管理人员工作的培训，并且使用不同的方式来促进他们学习新的专业知识，提升其知识的储备量。并且对于培训结果定期进行检查，让员工有不断学习，提升自己的意识。