新形势下工程设计档案管理浅议

2016-11-26中国医药集团联合工程有限公司徐宝元

办公室业务 2016年10期

关键词：工程设计档案管理

文/中国医药集团联合工程有限公司徐宝元

新形势下工程设计档案管理浅议

文/中国医药集团联合工程有限公司徐宝元

【摘要】作者从加大档案管理力度，增强档案意识；建立健全档案管理规章制度；强化档案管理人员的培训，提高档案管理人员的素质；推进工程设计档案信息化建设和加强档案开发利用工作等方面阐述了如何管理好设计院工程设计档案。

【关键词】工程设计；档案；管理

工程设计档案是工程设计过程中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。工程设计档案是设计技术活动的直接记录和实际反映，它真实地记录了设计活动的全过程，是评价设计活动与质量控制及科研创新全过程的透视镜。在设计中形成的工程档案和资料是一笔很大的财富，这些档案资料是设计院的命脉，具有极高的经济价值，对设计院今后的壮大及发展有着非常重要的参考价值。设计档案不仅服务于本企业的设计人员，同时也服务于业主和施工单位等，这类工程设计档案往往具有其自身的特点。档案种类繁多，包括设计前期资料、图纸、电子图档等；档案形成的周期长，工程设计档案有的设计周期长，周期能达到数十年；档案数量大，一个大型工程的图纸有成百上千张，档案的使用效率高等特点。规范设计档案管理工作，对于提高设计院的管理层次有着非常重要的指导作用。本文将围绕加大档案管理力度，增强档案意识；建立健全档案管理规章制度；强化档案管理人员的培训，提高档案管理人员的素质；推进工程设计档案信息化建设和加强档案开发利用，结合笔者实际工作经验，介绍如何在新形势下开展工程设计档案管理。

一、加大档案管理力度，增强档案意识

加大档案管理力度，确保档案工作与设计业务的开展同步进行，促进设计院档案工作的科学发展。明确各部室档案管理人员职责，加强过程监管，将档案工作纳入设计院管理体系，对档案工作从项目开始直至项目结束（或竣工）进行全程管理和前端控制，将归档职责纳入设计经理和专业负责人的考核中，促使档案工作顺利开展，保证档案的完整、齐全、准确。同时，强化宣传力度，通过档案知识培训、竞赛等活动，增强各级人员的档案意识，特别是增强院领导和咨询设计事业部总经理的档案意识。领导重视了，制度的执行，合理化的建议，档案设备的购置，人员的配备等问题才会迎刃而解。领导重视了，档案管理力度才会加强，才会真正把归档和员工绩效挂钩，进一步提升员工的档案意识，从而达到全面提高设计院档案管理的目的。

二、建立健全档案管理规章制度

建立健全档案管理制度是做好档案管理工作、发挥档案作用的基本保证。由于工程设计档案种类繁多，数量大，有的设计周期长，周期能达到数十年，甚至还需要多次的修改补充，这使得工程设计档案完整性很难得到有效的保证，因此，设计院应结合实际，建立健全档案管理制度如《档案管理办法》《项目文件收集归档控制程序》《归档电子文件管理规定》《档案保密规定》《档案销毁管理规定》，规范档案的收集、整理、移交、立卷、入库、保管、借阅、利用、保密和鉴定销毁等工作，确保工程设计档案的完整性，确保管理规范化，标准化，增强档案部门工作的缜密性，防止随意性。

三、强化档案管理人员的培训，提高档案管理人员的素质

随着工程设计档案管理向信息化、科学化、系统化方向迈进，作为档案管理人员必须注意学习新技术。努力提高自己的业务素质和科学知识。工程设计档案不同于一般的文书档案，因此，工程设计档案管理涉及档案专业知识，还涉及到与工程设计相关的业务知识。在一套图纸中，需要档案管理人员能够分清其前后形成的过程，内在的联系，这样才能更准确地管理工程设计档案。培训是提高管理素质的最主要途径，在培训中讲解工程设计一般形成哪些文件材料、具体归档范围等，如化工项目中会形成什么文件资料、图纸，规定哪些是必须归档的资料等。工程设计档案管理人员还可以通过加强业务研究来探索工程设计档案的管理方法，以适应新形势下工程设计档案管理的工作需要。

四、　推进工程设计档案信息化建设

推进档案信息资源管理标准化、规范化进程，是实现档案价值最大化的重要手段。专业人员在工程设计时，往往产生大量的电子文件，档案管理人员在接受纸质资料的同时也要接受和管理电子档案，这些电子档案是设计院重要的知识资产。只有推进档案信息化，才能管理好这些知识资产。因此，推进工程设计档案信息化建设势在必行。推进档案信息化建设要“以需求为导向，以应用促发展”，确保档案管理系统及相关标准规范体系建设，建成以数字资源为基础、安全管理为保障、网络利用为目标的信息化档案管理体系。推进信息化要制定档案管理系统建设计划，保证档案信息化建设与企业信息化建设同步，并健全档案信息安全管理体制。同时，要积极推进传统载体档案数字化。笔者所在公司根据“存量数字化、增量电子化”原则，结合档案馆藏实际，对利用率高、保存时间较久、载体面临损坏的2010年前的档案已优先实施数字化，目前图纸数字化已达10万余张，档案数字化率达到了85%，预计2016年可以使2013年前的图纸实现全部数字化。2013年，笔者所在公司将档案信息化建设与企业信息化建设工作同步规划、同步建设，针对档案管理的需求，购买开发了OA系统和图档管理系统，系统实现了档案的收集、验收、整理、借阅利用各个环节的功能需求，建立了档案信息资源数据库和档案网上查询功能，从而最大限度地促进了档案资源共享。

五、加强档案开发利用工作

档案管理最终的目的是为了利用，只用通过利用才能更好地实现档案的价值。加强档案开发利用工作，一要强化档案信息服务功能，主动开发档案资源，不断挖掘档案的价值，使档案更好地为设计院的决策、管理提供参考。二要创新档案利用方式，拓展服务渠道。档案管理人员要完善档案检索体系，编制档案全套目录索引，便于档案查找利用。

加强对设计人员的培训和指导，做好档案的借阅服务和一般性的参考咨询服务。主动推送有价值的信息，从档案原件中提炼出让专业人员有用的信息，编写多方位、多种类的检索工具，这样加工出来的档案信息才能够使设计院的专业技术人员、管理者、业主更加快捷地查询到自己所需要的信息，使档案更好地发挥其价值。三要充分发挥信息系统的作用，使档案管理信息系统与设计管理系统、经营管理系统和办公自动化系统等融合，并在融合的基础上逐步升级，实现与互联网连接，实现档案信息的资源全球共享和社会价值，拓展服务渠道。