教学秘书工作中存在的问题及对策

孙燕波



教学秘书工作中存在的问题及对策

孙燕波

【摘 要】高校教学管理的重点工作是教务管理，而院系级教务管理是学校教学管理的基层管理，直接服务于教学一线，作为教学秘书的管理水平将直接关系到教学工作的开展，关乎着教学质量的优劣，直接影响到学校的生存与发展。本文结合多年教务工作实践，针对教学秘书工作中存在的问题给出了几点建议。

【关键词】教学秘书工作 问题 对策

一、教学秘书应具备的素质及工作能力

（一）服务意识和吃苦耐劳精神

教学秘书的工作是服务于领导、教师和学生，具有很强的服务性。教学管理工作琐碎、繁杂，因此要求教学秘书必须具备吃苦耐劳、甘于奉献的敬业精神。教学秘书平时忙忙碌碌，事情干了一箩筐，但真正能看得到、提得起的业绩并不多，这就要求教学秘书以大局出发，着眼全局，当好参谋，发挥好助手作用，以一颗坦然、平静、不求名利的心态对待自己所从事的工作。

（二）良好的沟通、组织协调能力

教务管理工作是学校、老师、学生之间的沟通桥梁，教学秘书的工作具有承上启下的作用。因而沟通、协调就成为了学校教学管理活动正常运转的重要纽带，教学秘书所需的沟通协调能力分为内部协调和外围协调。所谓内部协调就是各个院系的教学秘书对自己院系内部的事物，所在院系的师生的教与学的协调情况。外围协调就是对其他院系的教与学的情况也应有所了解。同时，要做好管理工作的承上启下、信息传递到位，教学秘书还需要对教学过程的人力、物力、财力进行科学的统筹安排，充分发挥个人主观能动的积极性，做到各种资源的合理配置。

（三）良好的综合能力素质

作为协助领导管理教学工作的教学秘书，除应具备业务知识外，同时还要具备较强的综合能力素质。如：表达能力、沟通协调能力、团结协作能力、交往应变能力、研究创新等能力。教学秘书经常要组织一些教学辅助活动，如召开教学检查师生座谈会，组织教师进行教学活动讨论会等活动。在什么背景下、什么时间内、组织什么样的活动，要达到什么样的活动效果，这些都要求教学秘书要善于把握时机，调动人员组织搞好形式、内容丰富的教育教学活动。良好的书面和口头表达能力，又为开展各项活动奠定坚实的基础。如起草清晰、简明的书面文件，整理材料写出概括、严谨的报告；活动过程中，口头表达要求语言流畅、口齿清晰、条理清楚、重点突出、做到有的放矢。

（四）高效率工作能力

院系对教学管理的执行工作大部分由教学秘书完成，而繁杂的教学管理工作需要教学秘书有高效率工作的能力。经过多年的工作经历，对很多教务工作或多或少的掌握了一些规律。我们可以对重复的事情进行分析归纳，分析出事情的轻重缓急，安排好工作进程，缩短工作时间。

（五）过硬的业务素质

懂得教学管理的专业知识对于教学秘书来说，是必须具备的。除此，还要熟悉管理学、心理学、档案管理等知识，这样才便于教学事务的科学管理，档案保存有序性、规范性、完整性、系统性，以备在使用时方便快捷的查询。随着教学管理工作的网络化，提高计算机应用水平，熟练掌握常用的办公软件、网络信息、数据库操作、文字处理等技术，也就成了教学秘书义不容辞的学习任务，时刻不忘跟紧时代步伐，不断地学习和充实提高。只有做到精通软件的运用性能和使用技巧，才能更为熟练地运用教学管理软件，以确保教务管理工作按时保质的完成、促进教学管理资料整理的规范化、完整性。

二、院系教学秘书工作中存在的问题

（一）缺乏有效的奖惩措施，重视度不够

某些高校缺乏有效的奖惩措施，对于教学秘书的继续深造问题关心不够，使得教学秘书相对于任课教师来说，学习的机会较少，平常忙于常规的教学管理实务，很少有外出深造或调研的机会。在个别领导心中，教学秘书是一项工作的具体执行者、服从者，那么对工作就不能有个人的主见。在一些老师心中，教学秘书是“打杂工”。导致教学秘书觉得自己的工作不是很受重视，容易使教学秘书心理失衡，甚至滋生了不良心态。

（二）自我要求不高，积极性不足

一些教学秘书对本职工作的重要性认识不足，认为院系的教学秘书只是输入考试成绩、编排课表、传达教务管理部门的文件等简单工作，忽略了教学秘书在院系教学工作中的其他作用。一些教学秘书觉得自己的工作只要按部就班地完成，工作只要不出错就行，往往以较低的标准来要求自己，缺乏工作的积极性和对工作的热情。

三、解决问题的建议

首先，要加强教学秘书的教务职业技能培训。学校要为教学秘书继续深造、外出调研创造条件。也可以对教学秘书进行定期的岗位培训，使教学秘书对教务管理的知识技能方法更加熟练地掌握。其次，应充分认识到教学秘书的重要性和在教学管理工作中所发挥的作用，提高教学秘书的地位和待遇，改变教务“低地位”的现状。再次，要创造有利于教学秘书自身发展的环境，建立教学秘书职务晋升机制，调动教学秘书的积极性。

参考文献：

[1]朱再春.高校教学秘书队伍中存在的问题及其对策探析[J].中国教师,2010(S1).

[2]刘喜峰韩菊.浅析高校教学秘书存在的问题及对策[J].品牌月刊,2014(08).

（作者单位：西安培华学院国际教育学院）

作者简介：孙燕波（1979-），女，汉族，本科，助教，研究方向：教学管理工作及相关研究。