企业档案信息资源管理模式研究

顾晓颖

中国电子科技集团公司第五十研究所 200331

企业档案信息资源管理模式研究

顾晓颖

中国电子科技集团公司第五十研究所 200331

本文通过对企业档案信息资源管理模式的研究，比较了多种现有的管理模式，分析了优点和缺点，揭示了企业档案管理的现状，最终确立一种较优模式。

企业；档案信息资源；管理模式

一、企业档案信息资源管理模式概念确立

档案信息资源管理是指以档案信息与载体的分离为前提，物的概念被弱化，重点是直接对信息进行相对独立的管理、加工和利用①。现代社会大量电子文件的产生使得档案不再以实体档案为主，电子文件信息与载体的分离性对档案信息管理提出了更高的要求，不仅是技术上的，还有管理理念上的革新。

明确了以上概念，再来探讨一下企业档案信息资源管理模式。企业档案管理模式，是指为达到完整保存、科学管理和有效利用的目标所采用的基本思想与方式②，它广泛涉及企业内部档案工作管理体制、档案管理方式、思想与制度。这是档案管理模式的概念，本文所强调的企业档案信息资源管理模式，不仅要求企业管理者做到上述要求，而且强调这种模式应该把档案作为一种信息资源来管理，在技术上应该区别于传统手工管理模式，强调开发计算机联网的全程档案信息管理系统；在理念上要以创新服务为根本，企业档案信息资源是企业发展的信息基础，是企业从创立到发展的历史记录，对于整个企业乃至企业的工作人员都有极为重要的意义，所以本文认为这种模式应该能够充分发挥企业档案信息资源的作用，服务于企业管理的各个方面。

二、当前企业档案信息资源管理模式分析

当前无论是国内还是国外，企业档案信息资源管理模式都是多种多样的，并且从不同的角度可以划分多种不同的模式。

（一）按档案集中统一管理程度可将其划分为集中式、分散式和混合式等模式

1、集中式。这是目前国内企业普遍采用的管理模式，是指由档案部门对本单位档案实行集中统一管理，由于我国档案事业管理体制属于高度集中式，所以在建国初期计划经济体制下国有企业大多采用这种方式管理档案，但随着市场经济的发展，出现了越来越多的民营企业，原本很多大型国有企业也开始转型成混合型企业，经济体制改革给我国的各个方面带来了前所未有的变化，现代企业制度的建立令企业不再是政府的附属物，而转变成自主经营、自负盈亏、自我发展、自我约束的企业法人实体和市场竞争主体。这种变化令企业可以自由地选择管理模式，原本集中式的优点很明显，便于维护档案的完整与安全，有利于形成统一的档案信息中心。但其局限性也是十分明显的，有些企业规模过于庞大，要实现真正的集中统一管理是比较困难的，因此笔者认为，在中小型企业实行这种模式是比较可行的，但在大规模的企业中实行集中管理就不太现实了。

2、分散式。顾名思义，分散式管理模式，就是将企业各个部门所产生的档案保存在原形成部门，便于各个部门工作的利用，此种管理模式有利于发挥文件的现行价值和半现行价值，但对整个企业的档案信息资源的综合开发利用时不利的。但在了解国外档案信息资源管理模式的过程中，笔者发现国外的管理模式虽然大多以分散式为主，但其服务方面也做的很不错，对档案信息资源的综合开发利用也很到位，这就令人产生了疑问，为什么分散式的管理模式也能让档案信息资源服务于整个企业和社会，下面就简单介绍一下英国的企业档案管理模式，看看是否有值得我们借鉴的地方。

如：英国。英国的档案信息管理模式也属于分散式，其特别强调档案信息资源对企业的服务作用，文化服务和信息服务。笔者认为英国在利用档案信息资源进行服务方面是做的非常到位的。在本文开头就说过，企业档案信息资源管理模式不仅仅要管理档案信息资源，更要让这些档案信息资源的价值充分体现出来，英国的服务模式利用档案促进了企业的文化建设，把档案作为企业的知识资产进行管理，发挥了档案的文化价值与信息价值。

3、混合式。是介于集中与分散之间的一种模式。前面提到的日本的档案信息资源管理模式严格来说属于此类，微观上采用分散的模式，宏观上对整个企业档案信息资源进行整合。既能够便于形成部门的利用，又能充分发挥档案信息资源的价值，服务于整个企业。

无论是集中式、分散式还是混合式，对于企业档案信息资源管理都是具有一定得积极意义的，特别是当前的电子文件时代，建立电子文件与档案实体管理子系统也可套用此三种模式。

（二）按管理对象可将其划分为档案信息资源综合管理、文档一体化管理和信息一体化管理等模式

1、档案信息资源综合管理。综合管理是指按照集中统一的管理原则，由综合档案机构对企业档案信息实行统一整理和开发利用，也可以实行统一领导，分级管理的原则，这里说的综合管理并非微观意义上的综合，而是体现在组织、监督、沟通和调节上。所以说，综合档案信息管理组织实际上是一种松散的综合管理体系，它能否实现企业内外信息实体分别管理与内容综合开发服务的功能，关键在于负责企业档案信息管理工作的领导人员是否具有较强的信息观念，对档案信息的综合开发有清晰地认识，需要从全局把握企业档案信息资源的内容和价值。因此要求管理者具备较高的信息素质和管理能力。

2、文档一体化管理。文档一体化是指在企业中实现文件即时归档，前提是企业要对现行文件和档案进行统一管理，档案部门除了管理档案外，作为企业信息化管理的一个职能部门对企业所产生的纸质文件和电子文件同时进行管理，对电子文件实行逻辑归档。文档一体化中很重要的一个内容是对产生的文件进行前端控制，因为电子文件的大量产生使得传统的文件生命周期理论有了新的发展，因此管理流程与传统的纸质档案管理有了很大的变化，其中重要的一环就是前端控制思想，在文件形成阶段就要把著录等原本滞后的管理环节提前来做，保障文件的背景信息和内容的完整性。

3、信息一体化管理。企业信息一体化管理就是我们常说的图书、情报、档案一体化管理。在市场竞争环境下，企业除了档案信息还需要大量的动态，新颖的市场信息，产品信息和技术信息。这种管理模式能够提高企业的经济效益和竞争能力，实现信息资源和人力资源的整体利用。图书、情报与档案这三者是具有一定联系性的，对它们进行一体化管理可以使企业的信息系统更加完整，三者互补能够形成非常有价值的信息。把这三者统一起来能够整合成更加有价值的信息资源。

三、企业档案信息资源管理模式的确立

其实要确立某种管理模式是比较困难的，无论是国外还是国内，只有企业通过自身的探索才能确立最适合企业发展的模式，各个企业的发展情况不同，最适合的才是最优的。因此在这里笔者只是列出自己的观点，确立一种相对来说较优的模式。上述从不同方面了解了不同的模式，笔者比较倾向于混合式加图书、情报档案一体化的管理模式。

混合式的优点在于既能满足高层决策者综合利用信息资源的需要，又能便于档案形成部门的利用。其微观分散宏观集中的管理理念很好地解决了集中式与分散式各自所带的缺点。而图书、情报和档案一体化管理模式也是强调了对企业信息资源的综合利用，若是能把两者有机统一起来，或许会是一种不错的选择。

四、企业档案信息资源管理模式实现的策略

（一）建立网络化的信息管理系统

建立企业信息管理网络，档案部门可以通过网络及时、全面地收集到企业各个职能部门产生的文件。同时可以通过信息中心了解其他企业信息资源的收集情况，根据有关需要进行相应的整合和调整。图书，档案和情报等各类信息资源最后汇总在信息系统中，由专业人员根据企业发展的需要对其进行信息资源的整合，建立计算机编目，检索和统计系统，实现信息的网上查询和利用，提高了各类信息收集的齐全完整性，为企业决策者利用信息创造良好的条件，提高企业的运作效率。

（二）树立服务理念

服务是企业档案信息资源管理的重要目的之一，因此确立的管理模式也应该能够体现更好的服务职能。企业对档案信息资源进行管理，不仅为本企业的发展提供服务，而且也担负着历史赋予的社会责任③。英国的企业档案服务模式是值得我国借鉴的，它要求企业档案信息管理模式具有信息服务和文化服务两种功能，信息服务对于决策的作用在此不过多阐述了，文化服务笔者认为有利于企业工作人员了解企业的发展历史，从而对自己所在的企业有更加清醒和全面的认识，激发员工的工作热情。

（三）保障信息安全

随着企业生产经营活动的日渐扩大，网上交易，电子商务等一系列活动的产生，保障信息安全成为越来越重要的环节。在实现信息共享的同时要加强保密工作，设置严格访问权限，防止企业和新技术的泄密。现在越来越多的不法分子通过网络窃取他人账号图谋利益，企业若是某项新技术泄露出去，造成的损失比个人更加严重。因此在企业内部必须严格制定安全措施，电子邮件系统也应该严密监控。在加强人工监管保障安全的同时，技术保障也是不可或缺的，企业设计的信息系统应该避免有漏洞，在电子商务交易过程中应该采用信息加密和电子签名等技术，保障信息的安全。

除了上述的三点要求之外，实现先进的管理模式还有很多可以借鉴国外的地方，比如增强效益观念，提高人员素质，实行社会化协作等等。无论采用怎样的管理模式，企业发展下去必须实现文档一体化的管理，这是电子文件发展的客观要求，是档案工作的必然选择。否则无论是怎样的管理模式，对于电子文件都无法进行有效地管理，只有前端控制思想深入人心，文件与档案部门能够携手合作，才能使得企业档案信息资源的管理更加科学，更加有效率。

注释

①尚真.企业档案信息资源管理理念与模式初探［J］. 兰台世界，2007（4）：16-17

②宗培岭.民营企业档案管理模式研究.［J］. 浙江档案，2005 （2）：5-9

③郭红. 建立现代企业信息一体化档案管理模式［J］. 山西档案，2008（2）：39-40

［1］王遦.现代企业文件与档案工作实用教程［M］.中国人民大学出版社，2003.

［2］宗培岭.民营企业档案管理模式研究.［J］.浙江档案，2005（2）.

［3］尚真.企业档案信息资源管理理念与模式初探［J］.兰台世界，2007（4）.

［4］陈钟.现代企业制度下的档案管理模式的探讨［J］.探索.

［5］郭红.建立现代企业信息一体化档案管理模式［J］. 山西档案，2008（2）.