论大数据时代企业档案信息的安全管理

2016-11-26付永辉

决策与信息 2016年24期

关键词：信息管理信息安全档案管理

付永辉

吉林省交通运输厅沥青储运站 130102

论大数据时代企业档案信息的安全管理

付永辉

吉林省交通运输厅沥青储运站 130102

科技的发达，信息的流通，促进了大数据时代的到来。大数据时代的来临不仅为企业档案信息管理工作迎来了机遇，也带来了挑战，致使档案信息的安全问题突显。如何有效保障企业档案信息的安全，成为各企业档案管理人员亟需解决的问题。对此，本文分析了大数据技术应用于企业档案信息管理的意义，并从五个方面探讨了确保企业档案信息管理安全的措施，希望本文的研究能对当下企业的档案管理工作提供有益参考。

大数据时代；企业档案信息；安全管理；措施

计算机技术的发展，互联网的广泛应用，使得数据的种类日益增多，规模日渐扩大，人类步入了大数据时代。对于企业档案管理工作而言，大数据时代的到来既有利用档案管理工作的优化发展，同时也存在着一定的信息安全隐患，需要企业档案管理工作人员未雨绸缪，做好安全防范工作。

一、大数据技术应用于企业档案信息管理之意义

企业档案是对企业各项活动的记录，承载着企业的历史，见证着企业的发展，对企业具有重要意义。企业档案是企业资产的有效组成部分，而档案管理工作也是企业各生产经营活动的基础性工作，做好企业档案管理工作能促进企业向好发展。

现阶段，基于计算机网络技术发展而形成的大数据技术已广泛应用于企业档案信息管理工作中，利用其对海量的档案数据资源实行分析及处理，不仅能有效挖掘有用信息，还有利于档案信息的检索及使用，对企业档案管理工作具有重要意义，主要体现为两个方面：一方面，能使档案管理更加人性化与智能化，从而有效提升企业档案管理工作的服务质量。大数据技术能对数据信息进行精准分析，并从中挖掘有用信息加以利用。此外，大数据技术下的网络共享以及信息系统的建设，也能促进企业各部门加强联系，为档案使用者提供更为优质的服务。另一方面，有利于档案信息的管理与使用。企业档案管理并非简单的对信息进行分类及存储，还需对档案价值及利用率加以区分，以优化档案信息调取，满足用户检索习惯，为档案使用者提供个性化服务。同时，大数据技术还能及时记录档案调取的时间、地点、使用目的和被利用情况等信息，有效提升档案信息管理实效。

二、大数据时代企业档案信息安全管理之措施

（一）做好信息采集与存储之安全管理

企业需建立信息数据存储库，并通过集中存储与双击备份的形式来保证档案信息采集与存储之安全。具体而言，一是要确保信息采集过程中的安全，以免信息泄露；二是进行在线备份管理，保障信息存储安全。在实际的操作过程中，可以利用磁盘、硬盘等设备扩大计算机存储容量，确保容量充分。另外，利用加密技术对存储内容进行加密管理，以防止档案信息的破坏及泄漏，也是一个行之有效的安全举措。

（二）加强网络运行环境之安全管理

信息的容量大、提取速度快是电子档案信息管理的突出特点，也是其管理和使用的优势。但是，档案信息在具体的网络环境下又容易受到安全威胁，包括病毒入侵、黑客攻击等等，这就需要企业档案信息管理人员具有较高的计算机网络管理技术，通过优化网络的运行环境，保障档案信息的安全。具体来说，企业档案管理人员可对本地系统以及非常态数据之运行实施监控，构建针对档案网络系统之安全壁垒，并运用身份认证、防火墙技术，加强对网络安全的防控，以保障档案信息的安全。此外，在进行档案信息网络页面操作的过程中，应采取有效措施实时监控，避免误入具有安全隐患的网页；同时对运行中的软件进行杀毒监控，监测防火墙运行状态，确保档案信息之安全。

（三）完善档案信息安全管理制度

有关资料显示，加强企业档案信息的安全管理可在一定程度上避免档案信息泄漏，防范网络入侵事件的发生。为保障信息安全，企业应加强档案信息管理制度建设，强化内部管理，明确档案安全管理目标、管理职责、管理内容及要求，确保档案管理工作有序进行。一方面，企业可根据《档案法》、《保密法》、《公司管理条例》等制定符合本企业档案管理实际的规章制度，包括档案的收集、归档、存储、借阅、保密、销毁等一系列制度措施，并明确保密级别及保存期限，以形成完善的档案管理体系；另一方面，企业也可参考《事业单位登记管理档案管理办法》、《政府部门事业单位机关档案工作制度》、《事业单位档案员岗位职责》等制度条例，规范档案管理工作。

（四）做好档案利用工作的管理

为确保企业档案信息的安全，需要档案工作人员采取有效措施对数字档案系统之使用加以控制。具体而言，档案管理人员应严格规定哪些人可以登录公司档案信息管理系统，并设置专门的登录密码；登录系统后，对于所查阅的文档需由工作人员审批后方可查看，以避免重要文件信息的泄漏；此外，要设置文件查阅及保存格式，避免文件被随意复制或修改；严格规定档案信息的保密程度，并分开存档，以避免非公开信息被泄漏。对于磁盘类文档的借阅和利用，企业档案管理人员应严格规定借阅的期限，并跟踪催还，以防档案信息丢失，确保信息的使用安全。

（五）提升档案管理人员责任意识

档案管理是一类服务性工作，需重视人的因素，要保障企业档案信息的安全，需提升管理人员的责任意识，提高其专业素养。一方面，要加强业务培训，使相关工作人员提升对档案信息管理安全性的认识，避免因粗心大意或操作失误而造成数据的删除或丢失；另一方面，企业可与档案管理人员签订管理责任书，并明确管理职责，以提高其安全管理责任意识。此外，企业还需优化人员的选聘，以打造一支素质高、专业强、懂技术的档案工作管理团队，提升企业档案信息安全管理实效。