EPC模式下电网建设项目文件控制策略探析

2016-11-26胡博

决策与信息 2016年24期

关键词：文档建设项目电网

胡博

山东电力工程咨询院有限公司山东济南 250013

EPC模式下电网建设项目文件控制策略探析

胡博

山东电力工程咨询院有限公司山东济南 250013

本文主要论述EPC模式下电网建设项目文件的特点、项目文件控制含义和特征以及电网建设项目文档控制策略，以期抛砖引玉。

电网建设项目；项目文件；控制策略

项目文件管理是EPC模式下电网建设项目管理的重要内容之一，是工程项目管理的基础和保证。完整的项目文档是工程维修、改建、扩建和事故处理的重要依据；是评定工程质量等级、竣工验收的重要技术文档；也是工程决算的重要根据，更是企业业务建设和知识管理实施的重要资源保障。因此，做好项目文档管理工作至关重要。

一、电网建设项目文件的特点

（一）种类繁多，数量巨大。按照工程阶段划分，项目文档包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件，其中项目竣工文件又包括项目施工文件、项目竣工图和监理文件。按照类别划分，项目文件包括工程质量报验文件、施工记录，项目内部管理文件等。项目文件内容十分丰富，涉及到工程项目的设计、采购、施工、试运行等全过程。项目文件种类繁多，数量巨大。

（二）文件形成单位较多，保管分散。工程总承包单位上有建设单位、监理单位，下有多家施工分包商及设备供应商，有的分包单位还要将其工程进行劳务分包。文件来源较多，文件形成单位文档管理水平参差不齐；并且大部分施工过程文件作为工程过程最原始的记录，是分散保存在施工分包商的文档管理部门，过程中并不向总承包单位报审。这些都给总承包单位的文档管理带来了一定的困难，因此必须加强文档的过程控制，才能保存下最完整、准确、系统的项目文档。

（三）专业性强。电网EPC文件过程控制是一项系统工程，涉及的工作面广，知识门类多，包括土建、电气等多个专业，项目管理内容包括采购管理、施工管理、安全管理、计划管理等各方面内容，具有较强的专业性，而所有这些都与文件工作有接口联系。项目文件这个特点就决定了项目文件管理人员除了具备文件和档案学相关知识外，还应该了解文档内容所涉及的相关专业基础知识，这是做好项目文件管理的基础和保证。

（四）载体多样性。项目文件大部分都是以纸质载体形成和保存的，但是为了能够完整、生动形象记录下电网建设项目全过程，除了要保存纸质文件之外，还应记录下工程的原址原貌、项目施工关键工序、工艺亮点、重要领导视察等关键时刻，将其拍摄成数码照片或者录像，保存为电子文档或者刻录成光盘。另外工程施工过程中各个单位之间联系的电子邮件，作为工程过程沟通文件的一部分，也要认真进行管理，在项目竣工时进行归档。

二、文件控制的含义与特征

（一）动态性。文件控制有别于对档案实体的静态管理，是对项目文件整个生命周期进行动态的控制，并且在过程中对偏离项以及不符合项作出适当调整，实现整个生命周期的动态管理。

（二）全面性。文件控制需在过程中把握文件的真实性、准确性、规范性、专业性、完整性、系统性和高效性，实现过程中文件的全面性控制。

（三）控制性。文件控制的灵魂在于控制，即按照统一规则或者标准行事，避免任意的活动，通过一定的控制手段使得项目文件始终保持有序可控的状态。

三、EPC模式下电网建设项目文件控制策略

（一）总包合同签订时明确业主对文档的管理要求。工程总承包合同是总承包单位进行工程建设和管理的标准和依据，为使后期文档工作顺利开展，在工程前期总承包合同签订时，文档人员要参与投标文件的编写及合同谈判，明确项目竣工文件移交数量、时间、质量等各方面要求。通过合同的法律效力明确文档管理职责与分工，也避免后期由于合同要求不明确造成的麻烦。

（二）施工招标时明确总包文件管理要求。当前，施工招标文件虽然有文档工作人员参与，但是文档管理条款的编写却比较笼统，在实际文档工作中对施工单位的约束力不强。因此，在施工招标阶段，文档人员一定要参与招标文件编写，并且明确规定文档管理要求、文档移交数量、时间、文件电子版提交要求等，并在评标时将施工单位投标文件中文档管理内容按照一定的分值进行考核，在合同正式签订时将文档管理详细标准和具体要求写入施工合同中。文档管理纳入施工合同条款，既为总承包对施工单位文档控制在法律上寻求保障，也使文档管理工作开展有章可循。

（三）建立完善的项目管理程序文件。首先，为确保电网项目文档管理工作的标准化、规范化和流程化，信息文档部应制定一套操作性强的文档管理程序文件，主要包括项目文件编码程序、项目文件过程控制程序、项目文档系统管理程序、项目文件竣工移交管理规定等，建立统一的文档管理原则和标准，并将这些程序以正式文件的形式下发施工单位参照执行。明确各参建单位、各部门的文档管理职责，将文档管理过程分解到各个部门、每一位专业工程师的工作中，建立起全员参与的项目文档管控体系。

（四）加强过程管控，定期进行监督检查。首先，文档人员要转变定位，变被动接收为“主动出击”，联合业主和监理单位定期对施工单位文档工作进行监督检查，根据现场施工情况及项目文件清单，定期进行文件跟踪和统计，建立书面的催办制度，争取做到文件上报与工程进度同步。尤其是在单项工程完成之后，要做好单位工程文档收集、整理，确保单项工程施工结束文件能够同步上报齐全，整理符合归档要求，避免工程整体竣工后补资料、重复整理的现象发生。

（五）建立统一的文档管理平台。当前电网EPC项目文档管理系统的应用与其他行业相比还比较落后，需要实施系统、深入的开发。首先，应该根据业务特点，确定文档系统的选型。当前大部分文档系统功能都很强大，不仅可以实现文档的在线起草、编码、签署、分发，还可以实现文档的在线统计、组卷、借阅等，要根据文档管理的需要确定文档管理系统功能。其次，要为系统的开发试用提供资金支持、软硬件和人力资源配备。最后，文档系统功能的实现都不是一蹴而就的，需要不断提需求、开发、测试，这是一个不断改善的过程。