建筑行业档案管理方法探究

杨桂榕

杜尔伯特蒙古族自治县住房和城乡建设局城建处　黑龙江大庆　166200

建筑行业档案管理方法探究

杨桂榕

杜尔伯特蒙古族自治县住房和城乡建设局城建处黑龙江大庆166200

随着时代的进步，科技的飞速发展，人们对传统技术的渐渐遗忘，对传统技术的态度也越来越淡漠。现在我们经常听到“桥脆脆”“楼脆脆”等建筑工程上头条，建筑的安全性受到了极大地质疑。反观历史，应县木塔全塔结构均为木头，却抵御了数百次地震，至今仍完好无损。所以完善建筑行业档案的管理，借鉴以往优秀的经验，对建筑行业的发展有很重要的意义。

建筑行业；档案管理；方法

在建筑行业中每一个建筑的建造都会伴随着大量的资料生成，随着建筑的质量安全性受到极大质疑的今天，合理地管理档案是十分重要的。沈阳航空航天大学是一座历史悠久的学校，在对学校土地置换拆迁的过程中，前人保存着的基建档案准确完整地记录了校区及建筑的历史真凭实据，使土地的转让和拆迁补偿等工作顺利完成。

避免了纠纷的产生，维护了学校的利益，由此可见，档案管理工作再建筑行业中的重要性。

一、现今建筑行业档案管理存在的问题

（一）没有意识到档案管理的重要性。如今的建筑企业一味地追求创新思维，创新技术，不考虑实际的情况也不会借鉴相关建筑的经验，这样也就导致了档案管理在建筑行业中一直不受重视。很多建筑企业认为档案只是过时的文字或图片，建筑工程一旦结束就万事大吉，更有建筑企业甚至没有规范系统的档案，或是成立企业时间短，从成立就没有对档案建立给予足够的重视，也没有建立相应的档案管理机构。档案本应该如实传达历史事件，但若长期得不到应有的重视，日后必然造成资料来源不明、建筑史无从查起等问题。一旦发生建筑事故或者产生纠纷会造成很大的困难。同时有些建筑工程建设在遇到难题时无法在档案中找到相关经验，不利于以后建筑行业建设。

（二）档案管理人员的专业素质不强。二十一世纪是计算机时代，计算机的飞速发展为各行各业带来极大的便利。档案管理也是如此。在以往的档案中纸质档案是主要的，工程师画的建造图纸，修改图纸，工程的造价预算等等都是通过手写来实现的。而如今计算机的发展改变了这种现象。计算机可以代替人类做很多事，精确度也更高。由纸质版到计算机，建筑行业的档案管理对工作人员的工作素质提出了新的要求。但是我们却发现在实际工作中，建筑行业的手机的材料单一，依然是纸质材料居多，对于一些照片、录像、等的收集比较少，描述一个完整的建设工程过程和记录的载体，工作人员应注重多方面收集保存。同时我们还发现档案管理人员缺乏专业的技能。造成归档的随意性大，缺乏科学、规范的管理给档案的利用造成困难，有些些归档的基建档案质量很多都不能达到国家标准。档案需要管理人员定期整理，以方便查阅取用，并且保证档案不丢失。以往的文件大多是纸质版，因此对文件的存放环境也有一定要求，以免档案受损。但由于有些人不能明确档案的重要性，或是管理人员不足在档案的管理上没有运用正确的管理方法，使得档案杂乱无序，大致建筑行业的档案管理制度形同虚设，没有真正发挥相应的作用。不能让他人通过已有的档案加强对某些建筑工程的了解，也不能为日后建筑的建设提供凭据和资源。所以对档案管理人员专业素质的提高也是十分重要的。

二、解决档案问题方法

（一）提高人们对建筑行业档案的重视。人们对档案的重视程度直接影响管理档案时的工作态度。如果不能从根本上转变人们的观念，无论多强硬的手段都很难实现档案规范化管理。相关档案管理部门应采取一些措施来加强人们对建筑行业档案的重视程度。例如加强对建筑行业档案的重视程度，不吝金钱，为档案的修缮投入资金，将档案管理列为工程竞价时的评选项目，各个建筑公司自然会增加对档案的重视程度；定期对建筑企业的档案进行查看，以此督促企业方面提高对档案的管理。档案查看要注重数据上的完整，更要注重核实内容是否属实，建筑企业本身也该针对档案被忽视问题积极采取措施，加强对档案管理人员的培训，一个建筑企业的档案可以真实地记录建筑工程的好与坏，可以提高企业的可信度，使人民放心。改变档案秘密这一观念，但档案真实性不可动摇。好的建筑工程是人人赞赏的也是需要整个建筑行业学习的，相互学习才能使建筑行业有长足发展。

（二）制定完备的档案管理方针。档案管理是建筑行业建设中不可或缺的关键内容，它可以评价一个建筑企业的诚信度以及建造水平。制备完善的档案管理需要领导人根据办企业实际情况制定相应方针。以往档案都是纸质版，有些建筑企业历史悠久可能会有很多档案因纸张破损而有所损失。企业或相关部门应投入资金，将纸质档案做成电子版。请专业人士制作完善的一套系统，不仅实现档案现代化，还可以让建筑行业的同仁们在网络上了解建筑企业的历史，了解优秀的建筑工程的建造方法与技术。推动建筑行业的发展。完备的档案系统更有利于档案检索，大大缩短了查找时间，使档案利用率提高。纸质版与电子版档案都应注意更新速度，可直接利用电子版档案查找相应资料，这样可以更便捷；招聘专业人士管理档案，以前档案管理不受重视，管理人员大多业余，不能好好整理档案。制作电子版档案需要软件方面的专业人士。档案管理需要时间可能会长，所以应招聘全职人员；聘请专业人士将建筑企业的档案制作成图片、甚至动漫形式，吸引更多的人们查阅。建筑企业的档案系统不断更新、升级，保证文件更新快速且内容真实，不做虚假宣传。

（三）提高档案管理人员的专业素质。档案管理并不仅仅是将文件收在一起，档案管理也是一门学科，所以要加强对档案管理人员的培训，提高他们的专业技能，增强建筑行业档案管理的能力。同时，档案管理人员要对档案进行长期的跟进，建筑工程往往时间长，材料多，作为档案管理人员要对所有的档案进行分类整理，要让所有应该保存的档案保存起来掌握工程建设的全过程，确保基建档案的原始性真实性和完整性。

三、结语

建筑行业的档案真实的记载了建筑行业的发展历程与建筑的建造方案，它不仅为建筑行业的提供了可借鉴的经验，同时在建筑行业不受信任的今天，档案管理可以极大地提高建筑的可信度。建筑行业的档案管理是十分重要的。我们应该对其给予足够的重视，积极探索建筑行业档案管理的方法，为建筑行业的发展做出贡献。

［1］赵晶明.浅析档案管理人员综合素质的提高方法与途径［J］科技管理.2014.09.