电视台文书档案管理的相关思考

胡怡妍

清新广播电视台　广东清远　511800

电视台文书档案管理的相关思考

胡怡妍

清新广播电视台广东清远511800

本文通过对电视台文书档案管理的相关分析，重点研究了当前文书档案管理存在的问题，并对提高文书档案水平的问题进行了相关的思考。希望能为以后的研究做出一定的贡献。

电视台；档案管理

一、文书档案相关概述

电视台文书档案是指已经办理完成的、具有留存价值的的文书，指用文字、图片、表格等形式记录的党务工作及行政工作的信息材料。文书档案具有基础性、前瞻性、规范性、综合性和服务性，文书档案与其管理工作有着十分密切的联系，档案管理工作不但要做好档案的常规维护和保管工作，还要了解文书档案的归档范围、归档要求，同时要熟练掌握档案的保密、统计和移交等相关工作流程，对于档案的借用、传阅、返还等工作程序要严格执行相关手续。

二、文书档案的特点和意义

电视台文书管理工作要有序开展，健全的档案管理制度是基础，也是工作的重心和目标。管理涉及到文书工作的很多方面，包括文书材料的立卷、收集、整理、统计、信息检索、保密等都是管理的范围。文书档案是电视台的行政管理和经营中非常重要的信息资料，它记录的是电视台在运转中的真实状况，是电视台历史的记载，有一定的凭证作用，可用作宣传教育材料，同时便于电视台对现阶段工作进行总结，以及对今后的发展方向提供参考依据，为电视台的日常工作运转及领导者决策提供必要信息，是实现科学管理的基础条件，所以文书档案的重要性不可忽视。文书档案管理工作是单位正常运转中不可忽略的重要环节，研究发现，文书从业人员的素质是档案管理工作质量的重要影响因素。档案管理工作要求文书人员具有关于国家有关政策、法规方面，档案管理专业方面以及信息保密处理方面的专业知识，所以想要在档案管理工作上取得成效，一定要注意对文书人员的素质的考量，而且文书档案的重要性也决定了加强档案管理工作必须逐步开展，这是促进电视台科学发展的必要条件。现代信息技术的发展，进一步促进了档案信息管理逐步向无纸化办公过度，已经逐步取代传统档案管理模式，成为电视台信息化管理的趋势，利用数字化和网络平台，做到档案资料的收发、鉴别、归档、传递等，提高资料整理效率，能实现资源共享，同时能掌控信息动态，避免重复劳动，很大程度上提高了档案管理工作效率，而且无纸化办公不但节约时间同时节约空间，减少成本费用，增加电视台效益。

三、当前文书档案存在的问题

（一）文书档案管理人员综合素质需提升。文书档案内容涉及面较广，内容可能涉及多领域专业知识，工作内容不仅单调而且繁琐，尤其现代社会信息化的发展，要求文书在写作能力方面要有专业的水平，要具备文书档案管理的理论知识、专业技能知识及实际操作熟练度等，还要紧跟时代发展方向，适应创新变革，想要成为合格的综合型人才，在掌握写作及档案业务的同时还要补充其他学科比如计算机、文学历史、摄影、广告设计、档案法、外文、广播电视等方面的知识，档案管理人员的综合素质达标，才能真正有效地提升电视台文化档案软实力，是文书档案管理机制科学、有序开展的基础。

（二）文书档案管理仍需规范，方法不够丰富。就现下电视台的文书档案管理工作而言，能够完成基础工作，但是规范度不够，检索、服务等质量较差，工作效率不高，已经开始落后于电视台现代化信息管理，不利于电视台发展。

（三）电子文书档案的安全系数较低。电子档案尤其优势，但是缺点也很突出，电子档案方便进行改动，有时候也很难辨别文件的真伪，另外，网络平台是个开放性的平台，保密性差，而且有出现系统故障及被电脑病毒感染或黑客侵入的风险，有随时丢失文件的可能，这些文件信息丢失的影响是无法估量的，甚至会给电视台的运转带来巨大问题。

四、提高文书档案管理水平的思考

（一）强化管理意识。文书档案管理人员首先要有档案管理意识，有较好的职业道德和素养，工作态度要积极认真，对自己所从事的工作有充分的了解，电视台更要重视对档案管理的投入，来激励员工的积极性，在资金方面，要加大投资力度，改善硬件设施，根据相关法律及电视台的规章制度，完善各项制度建设，使各个环节的工作有章可循、有法可依，有效利用监督机制，切实做好管理工作。

（二）进一步提高文书档案管理人员的综合素质。要重视对文书档案管理人员的法律法规、专业技能的培训，将学习培训作为员工日常工作的一部分，不断地学习相关知识，不断提升其综合能力，只有从业人员的水平提高了，才能保证档案管理工作的持续开展，这是基础也是前提，是影响电视台档案管理系统的发展的重要因素之一。单单公司内的培训是不够的，要争取机会参加行业学术研讨会，了解本行业现状，新理论的发展及新技术的应用，研究探讨其他同行管理的先进经验及未来发展方向，对比原因，改善管理，争取发展成行业领先，不断提高管理标准，学习新理念，达到更高的标准，结合电视台实际工作需要，切实加强文书档案管理工作。

（三）建立纸质、电子文书档案双保险机制。充分分析纸质档案及电子档案的优缺点，保证档案的备案、查阅，建立双保险机制。有手写痕迹的特殊文件要进行扫描上传，最为电子档案备案，一般电子文件要上传到电视台信息系统平台，提供网络借阅服务，电子档案的查阅相对较便捷。电子档案也不是随意授权借阅，需要按照密级划分，进行管理，管理人员要定期进行备份，要加强对电子平台的日常维护和检查，避免被电脑病毒袭击，要保证档案的真实性、机密性、安全性和长久性。

（四）创新文书档案管理机制， 加大开发利用力度。

时代在发展进步，新的科学技术的发展带动各行各业的转变，传统的管理模式将逐渐被取代，电视台的发展必然要与时代接轨，无纸化办公模式逐步取代传统的管理模式，完善档案管理方法和手段，提升管理能力，真正实现电视台文书档案管理自动化、智能化、信息化、规范化，利用新的数字化技术，解决档案管理效率低，工作乏味繁琐的现况，简化工作步骤，加快信息化工程建设，达到科学持续管理的目的，努力把文书档案这一珍贵资源发展为电视台的生产力，实现国家档案局提出的“以档案信息化促进档案事业发展的目标”规划。

［1］付君.加强电视台声像档案管理刍议［J］.城建档案，2015，10：31-32.