提高工程档案质量的思考

2016-11-26长春市九台区公路管理段袁兵

办公室业务 2016年1期

文/长春市九台区公路管理段袁兵

提高工程档案质量的思考

文/长春市九台区公路管理段袁兵

【摘要】公路工程项目档案是以工程项目为单位，包括各种文字资料、图标、音像资料、目录在内的科技文件材料。规范化的档案管理会直接影响到建设项目的施工质量，是公路建设、新建、扩建以及养护与维修的依据，不断改进和提高案卷质量，是公路工程项目档案管理工作的重点。如果在工程建设中缺少规范化的档案管理，就不能将施工项目的质量及对成本的控制提上台面。因此，必须要提高工程档案的质量。

【关键词】公路工程；档案资料；管理措施

一、档案质量面临的问题

（一）内容不完整。部分单位平时工作做得不踏实，工程资料不完整，资料员对检验、验收记录没有进行正确的编号，把相关资料分开存放，造成资料管理上的混乱，有些资料上交的时候，也没有得到主管领导会签，导致最后责任不清。虽然大部分工程资料基本上是按规范整理，但资料不规范现象经常发生。资料质量不高的表现主要是：工程偏差实测值与实体不相符、隐蔽工程验收记录不全、交接检查记录缺失、预检记录及日志不交、相应的施工检查记录不按规程填报、图纸会审签证不全、设计变更和技术核定没有许可、技术交底记录不全、重点技术复核没有记载、施工日志马虎大意，相关的质量合格证、检测报告失真、钢筋、水泥、防水材料没有检查报告等情况。

（二）工程竣工资料缺乏真实性。工程档案与工程的进度不能保持一致，落后于工程的进度，就会出现“闭门造车”的现象。工程资料的书写依据是工程的实时进度，这种“闭门造车”现象是一种不负责的表现，既不利于工程的建设，也不利于自身的安全，最终的工程质量也是不可能被验收通过的。

二、提高档案质量的对策

工程竣工文件收集归档工作没有得到落实，主要是项目建设单位在档案管理方面的机构设置不合理；负责人员不明确，只重视项目本身，重视项目的质量建设过程，而对项目建设中形成的档案管理只是写在文件上，持在嘴上。各项建设单位应在公路工程建设项目筹建之初，设置一个专门管理档案的机构或部门，选素质高责任心强的人员负责收集，整理公路项目建设档案，按时以月报或季报的形式，向上级档案部门汇报档案的递增情况，使档案人员更多地了解工程开展情况。下面将从几个方面重点论述提高档案质量的对策。

（一）建立健全的建设工程档案管理机制。档案的表现方式有很多种样式，表现类型也非常丰富。比如档案可分为书面档案、纸质档案、工作档案以及电子档案等，如果想对档案进行规范化管理，就需要完善相关的建设工程档案管理机制，保障档案管理人员能够养成标准规范的好习惯。目前，建设工程各施工方存在着队伍临时组建，档案管理没有专职人员，有的施工方完全不知哪些过程是必须记录的。因此，引进ISO9001 质量管理体系，实施标准化管理，是建设单位进行档案管理的有效途径。因此，建设单位必须进行标准化、规范化管理，保证档案的质量监管作用。首先制定管理目标、岗位职责、作业指导书、档案控制程序、记录表单等分送给施工方，形成计划—实施—检查—处理（整改）4个环节的循环，定期内审，对不符合项和观察项进行追踪，保证档案材料的真实性、完整性。

（二）明确建设单位自身档案管理及职责范围。档案管理工作的开展必须要先知晓档案管理责任及实施的范围，在施工建设的不同阶段，根据责任将档案责任划分给不同单位，而施工及监理文件则需要由相应的施工和监理单位负责将相应文件或文档收集存档；生产测试和施工准备阶段所涉及的文件则由建设和使用单位收集归档；其余各阶段的文件或文档（项目立项、设计及基础、项目管理、工艺设备、涉外、消防、财务和器材、竣工验收文件）的存储到归档也需要由建设单位去负责。同时监督和指导参与工程建设的各个部门将档案管理工作与工程建设同步进行也是建设单位应负的责任。

（三）做好工程档案资料的整理。不同类别的工程资料需按照工程的类别及进度分开收集和整理。而且必须设置人员专门负责各类资料的质量评估和追踪搜集，保证资料的收集归档与工程施工进度同步开展。工程施工中涉及的资料非常多而且杂乱，因此要在进行档案管理工作时要将资料按类别仔细划分，分门别类，这样既便于查找不同资料，又可以避免资料的缺失。而且，在工程资料获得后，立刻将资料装订（仅用于档案管理，与竣工时的资料装订有所区别），注意缺页或少叶的发生。在工程建设中，资料的整理工作必须与工程同步，避免有缺漏出现，即便有缺漏出现，必须及时修正。与此同时，为了保证数据资料的准确，技术人员必需根据施工现场的实施情况进行数据核对，各分项工程时间的交叉一定要符合相关的规定并与现场相符，避免出现错误的资料。

（四）确保档案资料的真实性。资料存在的目的是为了指导工程的建设，所以资料所涉及的内容必须实事求是、完整和准确。因此，在进行档案资料管理时必需严格注意这一点，杜绝弄虚作假事件的发生。比如混凝土材料的检测，检测时必须按照标准进行，杜绝弄虚作假。