探析水利档案管理从传统向现代方式转变的思考

2016-11-26湖北省漳河工程管理局刘祖银

办公室业务 2016年3期

文/湖北省漳河工程管理局刘祖银

文/湖北省漳河工程管理局刘祖银

转变水利档案的管理方式，引进先进的信息管理技术，发挥出纸质档案、电子档案的现代管理功能，是目前水利档案管理的重点和难点。本文在分析水利档案管理从传统向现代方式转变的基础条件、制约因素的基础上，重点探究水利档案管理从传统向现代方式转变的措施。

水利；档案管理；传统；现代

水利档案管理从传统向现代方式转变的过程中，必会遇到各种制约因素，阻碍水利档案管理工作的开展。因此，需采取有效的措施将其解决，以此促进水利档案管理工作现代化的推进。

一、传统向现代方式转变的基础条件

水利档案管理从传统向现代方式转变，需具备的基础条件有：一是法律保障。从传统向现代方式转变的基础，就是得到相应的法律保障。二是技术措施。水利档案管理从传统向现代方式转变，需以过硬的技术为前提。三是人才保障。人才是水利档案管理从传统向现代方式转变的重要条件。

二、传统向现代方式转变的制约因素

（一）管理方法落后。传统的水利档案管理工作，其重点在于纸质档案的管理，部分基层的水利档案管理工作人员主要采取手工收集、整理档案，对于档案的编目、查阅、存档等工作，依然采取老旧落后的方法，无法适应信息化的计算机档案管理方式。同时传统的水利档案管理技术、思路等，存在一定的缺陷，因此，导致基层的水利档案管理人员不会主动研究管理知识和技术。

（二）客观制约因素。水利项目存在建设周期较长、档案内容较繁琐等特点，自项目的论证、设计到实施，再到项目竣工，周期1～10年不等，并且在施工过程中，还会根据实际情况进行适当调整，导致项目信息固化成纸质或者做成电子文档等的工作比较复杂、冗长。

（三）主观制约因素。部分水利档案管理的工作人员并未正确认识自己的工作，也未明确管理地位，将其看作整个水利管理工作的末端，认为其不会影响水利项目的运行，导致档案管理和水利建设的其他管理脱节，最终造成档案资料的收集工作滞后，档案信息传递存在漏洞，影响整个水利项目的工作进展。

三、水利档案管理从传统向现代方式转变的措施

（一）更新和完善水利档案管理制度。针对水利档案管理方法落后、管理制度不健全的问题，也是为了提高水利档案管理的效率和质量，增强水利档案资料的安全性，水利单位需重点加强水利档案管理制度的更新、完善，具体方法有：一是健全水利档案的保密制度：部分水利科研的成果及水利基础数据等均具有一定的保密性，尤其是水利科研成果，是具备专利性的。二是实施档案管理岗位责任制度：对水利档案管理实施岗位责任制，并完善管理问责制度，以此提高档案管理工作人员的管理意识。三是注重宣传水利档案管理的重要性：认识到档案管理工作的重要性，是做好水利档案管理的前提条件，因此，水利单位需通过讲座、会议、视频等方式，帮助水利档案管理人员提高对本工作的重要性认识。

（二）强化水利档案资料的整理。在水利档案的收集、整理的过程中，不同的水利项目可采取分阶段采集、追踪采集的采集方式；档案材料的整理项目，具备较强的目标性，且采集的速度较快，这是为了预防出现久时不采集导致的缺漏；对于形成周期长的水利材料，可在分段采集的过程中规划出采集的每个时间段，保留水利信息的初始资料，以确保水利档案的完整性。

（三）实施水利档案管理信息化建设。对于电子文件的处理，需规范统一，从而简化档案管理的工作量，具体的建设内容有：一是引进信息技术、网络技术及数据库等方面的优秀人才，以提升整个档案管理部门的信息技术含量。二是为现有的管理人员提供进修、在职培训的机会，帮助其提升计算机技术的操作能力，并强化其信息意识，使其能在工作中运用信息管理技术，实现水利档案管理的科学性。三是制定有效的激励机制，以调动工作人员的工作积极性，提高工作质量，进而优化水利档案管理队伍。

（四）注重档案队伍建设。档案管理人员需正确认识自身的工作地位，不断学习先进的计算机技术，充实自身。同时水利单位需重点建设一支信息化建设的技术型、管理型的人才队伍，具体的方法有：一是打破封闭、落后的档案管理工作格局，将水利档案管理工作推向社会，强化水利单位内部的协调能力，为档案管理创造较好的工作环境；二是重点培养档案管理人员的信息意识，从而让档案管理人员能在工作中全面运用信息资源的相关理论，并对档案的信息资源进行综合开发和科学管理。

（五）实现水利档案资源的安全保护和共享。水利档案资源建设的具体内容为：一是做好档案机房门、窗的防盗工作，并对信息管理系统加密，严防计算机遭遇病毒侵袭，必需安装防病毒卡。二是加强对档案管理工作人员信息安全意识培养，增强其安全责任意识。三是实现部分水利档案资料的资源共享，并积极吸纳其他水利单位的先进经验和技术，促进自身档案管理工作的开展，提高工作质量。