新常态下人事档案管理的新思路探索

2016-11-26鄄城县人力资源和社会保障局张华

办公室业务 2016年20期

文/鄄城县人力资源和社会保障局张华

新常态下人事档案管理的新思路探索

文/鄄城县人力资源和社会保障局张华

无论是企业单位还是事业单位，在日新月异的发展中，都逐渐展现出对于人事管理的重视程度，因为人事管理不仅是对单位员工档案管理，还是对人员综合素质水平的记录，在员工考核评价中起到重要影响。基于此，本文将主要以事业单位为主，探索分析常态下人事档案管理新思路。

新常态；人事管理；新思路

新常态是一种新环境、新趋势，其概念既强调了新时代下新思路，又体现了要不断改善、以稳为纲的常态管理。在新常态条件下，各单位要不断更新管理理念，改革管理方法，提升企业自身环境适应能力。掌握新趋势下经济市场需求，改善旧常态管理制度下出现问题。

一、新常态下人事管理新要求

（一）加大重视程度。新常态主要特点之一为速度，从高速转为中高速，这是一种放缓增长模式，要求各单位速度与质量齐抓。因此，应用在人事管理中，需要单位领导提升重视程度，通过对于人事档案的合理管理，保障员工档案质量，使其在员工竞职、调职中发挥重要作用。

（二）更新管理理念。新常态主要特点之二为结构，要不断升级优化结构模式。事业单位人事档案管理部门也该革新管理理念，建设新型管理制度。提升管理人员工作责任感，将档案进行规范化管理，及时更新档案资料；对于获奖及处分资料一定要严查，确保档案的准确性。并且对于老旧档案进行科学保护，以免出现虫蛀、发霉等现象，降低档案完整度。

（三）创新管理手段。新常态主要特点之三为动力，找寻新驱动方式。事业单位也要不断提升创新能力，通过引入数字化管理模式，提升人事档案管理质量，建立单位内部电子档案库，提升转档、入档、提档效率，运用现代化手段，提升单位服务质量。

二、旧常态下人事档案管理中存在的问题

（一）管理人员方面。事业单位与企业单位不同，其目的是为社会带来教育、医疗、科学等方面服务，以提升国家服务质量宗旨，因此在福利、保险方面，都有国家实行扶助政策。由于一些事业单位员工属于继承制，故人事档案管理部门管理人员并不具备专业素养。可能只是因为服从分配，被调到档案管理部门，因此对于档案管理没有科学合理规划，难免会出现大量工作问题。

还有些单位领导并不重视档案管理工作，其单位管理人员往往身兼数职，不能及时提供档案信息，也影响了企业单位的办事效率。

（二）档案管理方面。我国很多单位在档案管理方面存在以下两方面问题：第一，档案内容不准确。档案单位对于一些档案材料内容不会进行审查，因此单位人员在填写过程中会虚报情况，尤其是对于赏罚记录填写上。很多员工都会夸大一些优秀事件或是捏造一些不便查证的获奖记录，而对于惩罚记录也抱着单位不会查的侥幸心理，少量填写。第二，档案管理不及时。这是单位人事档案管理重难点也是主要职能。但一些单位在此方面做得不好，由于管理人员日常疏忽，或是对于档案管理手法不科学，因此导致档案出现张冠李戴现象，或是调档不及时为人员迁移造成不便。还表现为档案不能及时更新，不能符合新型人事审核标准为人才考评造成不便。

三、针对人事档案管理提出建议

（一）提升管理人员管理素质。在新时代背景下，只有具备专业素养才能提升办公效率。事业单位应按照2014年推行的《事业单位人事管理条例》，公开招聘、竞聘上岗，为档案管理部门提供专业人才。或是将招聘人员与竞聘员工同时进行在岗实习，在实习期考察其档案规划能力、突发情况处理能力及对于人事档案的管理能力，最后进行择优录取，杜绝企业内部裙带关系。

对于在岗人员，也要进行定期培训，提供深造机会。通过外出学习、在职培训提升其专业素养，也加深了对于档案管理的科学认识，加强工作责任感与积极性。

（二）建立合理档案管理平台。档案管理水平与管理者责任感与管理手段有莫大关系。在信息化时代很多单位都对档案实行数字化管理。通过实施管理在以下三方面提升管理质量。1.方便更改，通过电子备档，每位员工都可以通过工作号登陆系统进行信息查看与管理，如家庭住址、联系方式可以自行更改，改正后标注提醒管理员即可。2.方便档案调取，电子档案不似传统纸质档案，在档案管理中很可能因为管理员疏忽或是自然灾害而遭到损毁。而电子档案不仅保证了档案本身安全，还易于调取。其他单位需要员工档案时，可以先进行电子转档，如有需要再转纸质文档。3.方便管理人员管理。通过员工自行更改通知管理员，可以节省管理员登记改正时间，将这部分时间用于档案资料查实与老旧档案整理，不仅提高了档案准确性，还能提高人才竞争能力，方便单位考核。