浅议社会保险档案管理工作

文/青岛市城阳区人社局 王翠玉

浅议社会保险档案管理工作

文/青岛市城阳区人社局 王翠玉

建立健全社会保险档案管理工作，无论对国家还是对承办社会保险的经办机构，以及对维护参保对象的合法权益，都是长期积累的丰富财富。基于此，现对社会保险档案管理工作的问题进行了探讨。

社会保险；档案管理；工作

所谓社会保险档案，就是从事社会保险工作的职能部门在开展社会保险工作的实践活动中，直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等历史纪录。社会档案的建立无疑有助于社会保险工作及时有效地开展，使社会保险工作的实践活动有据可考。

一、社会保险工作建档现状

随着保险种类不断转变和参保人数的不断增多，多年的保险业务档案资料管理工作量也日渐增大，由最初的几万人到现在的几十万人。社保业务档案管理作为社保经办管理工作之一，保险业务部门要定期做好对参保人员的档案资料进行归纳、总结、分类、归档、装订、保管、利用、移交以及摧毁等等一系列工作。它既是增强社保经办过程中质量与科学管理社会保险事业的必要手段，至此一个以养老保险和医疗保险工作为主的社保工作体系逐步建立、完善起来。

二、现阶段社会保险档案的特点

从形成的范围看，社会保险档案涉及面广，产生和保存由各自的承办部门负责；从动态角度看，社会保险档案中有相当内容信息是不断变化的，应实行一定程序的动态管理；从现有载体看，社会保险档案基本以纸制材料和电子系统为主；从管理角度看，社会保险档案管理还处于分散、无序的状态，有待加强规范管理；从利用角度看，社会保险档案无论是宏观方面的材料还是微观方面的材料，一直处于利用的高峰期。由于社会保险初期的建档工作不够理想，其信息共享机制与系统也尚未健全与开通，因而给利用工作造成一定的困难。

三、加强社会保障档案的规范化管理

一是必须用科学发展指导档案工作，按照建设社会主义和谐社会的要求做好新时期的社会保险档案工作。目前，传统的社会保险档案管理工作模式已经不能适应时代对档案信息的需求，信息网络化要求档案工作尽快实现数字化。电子文件归档与电子档案管理等日益走上档案的前台，因此，必须寻求与其他信息及其他传媒的沟通和连结。学会利用科学技术、科学方法和高科技手段发展自己，使科学技术真正成为促进社会保险档案工作快速发展的动力。二是有为才能有位。必须明白，作为和地位是辩证的关系，有作为才会有地位，社会保险档案工作的成效只有通过档案工作人员的辛勤努力，不断提高业务素质、业务水平才能得到体现，面对挑战与机遇并存，与希望同在的形势，练好内功，强化自身的同时，以令人称羡的作为，赢得社会保险档案工作在社会应有的地位。

社会保障体系的建设与完善离不开社会保险档案，当前应关注以下几个方面的工作：首先要会同社会保险经办机构的主管部门，尽快研究制订有关社会保险档案管理的规章，明确社会保险档案工作的原则。管理体制、机构人员、职责任务等项内容，同时确定社会保险文件材料利用、移交等项具体事宜，以便在建档管理时有所遵循。其次要加强对社会保险建档工作的宣传，营造良好的建档舆论氛围。再次要提高社会保险档案工作人员的素质，组织从事社会保险工作专、兼职档案人员参加培训，培训学习应该以“三个代表”思想为指导，重点学习档案法规知识以及相关的政策法规按档案业务知识技能，使其以较高的素质，适应不断发展的社会保险档案工作需要。最后要配合上级社会保险部门，加快建立覆盖全国的社会保险档案信息服务网络和步伐，同时社会保险档案信息网的建设与管理应全国统筹规划，统筹安排并全力做到软件统一，硬件设备配置要求统一，网络之间接口标准统一，数据传递方式统一，以避免重复工作。

作为一名档案工作者，必须加强理论学习，深刻领会党在新时期的历史任务和奋斗目标，实行两个转变；即由被动应付向主动服务转变，由自我封闭向对外开放（保密案卷除外）转变，加大开发档案的力度，搞好规章制度建设和思想作风建设，在工作中，既要发扬埋头苦干、任劳任怨的“老黄牛精神”，又要发挥开拓创新、灵活主动的精神，为社会保险档案管理作出贡献。

四、加快信息传递，挖掘资源潜力

开展档案信息服务，就是以最大限度地满足利用者的需要为目的，以最大程度地开发档案信息所蕴藏的潜能为宗旨，不断开拓新的服务领域和方式，及时、准确、系统地提供档案信息。为加强传递档案信息，必须建立科学的档案信息系统，确立有效的，科学的输出途径，采取多种多样的服务形式，使档案信息充分发挥指导和促进经济发展的作用，创造更高的社会效益和经济效益，更好地为企业服务。

五、结语

综上所述，社会保险档案管理只有从适应社会主义市场经济体制的角度出发，转变思想观念，深化内部改革发展，坚持自身发展的特色，增强服务功能，实事求是，与时俱进，才能在市场经济中得到更好的发展。