民政单位档案资料的收集、整理与归纳要点分析

2016-11-26吉林省洮南市救助管理站田东鑫

办公室业务 2016年17期

文/吉林省洮南市救助管理站田东鑫

文/吉林省洮南市救助管理站田东鑫

通常情况下，了解和熟悉民政档案资料的收集与整理有助于我们更高效、更精准的管理档案资料。民政部门的管理工作和该部门的性质有很大的关系，很多管理工作的开展都是为了实现广大人民的利益，随着时间的不断推移，民政部的档案越来越多，这就对其管理工作提出了更高的要求。

民政单位；收集；整理

资料的归档在很多领域都是非常重要的一个门类，上至国家对国家财政消费的年度表，下至我们每个人的身份档案。民政单位档案资料的收集、整理亦如此，学习和分析有利于我们优化民政单位档案资料的保存工作。

一、民政单位属性

民政单位，是政府主管社会行政事务的职能部门。主管灾后灾民安置、民间组织管理、基层政权建设、城乡居民最低生活保障、社会福利和社会事务、区划地名等工作。由于其分管的事项涵盖面广，资料存档量大，因此资料的整理会被单独对待，它的重要性不言而喻。一般来说，民政单位资料的归档流程是非常严格的，一旦出错会直接导致其他相关部门也出错，所以说一旦民政资料归错档，其相关责任会被追查，必须要严格执行。

二、民政单位档案管理难

民政档案各个时期民政工作文件材料的记录，是为人们的生活提供了便利。由于民政档案工作中采集的信息范围广，内容杂，给我们的工作人员带来了很大的不便。而档案的细致与真实性不容马虎关乎我们群众的切身利益，因此民政企业不仅要维护群众的档案资料记录性安全，还要保障档案的真实性，努力找出档案工作中出现的问题，解决面对的问题，合理优化管理途径。

（一）资料归档的收集与整理。国家出台《归档文件整理规则》规定归档文件必须以件为单位整理，以此来迎合现代档案管理新需求，并在此基础上对整理方法加以规范，为我们的资料归档提速。归档文件的装订、分类、排列、编号、编目、装盒都是以每份文件为一件，文件的定稿与正文为一件，原件与复印件为一件等都重新定义为一件。计算机打印的文档应在没有修改笔记的情况下，需与文本一致，届时只需将头版和领导签字附页与文本正文贴附一起交于归档。归档资料不仅要求完整齐全，对于出现破损、残缺或字迹模糊的文件拒绝归档，重新打回，而且易褪变的文件也需要特殊处理。整理归档文件所使用的材料纸张等都应符合严格的档案保存管理条例。整理归档文件时，要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，划分文件联系的紧密性，区分不同价值，便于保存和利用。

（二）流程各细节的必要性。新时期，大数据来临，民政档案管理迎来了信息化、现代化，相对的民政档案资料也出现新高，因此，资料的管理变得尤为烦琐。科学的管理手段是保证档案管理顺利进行的基础，也对民政事业的发展有着极大的意义。

三、收集、整理归纳要点分析

由于民政企业缺乏完善的档案工作规范，档案资料存在收集不全、人员意识不够以及档案的利用率低等问题。部分落实全面从严主体结合业务工作实际不够，拘泥于上传下达的工作状态。少数人员对档案建设工作重视程度不够，对部分单独分管建档工作存在疏职；其次，存在档案收集不全面、分类不合理、装订不规范、内容单薄等较多亟待解决的相关事项。因此，我们重点对资料的收集、整理方面提出了几点建议。

（一）细化档案资料收集工作。收集工作作为首要任务，我们要严把质量关，档案资料的收集关系我们的切身利益，档案的归档对于我们今后一系列的工作都有示范作用，信息的入库是真真切切与我们民生具有一定关联性的，所以我们要打好档案收集这一开局之战，确保其接收范围、利用价值和完整性。档案的收集工作作为档案管理的基础，同时也是档案能否入库的重中之重。新时期新挑战，高速发展的互联网给我们带来了便利同时也带来了挑战，目前档案也因技术的发展有了很多的载体。面对载体的多样化，民政企业首先要加强档案的前期管理和控制，疏通收集渠道使之更加顺畅，确保档案资料的齐全；其次，要在以前的基础上进一步完善档案管理工作制度，为了确保各项工作的衔接有度和保持档案工作和企业各项工作同步以及保证档案的系统、准确和完整，一方面我们在档案管理工作制度上要严格规范单位的收集、归档、移交以及日常的保管、借阅和利用工作，另一方面还要建立有效的档案管理网络体系，使企业内部关系得以协调发展，发挥传递档案的协同作用。

（二）规范档案的整理。民政单位一直沿用以前的档案的整理模式出现了严重的滞后现象，旧时期缺乏完备的档案工作规范，档案的工作规范标准不严格，导致工作人员得过且过不思进取。为了统一完善档案的规范整理，落后的档案管理制度已跟不上当前档案工作的发展水平，急需制定一套完善先进的管理制度来规范档案工作。现如今民政档案资料需收集和整理人民群众的婚姻登记、收养、复退役军人安置等多种新时期的记录，涉及大、涵盖面广，所以需分门别类的进行归档。对于一些专业性较强的档案，可以另行管理，同时在档案管理的薄弱环节，要加强对此的复查并早日对档案进行复原，减少档案查找的难度大特点，使资源共享更简单。