探析医院档案的集中统一管理策略

2016-11-26龙口市人民医院姚敏先

办公室业务 2016年18期

文/龙口市人民医院姚敏先

探析医院档案的集中统一管理策略

文/龙口市人民医院姚敏先

随着社会的进步与科技的更新，新医改背景下的医院档案管理也要不断地改进与完善。档案作为记录医院各种活动及管理的凭证与依据，严重影响着医院自身发展，所以结合医院自身档案管理的实际情况，不断改进管理手段和方法，构建完善的档案管理体系，为新医改形势下的现代化医院建设提供保障。本文通过对医院档案管理现状进行分析，最终提出可行性策略，旨在为相关工作的研究与发展提供参考。

医院档案；集中统一管理；策略

在当前医疗改革不断深入的形势下，对于医院档案管理有了很大改进，然而在实际工作中，仍旧存在诸多问题，档案管理效率受到极大影响。因此积极采取相关策略，对医院各项以不同形式记录及保存的信息编制档案，进行集中统一管理，推动医院整体管理的科学化、规范化、程序化势在必行。

一、实现医院档案集中统一管理的重要性

（一）实施与落实国家相关法律法规。依法行事，将各种政策与规定付诸实施并且落实到位，强化档案管理的力度，是我国相关法律法规赋予各个机关单位的重要职责。属于医疗性单位的医院，档案所涉及的内容多、范围广，实现档案管理的集中统一，可以使管理内容单一、管理分散等问题得到解决，对于档案管理事业的发展非常有利，同时也是实施落实国家法律法规的重要表现。

（二）实现档案管理的规范化。任何单位在发展运营过程中都会产生文件材料、图纸、图表以及照片等多种形式的档案信息资料，将这些信息资料进行分类整理、归档，然后实施统一管理作用重大。不仅改善了单一的档案载体状况，而且还集中基建、科研、财会等信息资料进行规范化管理，收藏内容极为丰富。

（三）国家财产的管理保护。档案管理相关资料和保存形式呈现多样化，管理分散，档案利用的有效性产生严重影响。因为档案管理的资料不集中、管理形式比较分散，保存的方式各式各样，档案毁坏丢失现象严重。需要保管的信息资料都是具有重要价值的社会财富。实现集中统一管理医院档案，妥善保管和利用相关资料，是对国家财富的管理保护。

二、医院档案管理工作中的不足之处

（一）思想观念落后，对于档案管理工作不够重视。一些医疗机构的领导对于档案管理的重要性认识不够，认为档案管理可有可无，随便任用其他部门的工作人员才从事档案管理工作；投入到档案管理的资金和精力较少。医院领导的这种落后的思想观念和消极的工作态度，对医院档案管理工作人员带来较大的负面影响，进而影响到档案管理工作的顺利开展，成为医院全面管理工作发展的障碍。

（二）缺乏完善的档案管理制度。管理制度不完善，管理机制不健全等现象在多数医院档案管理工作中普遍存在，以至于档案管理工作出现管理不严，监督无力、无约束无考核等现象，医院档案按管理处于混乱状态。档案管理工作中实际存在的问题得不到领导重视，相关工作得不到改善。

（三）归档难度大，档案得不到合理利用。档案归档制度执行不到位，造成资料信息散失或者不够重视，应当及时归档的资料得不到及时收集和整理，造成信息资料的归档不全；在档案利用时，工作人员不能主动、及时提供服务，使档案不能广泛利用，对档案很少做总结和研究，档案的利用率不高；管理形方式单一，多是文书档案管理，对档案的及时更新和查阅造成不便；档案门类不断增多，不同形式的档案其管理方法也不尽相同。

三、促进医院档案集中统一管理发展的有效策略

（一）增强思想观念，提高重视档案管理的意识。单位领导应更新思想观念，增强档案管理工作的重视程度，加大档案管理方面的资金和精力的投入力度。做好档案管理重要性的宣传工作，带动相关工作人员的工作热情和积极性。档案管理人员应当明确自己的责任，不断学习业务知识，提高工作能力，为做好档案管理工作提供有力保障。

（二）完善管理制度，建立先进的管理体系。不断完善医院档案管理制度，建立先进的管理体系，医院档案管理工作人员应当认真执行档案管理制度，建立科学有效的档案管理体系，使档案信息职能部门的主体作用得以充分发挥；强化各科室之间的合作与交流，各负其责，各尽其能，认真做好信息资料的搜集、整理、汇总、移交工作；认真做好档案的分类工作，并且对档案归类的方案、范围以及保管期限等作出明确规定，对各个科室提出具有针对性的工作要求。

（三）强化技术培训和业务指导。档案管理的职能部门应当致力于档案管理人员业务工作的监督与指导，严格按照既定的档案分类范围、分类方法以及管理期限等规章制度，对文件资料的整理、立卷等做调查，结合医院管理的实际进行相应的调整和修改，确保资料信息的完整与规范，切实做到档案管理的集中统一。