事业单位档案管理中的规范化

2016-11-26吉林省通化县国土资源局王红静

办公室业务 2016年18期

文/吉林省通化县国土资源局王红静

事业单位档案管理中的规范化

文/吉林省通化县国土资源局王红静

在事业单位的发展运行中，档案管理工作是重要的工作内容之一，做好这方面工作对其整个发展具有重要影响。在当前形势下，事业单位的内部管理工作越来越复杂和多样化，档案管理逐渐呈现出信息化和网络化特点，档案管理水平也得到了明显提升，同时对于它的规范性管理也有了更高的要求，这是时代发展的内在要求。

事业单位；档案管理；规范化

由于事业单位自身的性质较为特殊，对于其档案管理就必须要做到精细化和严谨化，从档案的收集形成到入库保存都要做到规范化，减少人为因素导致的问题发生，这是事业单位自身发展的内在要求。但是，在实际管理中，由于一系列因素的影响，包括主客观因素、内外部因素等等的干扰，导致档案管理的规范化程度下降，影响到档案管理的质量提高，因此，在新形势下做好档案规范化管理工作，提高管理水平势在必行。

一、事业单位档案规范化管理的内容

（一）档案收集阶段。档案的收集是整个档案管理工作的开始，这一阶段的工作质量直接关系着后续各个环节工作的开展状况。在对档案进行收集时，收集的数量过少或者是收集的内容不具有实质性作用，都会导致后续的档案整理、编目以及鉴定等工作出现问题，进而对事业单位的正常发展产生影响，因此，做好档案收集工作具有重要意义，首先要做的就是加强和各个部门以及工作人员的交流和沟通，对档案收集工作的具体流程和内容进行明确，其次在收集完成之后，由专门的工作人员进行整理入卷，并移交档案室保存。

（二）档案整理阶段。在档案收集结束之后，下一个环节就是对档案的归类整理，它的整理主要通过分类、组合以及编制等操作使档案内容更为条理化和清晰化，这一阶段的工作开展是否达标直接影响着后续的查阅，一旦没有对档案进行合理的组合整理，档案就会变得混乱无序，难以清晰地展示出档案的内容，也就使其利用率下降，事业单位在对档案进行整理时，要先对上一阶段也就是收集的工作质量进行检验和确认，确保合格后方可进行系统地整理和编目。

（三）档案鉴定阶段。对于档案的鉴定主要是从档案的固有价值出发，按照档案的价值大小来确定档案的最佳保管期限，对于保存价值很低的或者是保管期限到期的档案要及时进行销毁，这与事业单位的档案众多有关。档案自身所具有的保存价值是由档案对事业单位是否具有积极作用而决定的，也包括是否具有足够的利用价值。

（四）档案保管阶段。档案的规范管理与其保管质量有密切关系，一旦在保管措施上出现失误就会导致档案的利用率下降。保管人员对档案的高效化保管，可以使档案的价值延长，利用率提高，反之，一旦保管措施不当就会导致档案出现泄露、丢失，给事业单位的发展带来一系列影响。此外，档案的保管和管理的各个环节之间的紧密相连的关系，在进行档案保管时，需要保管人员和管理人员做好交流配合工作，确保保管工作的有序化开展。

二、事业单位档案管理规范化的措施

（一）重视管理制度的健全和完善。事业单位要在内部管理工作中，对现有的管理制度进行健全和完善，使各项制度具体化和明细化，同时按照“三合一制度”来对库藏档案进行分类整理，并确立事业单位档案工作基本框架。按照档案分类归纳的范围和整理的规范性要求对事业单位的档案进行相应的收集、整理、编目以及装订，保证档案的完整性和真实性。此外，还要对监督监管机制进行完善，强化对事业单位档案工作的监督监管，切实提高档案管理的质量。

（二）抓好保密管理工作。由于事业单位自身性质的特殊，很多档案是不能对外公开的，具有很强的保密性要求，因此，对于档案保管人员就要定期进行保密教育，对《保密法》进行宣传和学习，提高保密意识。在日常工作中做好事业单位档案资料的解密划控和保管期限的确定工作，不能私自随意地抄录和复制，而且在生活中也不能在公共场合提及保密内容。档案的保密程度并不相同，保密程度不同，它所针对的利用对象和利用范围也就有很大差异，涉及到的保密性材料不能列入到编研范围，对于需要销毁的无价值档案，也要经过鉴定批准之后，至少有两人在场进行销毁，绝对不能随意销售到废品回收站。

（三）管理人员自身素质的完善。事业单位档案管理的规范化，还需要从管理人员自身素质入手，管理人员是档案规范化管理的实施者和执行者，它是档案管理的主体。一旦管理人员的业务素质缺失，就会导致整个档案管理工作质量下降，工作中出现很多细节上的失误，档案的最终利用率下降，因此，对于事业单位来说，就需要将管理人员的业务素质提升作为重点来抓，定期对管理人员进行培训，强化责任意识，明确档案管理的重要性，对自身的岗位工作有一个明确的定位，也可以鼓励管理人员自主学习和完善自身素质，多参加岗位知识和技能大赛，密切和其他工作人员之间的交流与联系，取长补短，从而提高档案管理水平。