做好档案宣传工作的策略探析

2016-11-26广西民族大学管理学院黄小蕾张璐

办公室业务 2016年18期

文/广西民族大学管理学院黄小蕾张璐

做好档案宣传工作的策略探析

文/广西民族大学管理学院黄小蕾张璐

档案宣传工作是我国档案事业的重要组成部分，是增强社会档案意识和优化档案外部环境的重要途径。通过档案宣传扩大档案及档案工作的社会影响，使社会各方面都能关心、重视并支持档案及档案工作，使档案工作与其他社会各项工作协调发展，有效地服务于社会主义现代化建设。本文就档案宣传工作发展的现状和存在的问题进行分析，并在此基础上提出相关建议。

档案工作；档案宣传；策略

档案宣传工作主要是宣传党和国家关于档案工作的法规、政策和指示，揭示档案工作的意义和社会地位，明确档案工作的奋斗目标与任务，以期发挥档案的社会效益。

一、档案宣传工作发展的历史回顾

（一）档案宣传工作的历史背景。根据史料记载，早在周朝，我国便有了原始的档案宣传，只是封建社会的统治阶级一般将档案典籍视为王室的专有财产，不对外发布。因此，档案宣传工作的发展受到了阶级与时代的限制，并未达到广泛的利用。此外，这一时期还存在另一种形式的档案宣传工作，即一些文人学者出于对史学的研究的需要或是对文化传承的使命感，利用典籍的同时也在传播典籍，这在一定程度上对档案与档案工作进行了直接或间接的宣传。我国档案宣传工作经历了从初级到高级的发展过程，新中国成立后，档案宣传工作虽有一些挫折，但总体上是前进的，其初步发展的原因，主要有以下几方面：第一，社会政治经济环境的变化和学习苏联经验。第二，党和国家领导人对档案工作的重视。第三，档案工作者和学者对档案工作的推动。

（二）档案宣传工作的恢复发展。“文革”时期，党和人民遭受了建国以来最严重的损失和挫折，“文革”结束后两年，整个档案事业仍停滞不前，档案工作仅是局部在进行。1978年3月，中国社会科学院规划办公室主持了档案科学规划座谈会，档案工作者明确提出恢复国家档案局等建议；1980年5月中共中央书记处作出了开放历史档案的决定；1987年9月正式公布《中华人民共和国档案法》；1979年我国响应国际档案理事会的倡议，与世界各国同行一起举办了国际档案周活动；直至21世纪计算机技术的普及，我国档案工作获得了良好的发展条件和路径，档案宣传工作有了长足的发展空间。

二、档案宣传工作取得的成绩

（一）档案工作和档案事业获得新的发展。档案工作部门由于其管理实体的重要性和自身的特点，往往被赋予了神秘感，而档案宣传工作的开展却为档案工作和档案事业的进步起到推动作用。目前在信息化的时代背景下，各级档案馆已经能够改变观念，充分运用馆藏优势，配合国家方针政策的需要，结合社会热点，积极开展档案宣传工作，使档案和档案工作走入人们的视野，让人们认识到档案与其生活息息相关，以此不断推进我国档案事业的发展。例如山西平遥县档案局和县电视台联合摄制了《历史的见证，无价的宝藏》电视专题片，通过档案信息资源的整合，利用这种新颖的宣传方式让人们直观地认识档案、了解档案，激发民众走进档案馆利用档案的热情。

（二）档案宣传方式更为丰富多彩。新媒体时代的到来，档案的宣传形式呈现了多样化的特点。我国的档案宣传工作从新中国成立之初以发文办会、开设展览、创办档案专业的期刊、出版档案书籍为主转变为利用档案报刊和书籍、利用新闻舆论方式，独立或者配合其他部门拍摄了大量的电视剧和纪录片，以及建立档案馆的官方网站，编史修志方式的延续，还有开辟电视节目、举办知识竞赛、有奖征文、档案博客等形式，档案宣传的方式变得丰富多彩。

（三）社会档案意识和档案法制观念得到增强。《档案法》的颁布对于培育社会档案法治观念起到极大的作用，自上而下的法理要求不仅能够宣传档案工作的重要性，而通过档案宣传工作，档案的法律法规能够得到宣扬，起到全民参与的作用，营造了学法、知法、懂法的氛围，让公众不仅懂得拥有利用档案的权力，更重要的是知晓了保护档案的义务。

三、档案宣传工作存在的问题

目前，我国档案宣传工作整体的发展态势良好，取得了一定的成绩，但仍然存在一些不足，如外界对“档案”的认识漠然的情况依旧存在。档案宣传工作与其他方面相比，明显滞后，亟待改进，具体而言主要存在以下几个方面的问题：

（一）档案宣传工作发展不平衡。档案宣传工作发展的不平衡，在宣传对象上表现为对内和对外的不平衡。长期以来的档案宣传工作，仍是在一个“怪圈”中循环，也就是说，档案工作者往往既是宣传者，又是被宣传者，会议办给自己听，文件、刊物办给他们自己看，逐步形成了在自我封闭的圈子里大谈档案工作重要性的现象。另外，外界关于宣传档案工作者的精神风貌、先进事迹等难以见到，对档案和档案工作的宣传更少，客观上对档案工作需要的外部环境难以形成有力的影响。

（二）宣传机制不完善，没有形成宣传合力。现今，对于关乎国家和社会的重大活动和重点工作，整个社会档案系统内部的档案宣传工作几乎是各自为战，缺乏统一的部署安排，无法造就强有力的社会影响力。各个档案馆内的领导层、管理层、工作人员虽然都在自己的工作岗位上对社会公众进行档案的宣传和推广，但由于职责和分工的不明确，造成档案宣传无法形成合力的不良局面。

（三）宣传形式不够灵活，缺乏吸引力。当前，各档案馆的现代化管理发展很快，利用计算机进行目录管理，用缩微技术、光盘技术进行原文管理，一些档案馆的库房现代化管理也颇具规模，不仅拥有现代化管理的硬件和软件，而且拥有一批与之相适应的专业人才队伍，在最大限度延长馆藏档案的寿命、发挥档案效益等方面取得了成效。可是我们的档案宣传仍不善于根据不同的宣传对象，采取不同的方法，以求最佳的宣传效果。大多是用传统的几种方法，一成不变或变之甚少的内容去进行宣传，其结果也只能是事倍功半，难以达到预期目标。

（四）宣传对象层次不一，造成档案需求目标多样化。随着我国信息资源共享系统战略的推进，人们在工作、生活、休闲等方面需要查阅大量档案资料，档案馆开展档案宣传工作正是为适应这一社会需要而采取的有效措施。档案宣传面向的不应仅是职能部门或者领导层，而应是面向社会大众。但是，由于人们的价值取向、生活经历、职业选择和受教育程度有较大差别，故而在对档案资料需求方面也有很大的不同，存在层次分散、差异较大的情况，表现为有的用户只是进行查档求证，有的是用于科学研究，而有的仅仅是为了休闲利用，就此形成了档案需求目标的多样化，这给档案宣传工作带来巨大的挑战，为此则需要档案工作者追踪用户的信息利用习惯，分析用户的信息需求。然而，在实际工作中，档案宣传往往忽略了需求的层次性，缺乏针对性的方针。

四、改进档案宣传工作的策略

档案宣传工作是档案部门日常工作的一项内容，它架起档案及档案机构与社会各界及广大民众的沟通桥梁。面对当前的社会环境和档案工作的任务，档案宣传工作是档案部门及人员一项长期而又艰巨的任务，因此，从以下几个方面着手，改进档案宣传工作中存在的不足：

（一）做好档案基础工作，谋划有利的外部环境。档案宣传工作作为档案事业的一部分，与其他各项业务工作相辅相成，所以，必须加强档案宣传工作与其他业务工作的关系，做好档案的基础性工作。在进行档案宣传活动时，档案机构除了要考虑本单位对档案的需求外，也要把档案工作的服务对象定位于普通的社会公众。因此，档案部门对内增强档案管理的能力，做好档案收集、整理、保管、编研、检索、利用等基础方面的工作，保障宣传工作的发展，再以宣传工作促进基础工作的开展。为营造有利的外部发展环境，档案部门在对外开放的档案内容、活动的场所、管理水平、工作效率等多方面要加以改进和提高，以适应和满足社会大众对档案的要求，谋划有利于档案宣传工作发展的外部环境，知晓公众对档案宣传工作的评价。

（二）完善宣传机制，打造强有力的宣传队伍。档案宣传工作是一个复杂性的、系统性的和长期性的工程，需要建立一套科学完善的运行机制。一是需要每个档案馆建立起党政领导、管理干部和工作人员齐抓共管、上下合力的宣传机制和领导机制。二是需要各级各类档案部门之间加强配合协作，增强档案宣传的系统性和整体性。三是需要各级政府职能部门与社会力量的参与，包括社交媒体、社会团体的积极参与。通过建立联动机制，建设覆盖全社会的档案宣传网。

各级档案馆重视档案宣传队伍建设，要切实抓好各级档案馆专职档案宣传队伍的建设，通过加强宣传理论和业务技能培训，使他们成为业务精良、善于宣传推广档案馆信息服务的专业人才。还要抓好兼职档案宣传队伍建设，兼职人员队伍也是档案宣传工作的组成力量，对于这一支工作队伍，档案馆可以聘请一些熟悉档案业务、热爱档案事业、具有广泛群众基础的社会人员担任志愿宣传员，注重对这支队伍开展业务培训，加强工作上的指导，使他们在档案宣传中真正能够起到辐射和带动的作用。

（三）借鉴图书馆、博物馆宣传工作的经验。档案馆和图书馆、博物馆一样承载着为社会公众提供知识和文化教育的职责，对社会开放，为各项事业的发展提供服务，是以学习、教育、娱乐为目的的社会公共文化机构。图书馆在宣传工作方面主要是通过运用各种宣传手段和塑造服务形象来进行。在宣传方法上，一方面重视传统的宣传手段。另一方面组织策划各类活动，以优质服务进行图书馆形象宣传。博物馆在宣传工作上主要是通过“博物馆巡礼”，语音播放讲解，还向社会征集馆徽。因此，档案部门可以借鉴参考博物馆、图书馆的方法来开展宣传工作，面向公众利用多种手段、开展各类活动，提供优质的服务，打出服务口碑。

（四）根据宣传对象提供相应的档案信息的受传者。理清档案宣传工作中的目标受众，有助于宣传工作落实到位，真正达到信息需求与信息传送相匹配。那么在认识宣传客体规律的过程，就需要分析不同的群体，使得宣传主体对客体的情况逐渐知晓，提高宣传工作的效果，采取轻重缓急的宣传对策，根据相应人群的特点，并结合他们的需求，采取相应的宣传手段，提供针对性的信息服务。