如何建设规范化的政府采购档案管理工作

文/洮南市人民政府采购中心 金国辉

如何建设规范化的政府采购档案管理工作

文/洮南市人民政府采购中心 金国辉

本文通过对政府采购档案的内涵和意义进行分析探究，并相应地提出建设规范化的政府采购档案管理工作的方法，有效提高我国政府采购档案管理工作水平，促进我国政府采购档案管理工作的规范化、科学化发展。

建设规范化；政府采购档案；管理工作；分析探究

政府的采购工作是一项规模较大的系统性工程，需要根据法律规定的方式、程序和方法等，对具体的物品进行采购，并且在政府采购的整个活动中，政府采购档案管理工作尤为重要，它是对政府采购行为和相关决策的详细记录，具有真实性、客观性、反腐倡廉等功能，不仅可以提高政府采购工作的效率，同时对政府良好社会形象的树立也有着重要的作用。

一、政府采购档案的基本内涵及意义

（一）政府采购档案的基本内涵。政府采购档案主要就是对政府进行采购活动的整个过程和相关决策内容的详细记录，是指我国政府采购管理工作部门、相关采购工作人员、各个采购代理部门在政府采购活动中的记录，一般情况下都是以图片、表格、硬盘、文字、声像等形式存在的，有利于实现各个政府部门公平、公开地进行采购活动。

（二）政府采购档案管理工作的意义。政府采购档案管理工作是我国政府强化管理、提高采购管理和规范采购行为的重要工作内容。它可以为政府的采购行为进行详细记录、统计分析、结果总结、财政支出的节约、接受监督部门的检查、处理各项采购活动的问题提供有力证据，强化政府采购档案的具体管理工作可以有效规范政府的各种采购行为，对维护社会稳定发展和国家利益有着重要的意义。此外，建立完善的政府采购档案管理机制，有利于推进政府的清正廉洁建设，帮助政府树立良好的采购形象和社会公众形象。

二、建设规范化的政府采购档案管理工作的方法

（一）建立健全政府采购档案管理体系。政府在采购档案的管理工作过程中，要选用工作人员来专门负责采购档案的管理工作，对政府的采购活动和相关决策进行详细的记录和收集，将收集到的政府采购档案以时间的顺序或者是特征进行合理的分类、管理、编排等，保证政府采购档案管理朝着合理化、科学化的方向发展，防止各种不良因素对采购档案的破坏，强化对政府采购档案的管理工作，提高采购档案的有效使用年限，保证政府采购档案的全面性和完整性，不仅可以提高政府采购档案的利用效率，同时还可以对政府采购过程中的具体行为进行全面反映。

（二）完善政府采购档案的管理制度，保证采购档案的安全性。政府要建立完善的采购档案管理制度，并保证采购档案的安全性和完整性，促进政府采购档案的可持续健康发展。首先，政府要建立健全采购档案的相关借阅制度，对于那些已经整理好的政府采购档案文件，如果没有领导的批准和允许不得私自进行借阅和查阅。如果是工作原因需要借阅采购档案，借阅人需要通过写申请书或者填申请表，并在其中详细说明所借档案的名称、借阅日期、借阅数量、保管方法以及借阅的具体原因等，交给相关部门或领导审核后才可以进行借阅。但是，对于那些关于商业的机密投标文件却不能随意进行借阅，防止政府的机密文件发生泄露。

（三）要明确政府采购档案工作的职责，提高采购档案管理工作人员的业务水平。在当前政府采购档案的管理工作过程中，由于政府采购档案的管理工作人员普遍存在专业素养和职业水平不高的现象，大部分档案管理工作人员身兼数职，很多甚至没有相关的工作经验以及没有经过档案知识培训，对我国当前政府采购工作的相关程序和法律规范并不了解，进而无法有效地对采购档案进行收集、归档和整理，致使政府采购档案的管理工作效率低下。由此可见，我国政府采购档案管理人员的职业素养和能力还有待进一步提高和加强，需要档案管理人员不断学习档案管理方面的新知识、新技能，熟练掌握当前我国政府存在的相关法律法规和工作要求，加强自身对政府采购档案工作的认识和了解。同时，政府还应该对档案管理工作人员进行定期培训，让档案管理人员熟练地掌握采购档案工作的具体环节，提高档案管理工作人员的业务水平和职业技能，掌握高效合理的档案管理方法，提高政府采购档案管理工作的效率，提高政府采购档案资料的使用寿命。

（四）从根本上掌握政府采购档案信息的精准性和真实性。政府采购档案管理人员在对相关资料进行建档时，要保证书写的字迹清晰，必须选用钢笔书写或者是打印，保证政府采购档案的原始性。归档后的资料一律不允许随意地修改，并且在借阅的过程中不可以在档案资料上进行标记，例如划线、折叠、圈点、折页等，保证政府采购档案的完整性。此外，政府各项目的负责人在完成工作之后，需要立刻将项目资料交给档案管理工作人员进行建档，然后档案管理人员在对各种资料进行整理、分离、立卷、归档、保存等，保证政府采购资料档案的全面性和真实性。

三、结语

总而言之，政府采购档案的相关管理工作是政府采购工作中的一项非常重要的环节，强化政府采购档案的具体管理工作可以有效规范政府的各种采购行为，对维护社会稳定发展和国家利益有着重要的意义。因此，我国应该建立健全政府采购档案管理体系；完善政府采购档案的管理制度，保证采购档案的安全性；要明确政府采购档案工作的职责，提高采购档案管理人员的业务水平；从根本上掌握政府采购档案信息的精准性和真实性，有效提高我国政府采购档案管理工作的效率。

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