当前档案收集工作存在的不足及对策研究

文/四川省阿坝州九寨沟风景名胜区管理局 刘莉

当前档案收集工作存在的不足及对策研究

文/四川省阿坝州九寨沟风景名胜区管理局 刘莉

本文针对当前档案收集工作存在的不足，提出相关对策，以期能够有效提升档案收集的效果，增强档案管理工作质量，最大限度地实现档案资源的利用价值，为企事业单位的经营管理服务。

档案收集；收集归档；对策

一、当前档案收集工作存在的不足

档案收集工作可以说是开展档案管理的起点和基础环节，也是保证后续的档案管理工作得以顺利进行、决定档案管理工作质量的关键环节。一直以来，档案收集工作始终是档案管理的难点所在，而困扰着档案管理人员的两大难题便是收集难和收集质量的问题。当前我国社会经济快速发展，对档案管理的利用有了更高的要求，在这一形势下，档案收集工作所呈现出来的问题也日益突出，档案资料收集不及时、不齐全、不合要求等现象比比皆是。当前各类文件、资料的数量及种类日益增多，图片及影像档案资料的信息量不断加大，档案收集的领域跨度较大，致使档案收集工作的任务极为繁重，而现代化信息技术的广泛应用，大量电子文档的出现及应用，形式多样的保存格式及更新快速的软件等运用，也使档案收集工作的难度大大增加了。而在实际工作开展中，档案管理制度的不完善，档案管理意识不强，档案管理人员的工作得不到应有的重视，积极性不强，工作态度被动，缺乏创造性等问题，也在一定程度上影响了档案收集工作的开展及其质量。当前需要直面档案收集工作存在的不足，努力应对，不断有效提升档案收集的成效，为档案的集中统一管理奠定基础。

二、加强档案收集工作的相关对策

（一）确立科学的档案收集归档制度。科学的档案收集归档制度为齐全、完备地开展档案资料收集工作提供重要保证，因而在新形势下，企事业单位应与时俱进，根据自身实际不断改进原有档案管理制度，科学地予以完善，制定切实可行的档案收集时间、归档质量要求、档案定期移交制度和联系催交制度、注意事项，确定档案收集的范围等，凡是能反映并记述单位生产经营管理活动且具有保管价值的图纸、图表、文字资料、计算资料、照片、图片、录像、录音等文件资料都应列入收集归档范围之中。在落实收集归档范围及时间之后，档案管理人员应及时了解并掌握档案资料信息，及时进行档案资料的催交，规避资料的漏交、少交或者不交现象，以确保档案收集工作能合理有序地开展。档案资料的归档也应遵循相关规定，保证文件材料在移交时完整和齐全，期限准确，并确保材料所用的纸张、书写格式、排列符合规范，档案管理人员在收集并接收文档后，按照档案材料内容合理进行登记、分类、编目，按标准进行统一编号，装订完整，依次摆放，保证案卷的整齐美观，便于查阅和利用。

（二）加强沟通协调。随着行业竞争的白热化，企事业单位的经营管理活动日益繁重，而档案收集工作本身就是一项较为繁琐的工作，需要各部门及相关人员的积极配合，因而需要档案管理人员在职责范围内加强与相关人员的沟通协调，以提高档案收集工作的效果。首先，做好档案工作的宣传。在单位内部宣传档案管理工作的重要性，使职工树立起良好的档案意识，努力争取领导及管理部门的支持，使单位自上而下都充分认识到档案工作的重要意义，自觉及时地进行档案资料归档。其次，加强与归档相关的各职能部门进行沟通协调。由于许多档案资料往往是分散在单位内部各职能部门之中，因此需要档案管理人员加强与相关职能部门之间的沟通协调，督促相关人员将档案文件材料保存好，并按时归档，通过沟通协调激发他们的主观能动性，寻求他们的支持和帮助，保证档案资料的完整性，以确保档案收集工作得以顺利开展，提升档案收集与归档的效果。三是与档案利用者进行充分有效的沟通协调，档案管理工作的根本目的是充分发挥其利用价值，为单位的发展服务，因而加强与档案利用者的沟通协调，主动去了解利用者的需求，及时获取真实的档案利用情况和信息反馈，并根据利用反馈的情况不断改进档案工作的思路和方式方法，根据单位的信息动向、信息需求及实际情况，按计划、有针对性地开展档案的收集归档工作，充分发挥档案管理工作的效能。

（三）改进收集办法。当前企事业单位的档案资料日益丰富且多元，传统的被动式收集办法往往导致资源漏收等现象，因而应不断改进收集办法，以适应现代社会的要求。除了加强与各职能部门之间的沟通协调，及时对相关文件资料进行收集归档，保证资料收集的连续性和完整性，还可以综合采取日常收集、专题收集、集中收集、跟踪收集等方法，不断提高收集效果。日常收集贯穿于档案管理的日常过程，需要档案管理人员随时将处理完毕的文件材料收集起来，对于那些能够单独组卷的档案材料，随时予以装订成册，便于有效归档。专题收集可针对单位定期开展的重要工作安排及大型活动等，通过专题的形式将工作及活动中所形成的文档材料收集起来，将其完整、系统地予以归档，便于今后的查阅和利用。集中收集是档案管理人员定期对单位各部门的在特定时间段所形成的文件资料进行全过程、全方位收集的办法，以便于利用者及时了解各部门各时期工作状况，从而有针对性地调整并制定管理策略。跟踪收集则是档案管理人员在整理档案资料的过程中，或是就档案的利用中存在的问题，以追踪的形式，顺藤摸瓜，开展档案收集工作，以寻找问题的源头及解决办法。多种收集办法的综合运用，能够提升收集的效果，扩大档案的收集范围，丰富档案资源，最大限度地实现档案资源的利用价值，为企事业单位的经营管理服务。

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