新时期电子档案在档案管理中的应用

2016-11-26巨野县卫生和计划生育局刘丽华黄秋平

办公室业务 2016年18期

文/巨野县卫生和计划生育局刘丽华黄秋平

新时期电子档案在档案管理中的应用

文/巨野县卫生和计划生育局刘丽华黄秋平

新时期，电子档案在档案管理中应用具有重要意义，能确保档案安全、提高管理效率。但目前管理工作存在一些问题，主要表现为安全管理不足、相关制度缺失、人员素质偏低。为弥补这种不足，需要采取有效的改进对策：加强安全管理、完善管理制度、提高工作人员素质，并重视电子档案备份、优化管理服务方式。

新时期；电子档案；档案管理；安全管理

新时期，在信息技术和互联网技术不断进步和应用的时代背景下，档案管理工作也面临全新变革，电子档案出现并得到广泛应用。同时，为促进电子档案更好发挥作用，采取有效措施，提高电子档案管理水平是必要的。本文将结合电子档案管理需要，有针对性地提出管理对策，希望能为实际工作开展提供启示。

一、新时期电子档案在档案管理中应用的意义

随着信息技术和计算机技术的发展进步，新时期电子档案的应用越来越广泛，并发挥十分重要的作用，其重要意义表现在以下几点：

（一）确保档案安全。电子档案管理工作中，安全问题尤为突出。因此，为促进电子档案安全管理水平的提升，避免电子档案受到损失，应该结合具体需要，构建完善的完全管理制度措施。同时还要明确管理人员的职责，让他们有效适应电子档案管理需要，并做好备份工作，综合应用防火墙技术，密钥技术，重视病毒查杀，加强安全防护工作，避免电子档案受到不必要的攻击和破坏，进而确保电子档案的安全。

（二）提高管理效率。电子档案将纸质档案进行扫描和处理之后，进行存储和分类，方便统计和查询，为广大用户使用电子档案创造便利。同时还能为用户提供优质服务，减轻管理人员的劳动强度，让他们有效适应管理工作需要，实现提高电子档案管理水平的目的。

二、新时期电子档案在档案管理中应用的不足

虽然电子档案的出现，对档案管理具有重要作用。但由于受到制度、人员等因素制约，当前电子档案管理仍然存在不足，存在的问题体现在以下方面：

（一）安全管理不足。未能结合电子档案管理工作需要，构建健全完善的管理规章制度，制约安全管理水平提高。管理人员安全意识淡薄，难以全面提升安全管理水平，忽视电子档案备份，一旦丢失，数据无法找回。

（二）相关制度缺失。电子档案制度缺失，相关规定不完善，难以有效约束和规范管理工作，制约电子档案管理的规范化和制度化进程。同时，相关工作人员责任不明确，电子档案管理责任制没有严格落实，影响管理工作水平提升。

（三）人员素质偏低。一些管理人员素质偏低，未能有效适应电子档案管理需要，管理专业技能缺乏，现代信息技术应用水平不强，也忽视加强管理培训工作，制约信息技术应用水平和电子档案管理效率提升。

三、新时期电子档案在档案管理中应用的对策

为弥补电子档案管理的不足，促进管理水平提升，结合新形势和新要求，根据存在的问题，笔者认为可以采取以下对策：

（一）加强安全管理。重视软件维护，确保电子档案安全有效运营。完善安全管理措施，预防安全隐患发生，明确管理人员的职责和权限，让他们有效开展安全管理的各项工作。另外还要加强软件和系统更新维护，确保电子档案存储设备安全。落实专机专用制度，保证电子档案存储设备处于良好性能和运营状态。做好日常巡视工作，注重电子档案备份，避免出现安全隐患。加强网络防火墙建设，重视安全密钥的使用，合理设置密码，防止受到攻击和破坏，促进电子档案安全管理水平的提升。

（二）完善管理制度。根据电子档案管理需要，建立完善的管理制度，明确管理的目的、流程和方法。落实管理责任制，让每个管理人员有效开展管理工作。这样既能预防安全隐患，还能推动电子档案管理的规范化和制度化，保障电子档案管理效率提升。

（三）提高工作人员素质。管理人员要了解电子档案的信息，挖掘、开发和综合利用电子档案资源。及时存储电子档案信息资源，构建完善的资源库，方便电子档案资料查询。提高管理人员的服务意识，加强管理培训，具备爱岗敬业精神，具有服务意识和奉献精神。构建先进的网络服务体系，提供在线咨询服务，提升管理水平。

（四）重视电子档案备份。电子档案要及时备份，保证其安全性与可靠性。对相关软件定期升级和维护，使软件处于良好性能和运营状态。加强备份管理，避免资料丢失，改进并应用现代化管理手段，有效保障电子档案的安全。

（五）优化管理服务方式。综合利用多媒体技术、光盘制作技术、信息技术，为用户提供个性化服务，促进电子档案资源共享。为用户提供在线咨询服务，完善电子档案咨询平台，严格各项操作，优化管理服务方式。