新形势下电子档案管理的优化策略及有效措施

2016-11-26巨野县卫生和计划生育局陈素英谢霞

办公室业务 2016年18期

文/巨野县卫生和计划生育局陈素英谢霞

文/巨野县卫生和计划生育局陈素英谢霞

由于相关制度不完善，管理人员素质偏低，新形势下，电子档案管理仍然面临一些问题与挑战，主要表现为原稿管理被忽视、归档管理不被重视、档案安全管理不足。为弥补这些缺陷与不足，实际工作中应该采取优化策略和有效措施，加强原稿管理、完善规章制度、重视安全管理，并注重管理培训，提高管理人员素质。

新形势；电子档案管理；规章制度；安全管理

新形势下，随着计算机和信息技术的发展与进步，电子档案出现并得到越来越广泛的应用。通过电子档案的应用，不仅可以方便档案资料查阅和检索，还能减少档案的占用面积，方便携带，更好满足使用者的需要。同时，为促进其作用有效发挥，应该加强管理工作，促进电子档案管理水平的提高。但目前电子档案管理工作中，一些人员素质偏低，制度不健全，导致管理仍然存在不足，应该采取优化策略和完善措施。

一、新形势下电子档案管理面临的问题与挑战

新形势下，虽然电子档案的应用越来越广泛，其作用也愈加明显。但由于管理制度不完善，一些管理人员素质偏低，当前电子档案管理仍然面临以下几个方面的问题与挑战：

（一）原稿的管理被忽视。为方便打印，人们习惯应用计算机起草和制作文件。但文稿一旦打印完成后，很多人容易忽视电子文件的管理工作。多数人不注重加强电子文件管理工作，或者未能将其保留下来，文件被清除或被新的文件夹覆盖。一些人员忽视保护文件夹，对文件任意进行增减、删除或篡改操作，导致原始的电子文件面目全非，失去归档保管的作用，需要采取改进措施。

（二）归档管理不被重视。传统的纸质档案都是在文件形成后，由管理人员分类和编号，然后交由管理部门和工作人员进行管理。纸质档案的使用时间较长，工作人员经验丰富，总结出行之有效的工作流程、方法和原则，相关制度也比较成熟，有利于提升档案管理水平。而电子档案写在磁盘上，方便修改，制作和修改完成后存储于磁盘中，并保留在信息数据库，方便档案信息资源共享。但由于电子档案的生成环境特殊，从制作到归档，不能按照纸质档案的方式进行，电子档案的归档管理也容易被忽视，制约管理水平的提升。

（三）档案安全管理不足。电子档案如果被盗取，其受损坏程度往往比较严重，甚至导致档案数据资料难以恢复。一些单位忽视建立完善的管理制度措施，安全管理不被重视，安全防护技术手段不足，未能综合应用防火墙技术、密钥技术等，安全管理制度措施也没有被严格执行，制约电子档案管理水平提升。

二、新形势下电子档案管理的优化策略及有效措施

为弥补电子档案管理的不足，根据新时期和新形势，以提高管理水平为目的，笔者认为应该从以下方面入手，采取优化策略和改进措施。

（一）加强原稿管理，重视电子文件收集。电子档案制作或打印之后，不能任意删除或修改，而应该加强原稿管理，做好存储和备份工作。同时注重电子文件收集，与纸质档案完全不同的是，电子文件的收集方式、范围和要求也不同。草稿文件一般不具备正式的文件功能，可以不保留。对具有辅助作用的文件、正式的文件应该做好搜集工作，进行整理和归档。并与纸质档案建立对应关系，方便查阅和使用。还可以将其制作成纸质拷贝件或微缩品，避免电子档案丢失。

（二）完善规章制度，加强归档管理工作。完善电子档案管理规章制度，推动管理工作制度化和规范化。明确相关人员的职责和权限，让他们有效适应电子档案管理需要，严格落实各项制度措施。重视电子档案综合利用，加强管理，使管理和利用工作更为有效地开展下去。电子档案归档过程中，可采用硬盘存储或外部载体保存，避免受到不必要的损失。

（三）重视安全管理，健全安全管理制度。加强电子档案安全管理工作，注重安全防范工作。要综合采用加密、签署、信息认证、身份验证、防篡改等措施，实现对电子档案的有效管理。还可以将其修改为只读性文件，防止被任意修改，保护电子文件的原始结构，增强其安全性与可靠性。做好备份工作，综合应用加密技术、访问控制技术、数字签名、信息备份与恢复等措施，实现对电子档案的有效管理，确保其安全可靠。

（四）注重管理培训，提高管理人员素质。引进基础扎实、责任心强、信息技术应用水平高的管理人员，实现对电子档案的有效管理。完善管理培训制度，学习相关理论和前沿知识，促进电子档案管理效率的提升。管理人员要加强学习，掌握档案管理制度和规范要求，提高计算机业务水平，有效利用其开展档案管理工作。积极参与档案管理业务培训，丰富理论知识，提升爱岗敬业精神，增强动手操作能力，有效提升电子档案管理水平。