档案工作的创新服务势在必行

文/宁德职业技术学院学工处 林华

档案工作的创新服务势在必行

文/宁德职业技术学院学工处 林华

本文围绕创新服务做文章，突破那些与时代发展不适应的工作理念和模式，紧紧围绕服务这个主题，更新服务观念，拓展服务领域，改革服务方式，全方位地为经济建设和社会发展服务。

档案；创新；服务

近年来，随着计算机技术、网络技术在档案部门的大力普及与发展，档案信息资源服务的基础和手段正逐渐向数字化、网络化方向转变。基于网络的档案信息服务作为一种趋势，不仅是服务手段的拓展，更成为众多档案部门探索与实践的重点。与工作开展和利用者多样化、综合化、便捷化的需求相比，还存在着不小差距。

一、更新服务思想观念

档案工作服务机制是创新的前提，创新的前提是观念的更新。创新档案工作服务机制，要求我们解放思想、转变观念、统一思想，树立正确的、全新的档案服务意识，树立档案工作为社会服务、为政治服务、为经济服务、为领导服务、为人民群众服务的观点。根据我国现状，现代的社会化大生产逐步由过去的劳动密集型走向自动化、程序化。计算机管理广泛应用于生产管理活动的方方面面。因此，档案工作者的重要使命就是开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制，积极主动地为经济建设主战场服务，为全面建成小康社会服务。要通过计算机网络为经济社会提供服务，就必须加强各项事务管理，促使档案管理科学化、现代化。

二、创新服务手段

（一）建立档案网页，开展网上利用服务。档案部门要充分利用单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，实现档案信息的网上检索，为各部门提供更好的服务。目前，国内许多单位档案室利用互联网开展的网上档案查阅服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源化、数据库化、档案信息服务利用网络化、档案管理工作自动化、档案信息管理法制化，建立“大档案”。如：输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索；档案室与各部门密切配合，可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于宣传和利用。

（二）建立电子文件档案数据管理中心。加强与本信息管理部门的密切配合，建立电子文件档案数据管理中心。该中心设在本单位综合档案室，是单位信息资源库的重要组成部分。电子文件档案数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。

（三）电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在综合档案室的服务器上归档。例如：为了方便下级或管理部门、互联网上本单位的各部门通过网站传送自己单位非保密的档案全文，档案室自行开发了“电子文件全文自动上传归档系统”该软件可以利用身边联入网站的计算机，足不出户就可将电子文件全文自动上传到综合档案服务器归档，而不需跑到档案室，也不必交任何光盘或软盘。

三、开展多种服务

（一）开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活环境，使人们更注重信息的时效性，希望能通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的手工式的档案提供利用方式必将逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。

（二）提供查询和咨询服务。档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案室通过电子邮件在网上进行快速通信，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和咨询服务。

（三）开展现行文件阅览服务。随着改革开放的不断深入，到档案室查阅有关部门制定文件的人员逐年增多。为适应新形势的发展，必须进一步转变工作职能，提高工作效率。目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学管理和使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，从数据库中得出最主要的经验有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和本单位档案目录库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高。

四、拓展服务领域

（一）信息服务的社会化、多主体。由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要有针对性地为特殊利用者提供特定服务。在信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展，人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越来越复杂，越来越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。

（二）兴办服务实体，发展档案产业。在信息化社会的今天，从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案室也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识经济时代档案室的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。

对于档案信息的开放和开发，档案工作者应当树立服务意识和产业意识，面向经济建设主战场主动出击。如在汇编专题信息方面：开发科技信息，帮助引进开发先进技术产品；开发经济信息，为结构调整服务；开发市场信息，为保护合法权益服务；开发房地产信息，为城市改造和建设服务等。

（三）档案管理将进入社会信息网络的新天地。伴随着电子商务时代的到来，档案管理也伴随着信息资源的交流和互换进入到社会信息网络的新天地。

档案工作者对电子档案的来源与形成的关注由原来的内部网而扩展到地区、国内及至国际范围内的整个网络。档案人员除了要继续做好档信息资源的收集和保管，更多地了解需求，扩大服务内容外，一方面要配合现代的营销手段，同领导及专业人员一道，建立信息资料库，选取最能体现优势、树立良好形象的信息资源上网，宣传自己和展示自己，吸引客户和占领市场；另一方面要从网上获取有效信息为领导经营决策、为生产建设发展提供服务，主动地、全过程地提供产、供、销、科技、质量、资金、政策等多层次的信息，建立起一套科学的、多功能的、高效的、灵活的紧密联系市场的档案信息管理体系。这的确给档案工作者提出了又一次挑战。

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