浅谈档案管理工作内容及模式转变

文/吉林省四平市铁西区法律援肋中心 孙丽

浅谈档案管理工作内容及模式转变

文/吉林省四平市铁西区法律援肋中心 孙丽

传统档案属于纸质文字形式，管理工作任务繁杂，工作量大，需要多人合作完成。在我国信息技术不断发展的大环境下，档案由纸质形式已经变为了电子形式，档案管理工作也应该与时俱进。因此档案管理工作内容和模式会发生较大的改变。笔者根据相关工作经验，主要探析档案管理工作内容及模式转变的相关问题，供大家参考。

档案管理工作；内容及模式；转变

近些年，我国计算机信息技术的普及程度在逐渐增强，已经步入了数字化时代，信息技术对于各行各业的管理工作发挥着重要作用。档案管理也已经转变为电子化管理模式。这一转变使办公速度更快，使档案记录的管理过程更加科学，信息更加完整和准确，信息传递更加及时。但是计算机系统对档案的管理也存不稳定等问题，对此都需要采取科学有效的对策，保证信息化档案管理具有较高的安全性。

一、档案管理工作内容的转变

相对于传统纸质形式，电子媒介的管理更加先进，主要的工作内容已经由纸质的文字保管转变为了计算机电子信息管理，管理效率更高，更加系统，信息化的控制保证出现差错的几率较低。

（一）档案资料的收集更加完整。传统的档案收集工作需要对形成的档案进行归档。通过纸质文字的形式记录相关议案，人们查阅和保管都比较困难。档案经过长时间的储存，纸质会出现泛黄的现象，字迹也会变得非常模糊。同时对于议案的记录只有结果，无法对议案的全过程进行准确的记录，可能会使议案过程中一些新颖的方法和意义被漏掉。电子档案就完全克服了纸质档案的不足，可以对议案的全过程进行记录，并且可以将其上传至计算机进行系统化保存，因此这种档案收集管理方式更加系统和全面，操作也更容易，也不会出现过大的漏洞。

（二）保存档案更加简单。电子化档案的保存需要借助计算机系统，其操作过程非常简单，可以摆脱传统档案保存费时、费财和费力等不足。同时也能避免纸质档案被鼠虫啃咬。因此计算保管的先进性显而易见。工作人员只需要将档案存入计算机特定的系统，再在其中输入检索词，就可以查到需要的档案。以前需要很多人协作完成的工作，在计算机的辅助下，可以一个人顺利完成。此外，电子版的档案具有不易更改的特点，因此这种形式的档案真实有效性更高。电子档案的收集，保存都非常方便。如果人们需要获取信息可以及时通过计算机调出档案，只要保证电脑是最新的软硬件配置，并且有足够的内存就可以。但是受到电脑不稳定性的影响，其出现信息丢失的可能性较大，因此对档案的备份是很有必要的。

（三）加强计算机系统的安全防范措施。计算机系统一旦出现问题，档案会面临丢失的风险。因此，需要做好安全防范工作，包括建立完善的管理制度、操作规范和监督制度，约束和监督工作人员的工作行为。通过防火墙预防黑客攻击。如果档案内容非常重要，需要严格加密。电子档案不能对外公开，因此只能用局部网络。访问控制技术的应用可以保证档案不遭到非法访问。对于计算机服务器要及时进行杀毒，防止档案出现意外损失。此外，档案网络信息可以实行安全审计制度，加强档案信息的跟踪。一旦计算机信息系统发现了对档案的攻击，需要及时报警或采取关闭服务器等措施，保证档案信息具有完好性。

二、档案管理工作模式的转变

电子档案的管理内容和管理手段发生了变化，那么整个管理工作模式也会发生转变，主要包括管理理念的改变和管理制度的改变。

（一）管理理念发生了转变。档案内容包括经济、政治等。档案信息资源非常丰富，但是不能对外泄露。因此管理需要做好保密工作。在不被泄密的基础上，又要能提高查找的便捷性，实现档案管理的科学有效性。总之，通过电子化的档案管理，能够通过信息化管理技术服务于社会各个领域。

（二）管理制度发生了转变。因为信息的存储方式发生了改变，因此新型档案管理制度的建立是非常必要的。人们对纸质档案的安全性要求是不允许复制、拍照和偷盗等。通过人为的监控可以保证安全。但是对于电子档案的安全要求较高。档案信息开放的人群需要根据档案的秘密程度确定，档案材料不能随意拷贝。对于泄漏档案材料的人员要根据规定严格处罚。

三、总结

综上所述，档案存储方式的转变是计算机信息技术发展的必然产物。存储方式由纸质版变为电子版，其管理内容和模式，相对于传统管理挥发生了很大的转变。需要工作人员有较高的计算机管理水平，并能够及时预测和防范各种风险。文章首先分析档案管理工作内容的转变，再探析档案管理工作模式的转变。希望通过本文的研究对档案信息化管理水平的提高有所帮助。

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