工程建设项目中文档管理信息化的应用

2016-11-26中海炼化惠州炼化分公司张洁琼

办公室业务 2016年18期

文/中海炼化惠州炼化分公司张洁琼

工程建设项目中文档管理信息化的应用

文/中海炼化惠州炼化分公司张洁琼

新时代背景下，工程项目建设规模和投资规模不断扩大，工程项目文档信息量越来越大，管理难度随之提高，传统文档管理模式与技术手段已不能完全适用。传统管理方式不仅效率低成本高，且具有一定滞后性，信息利用率低下。为适应新时代，适应行业发展需求，应积极进行信息化建设，加强对信息技术应用，构建信息化文档管理模式，提高文档管理水平。本文针对工程建设项目中文档管理信息化的应用与重要性展开研究和分析，以促进文档管理职能的有效发挥。

工程项目；文档管理；信息化；重要性

工程项目文档不仅是工程建设凭证，更是工程建设科学研究的可靠资料，能够为质量原因分析、事故鉴定、责任判定提供参考资料和有效依据，对这些工程文档资料进行有效管理，不仅能保护文档资料，避免资料丢失，更能延长文档资料使用寿命，使其使用价值得以体现。但当前很多企业在文档管理方面存在问题，管理模式落后，管理有效性差，信息化程度低，文档管理难以得到有效落实。因此，为提高工程项目文档管理水平，建筑企业应积极进行文档管理改革创新，构建信息化管理模式，使文档管理职能得到最大化发挥。

一、工程建设项目中文档管理信息化的重要性

工程项目文档是工程项目建设前、建设过程中及竣工验收的真实记录，能为工程项目后期运维管理提供重要参考，其中包括：施工资料文件、工程验收文件、结构设计方案、工程收益评估报告、技术管理资料、实验报告、施工记录、质量评价意见等多方面内容，是质量原因分析、事故鉴定、责任判定的主要依据。在新经济环境下，工程项目规模不断扩大，结构越来越复杂，工程项目建设中产生的文档信息量越来越大，文件资料类型越来越丰富，使得文档管理难度随之提高。传统文档管理模式不仅人力物力投入大，劳动强度高，且纸质文档易破损、丢失、受潮，分类、编号、整理费时费力，已逐渐难以满足建筑行业发展需求。基于信息化模式下的工程项目文档管理，通过对信息技术、计算机技术、数据库技术进行应用，实现数字化、信息化、无纸化文档管理，能有效降低文档管理难度和劳动强度，节约文档管理财力物力人力投入。且这种模式下，文档信息的收集、管理、整合都通过计算机完成，文档数据储存在计算机或服务器上不易丢失和损坏，并能通过数据库进行文档管理解决数据冗余问题，通过数据索引功能快速对所需文档信息进行调取，有效提高文档信息利用率，提升工程项目文档管理水平，构建一种新型文档管理模式。

二、工程建设项目中文档管理信息化建设思路

21世纪是一个信息时代，信息技术被应用到各个领域，文档管理信息化已成为主流趋势。建筑企业应认清时代发展格局，积极适应新的社会环境，加强信息化建设，在文档管理工作中融入信息技术，构建信息化文档管理模式。下面通过几点来分析工程建设项目中文档管理信息化建设思路：

（一）提高信息化水平。文档管理信息化建设离不开软硬件基础设施的支持，所以建筑企业必须加快文档管理部门的信息化建设，提高办公信息化程度，引进先进软硬件设备。在具体建设中，要遵循经济性、实用性、针对性等基本原则，根据实际文档管理需求及资金基础来进行信息化建设。若有充足支持情况下，且文档数据信息量庞大，涉及利益相关方多，则可选择购买服务器，建设自身企业工作站，设置文档管理数据库。例如：Z640 E5-1620V3系统结构稳定，非常适合于工程文档管理。若缺乏资金可选择租用云服务器的方式，建设云档案管理存储模式。租用云服务器能节约大笔设备运维费用，但信息安全性和系统稳定性有待提高。

（二）文档信息化。想要建设信息化文档管理模式，必须要先实现文档信息化。因此，信息化建设中要合理设计文档管理系统，考虑文档资料采集与信息化应用问题。在文档管理系统设计中应选择模块化设计思路，信息采集模块应加强对CDR技术的应用，通过CDR来获取HIS、CLS等信息，对于无法自动采集的个性化文档数据可用利用EXECL进行录入。而文档管理与整合方面，应采取数据库模块对文档进行管理，并设置预览权限，确保文档信息安全性。

（三）加强信息人才培养。文档管理信息化建设离不开信息化人才支持，信息人才是实现文档信息化管理的前提基础。信息化文档管理与传统文档管理模式有着本质区别，不论管理模式还是管理技术都有很大不同，对相关管理人员信息技术水平和信息意识有更高要求。倘若文档管理人员自身不具备信息知识，不能进行信息化操作，文档管理信息化便无从谈起。因此，为适应文档管理新模式，建筑企业应加强信息人才培养，不但要组织现有人员进行学习培训，使其掌握信息技术，而且要引进新型专业信息人才，为文档管理信息化建设提供人力支持。