档案信息化的思考

2016-11-26吉林省梨树县蔡家镇农村经济管理站陈宝生

办公室业务 2016年18期

关键词：适用性网络化档案管理

文/吉林省梨树县蔡家镇农村经济管理站陈宝生

档案信息化的思考

文/吉林省梨树县蔡家镇农村经济管理站陈宝生

当前国内档案信息化建设已经获得了一些成果，新型管理方式也获得了社会广泛认可。不过档案信息化建设仍存在不足之处，需进一步完善与提升。本文专门就目前档案信息化管理中的一些问题，提出一些建议。

档案信息化；问题；思考

档案信息化是档案管理机构为了适合社会发展所开展的管理，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。自从档案信息化提出以后，国内在这方面也获得了比较好的成果，新型管理模式也获得了社会大众的广泛认可。不过在实行档案信息化管理过程中，新情况新问题不断涌现，需要我们积极应对。

一、增强档案信息化利大于弊的思想意识

部分档案管理从业人员因为自身工作阅历、年龄还有文化程度等因素所限，存在某种程度陈旧的想法。他们对当前档案管理科技不够了解，习惯于使用一些传统方式进行档案管理，对信息化管理还存在一些疑虑，他们中很多人觉得信息化管理具有很多不足之处，甚至还会出现一些抵抗情绪。主要体现在部分人员觉得信息化投入较大但是产出却比较少；纸质档案在进行数字传递时会出现一些损坏，仪器设备发生一些故障时，无法很好地保障档案的安全。

档案信息化是一种新事物，当前国内档案信息化管理实力与发达国家相比还是有很大一段距离，只有在反复摸索与改善中才可以适应当前社会发展需求。就长远层面而言，档案信息化管理不光对档案安全与运用不会造成任何伤害，还可以延长档案保存时间与使用时间。因为传统纸质档案在保存时有着较严格的保存条件，并且对所占用的存储空间也有一定的要求，所以只有当外在条件都吻合时才有利于延长保存时限。不过这种延长也并非是绝对延长，不管是运用何种方式去进行储藏，都是会出现纸张老化的情况，但是采取信息化管理之后就会类似情况的出现。不过在短时间内因为部分档案从业者自身思想不够解放，没有办法很好地掌握这种新式工作模式，造成在工作时出现一些问题，这些事情都是正常的。相信只要经过一段时间的学习与培训之后，这些困难都会得到顺利解决，档案信息化在管理中也必然会得到顺利应用，使工作人员和利用者共享其便捷。它在信息传递与存储上都是传统方式没有办法比拟的，这种管理方式会对人以及设备有着很大依赖性。不过就当前已有的信息科技与经济，电子档案到目前为止还是没有办法完全替代传统档案，现在这种情形下，电子档案与纸质档案必须要共同存在，并且要互相帮助与依赖，这样才可以更好的地完成电子与纸质档案共存的“双套制”。

二、档案信息化应该区别于数字化和网络化

档案信息化建设涵盖了对基础设施、人才、信息资源等一些建设，其是一个包含了很多内容的系统工程，要给予统筹管理，还要依据实际情况开展有计划、有目的的操作，分阶段予以实现。档案数字化与网络化是信息建设里的信息资源建设，是最为基础的一个工作内容。所以，档案信息化要和数字化与网络化互相分开。许多人都是把这些概念整合在一起，这显然是不正确的，这同样是没有了解档案信息化建设最本的内容。档案信息化建设目标是整个建设中最为主要的部分，要把电子信息管理当作是最为主要的内容，确保电子信息真实、可靠。并且还要以网络作为基础条件，不断加速数据库建设步伐，对这些电子信息做一个数据库建设，实现对电子信息有效管理与使用，并完成档案信息的数字化与网络化建设。

三、档案信息化应该注重适用性和有效性

档案信息化建设要关注适用性与有效性原则，在建设中一定要重点展示重点部分，并使用以点带面的方式开展各项工作。在实际操作中要关注时效性，摒弃形式主义。增强对各项建设的管理，要实现重点明显、循序渐进。在建设中所设定的整体目标必须要具有一定高度，不过在具体操作中要分别开展，依照适用性与有效性这两种原则开展建设。在建设中切不可贪大求全，过于贪恋系统的完整性，或者是缺少对档案信息在建设中的复杂性预判，造成预期目标和现实出现一些偏差，这样就会导致后期再投入时出现经费不够、时间没有办法保障等情况。有可能会造成财力与人力的损失。档案信息化建设要建立在业务的基础上，并与基础业务互相协调与兼顾，他们之间一定要互补长短，这样才可以很好地确保信息化在建设中可以展示最大功效。