档案管理信息化建设探究

文/神华神东煤炭集团设备管理中心 高慧敏

档案管理信息化建设探究

文/神华神东煤炭集团设备管理中心 高慧敏

本文从企业档案管理信息化的意义出发，通过分析档案管理信息化的现状，找出当前档案管理信息化面临的问题，并提出相应的对策，从这几个方面对新形势下企业档案管理信息化建设作初步探究。

企业；档案管理；信息化；现状；对策

随着科学技术与社会信息化的飞速发展，改善传统的档案管理方式已是企业发展的必然趋势。档案管理工作是各个企业档案工作的核心内容，主要包含整理、搜集及保存企业重要的文档资料，以及存储、下载、上传、传送、节约、分类、检索等各个环节，涉及到企业工作的各个方面。其整体工作质量对企业办公室管理服务效用起着重要影响，主要包括对文书档案的数字化、安全化、网络化的全面管理，需要科学、有效的处理方法来支持引导。为了保证档案管理工作的科学、有序、高效、稳固，相关企业及工作人员应当制定科学有效的实施策略，促进档案管理信息化发展。

一、档案管理信息化的必要性

（一）档案管理信息化是必然趋势。档案管理工作在企业办公室工作中愈发重要，只有实现其管理的现代化，才能在保持档案文件历史原貌的基础上增强档案管理的准确率和便捷性。传统的档案管理容易造成工作人员的工作倦怠，发生遗漏文件和检索效率低下的现象。通过实行档案管理的信息化，能够提高档案管理工作的工作质量，极大降低工作人员的劳动强度，避免文档的存积，使工作人员在放松身心的情况下对档案管理工作投入更多精力，从而提升档案管理工作的效率。

（二）档案信息用户数量增加，档案类型复杂多变。我国经过经济的迅速发展和政治民主化的进程加快，人们的档案意识逐渐增强，档案信息用户的群体也逐渐庞大起来。用户群体的扩大避免不了用户类型的增加，不同类型的档案信息用户对应着不同程度的管理方式，档案资源的利用方法需要工作人员从其目的、对象及角度等多方面进行评判，档案信息资源的开发工作面临着巨大的压力。

由于现代化档案信息的管理工作对档案工作人员的要求较高，相关企业则需要聘用更高知识层次的工作人员进行培训，而当下企业的档案部门恰恰缺少现代高技术人才，进而使复杂繁琐的档案工作疏于管理，无法发挥企业现代化设备的作用。电子文件没有固定的形式，在修改和整理的过程中无法保存任何痕迹，一旦出现问题难以恢复其原始样貌，保密工作无法顺利进行，从而丧失了文件的原始性，档案工作则更加复杂多变，难以控制。

（三）档案信息利用向多元、自主、专业化方向发展。档案信息用户的增加使档案管理工作的范围逐渐扩大，其内部容易因档案管理类型的丰富而导致不同特性的变化。例如，由于档案信息资源的剧增，信息所包含的重要内容可能出现不够精准、时效差的特性，这使得许多档案信息的浓度逐渐下降，甚至出现冗余信息、虚假信息的增多，导致用户需求无法向精品化、个性化及专业化的形势发展。

此外，档案信息用户往往习惯通过网上检索等便捷方法对所需信息进行查询，甚至希望能够更加简便地通过档案的目录及关键词查询来获取自己所需的重要内容，往往认为通过档案部门的特定查询缺乏时间上的便捷，这使得档案信息利用的需求也更加依赖于档案部门提供的服务方式，从而使档案管理出现多样化、自主化、广泛化的趋势，这就要求相关部门加强先进技术的学习与投入，从而更加全面地把握档案信息资源发展的走势，使档案管理工作在保证用户便利的基础上逐步实现自我创新与完善。

二、档案管理信息化建设现状

（一）双套制问题。尽管档案管理信息化建设已经大面积展开并取得相当的成就，但是在人们的档案思维中，依旧是对纸质的档案心存依赖，认为电子化的档案不安全，所以在很多单位甚至国家机关对已经颁布的国家标准、行业标准或企业标准中，都规定要电子、纸质形式双套保存。不解决双套制的问题，是无法推动信息化发展的，信息化发达国家在信息化进程中都强调“无纸化”作为信息化的战略目标来积极推动，可见它对信息化发展的重要意义。

（二）企业员工素质有待提高。许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分的档案管理人员由于没有及时地接受现代化的培训以至于技术水平有限，不利于档案管理信息化的发展。档案信息化管理需要管理人员既有相当程度的档案管理能力，还必须有一定的计算机网络管理能力和信息技术处理能力，这使得档案管理人员素质成为制约信息化发展的重要因素。

（三）标准和规范问题。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，并且档案自动化工作尚无统一标准，无法全面实施、推广统一标准，这些都严重制约着档案信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。

（四）档案信息化管理的安全意识较差。档案信息与其他信息资源不同，多包含密级文件，因此重视对档案的管理至关重要。在网络环境下，档案信息更加容易被不法分子盗取，并且一旦被窃取很容易在网络环境内大面积传播，易造成在档案信息管理时重要信息的流失，从而造成严重的经济损失。档案管理的安全工作是档案信息化的保证，因此，加强档案管理所在网络环境的安全建设就尤为重要。

三、档案管理信息化建设方法

（一）转变传统的管理观念，建立企业档案管理信息化的管理理念。新形势下加快档案管理信息化建设的首要任务是实现观念上的现代化转变，首先，提高企业档案管理人员的信息化意识，了解企业档案管理的不足与缺陷，为企业的发展提供更加优质的档案服务。其次，加大企业档案管理信息化的宣传力度，提高企业管理层对档案管理信息化建设的必要性认识，为档案管理信息化建设提出科学决策。最后，更新档案管理的服务观念，提高档案服务效率，加快数字化档案馆的建设，为企业的生产经营提供全面、系统、科学的档案服务。

（二）加强企业档案管理信息化制度建设。这有利于明确档案管理信息化建设的目的，从宏观方面来看，企业档案管理信息化建设的目标是提升档案管理水平、促进企业信息化发展，促进企业全面协调、健康稳定发展。从具体方面来看，设立专门的档案管理机制，实现档案管理的独立性，明确各个部门的管理职责，提高档案信息资源的服务功能。

（三）建立健全企业档案管理信息化法律法规。企业档案管理的信息化需要健全的法律法规作支撑，提高档案信息资源的法律效力，真正体现其凭证作用。从企业数字化档案资源建设、电子资源的生成、利用与保管、档案信息化基础设施建设到信息安全，都要制定合理的法律法规，为企业档案管理信息化的日常工作提供法律保障和制度规范。

（四）提高企业档案管理信息化技术水平。这是增强档案管理现代化、科学化的重要表现。一方面要加快建设企业档案管理信息化系统，注重软硬件设施的开发和建设。另一方面要加快企业档案信息数据库的建立和完善，为企业信息资源的网络检索和共享奠定基础。

四、结论

综上所述，在科学技术日新月异的今天，加快对企业档案信息化建设的探究对我国企业的管理改革和未来发展具有重大的现实意义和深刻的长远意义。企业档案管理信息建设要从思想建设出发，改善传统的管理观念，依赖计算机网络技术的迅猛发展对企业信息资源进行整合、处理以及管理。另外，还要加快档案管理人员的后续培训，实现企业档案管理信息化的系统性、及时性和创新性，切实提高企业处理和运用信息资源的效率，从而提升企业效益、促进企业在新时期的跨越式发展。

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