教学秘书如何做好工作

文/河南农业职业学院 谢玉明

教学秘书如何做好工作

文/河南农业职业学院 谢玉明

教学秘书作为秘书的一种类型，其主要职责是协助教学单位领导做好辅助管理，同时要为学校、部门领导和广大师生做好综合服务，具有辅助性、综合性、事务性等特征。教学秘书要做好工作，首先要摆正位置、端正心态。其次要深入师生、服务大局。最后要干在实处、走在前列。

教学秘书；服务；协调

笔者自2006年开始担任某高职院校教学秘书一职，曾先后在系、教务处等教学单位从事教学秘书工作，至今已有十年经历。期间历经院系机构调整、主要负责人更换、人才培养水平评估、国家骨干高职院校建设乃至教育部部长到校调研等重大事件，当然更多的是为领导撰写材料、起草相关文件、参与人才培养方案修订等辅助工作，也有大量的日常事务，诸如安排教学任务和教学课表、进行教学督导和教学检查、组织召开教学座谈会、编制教学简报等。

总结起来，可以说，教学秘书的工作，既涉及学校人才培养大事，也与课堂教学过程中的细微环节息息相关，是高校履行人才培养职能的重要内容，教学秘书是教育教学过程中不可或缺的重要角色。因此，教学秘书一定要摆正位置、端正心态，只有这样，才能真正发挥辅助管理作用，围绕中心工作作出贡献；同时，秘书还要经常深入师生进行调研，想问题办事情从学校大局出发，只有这样，才能起到综合服务作用，为教育教学工作顺利开展增砖添瓦；此外，秘书还要干在实处、走在前列，在各方面起表率作用，时刻保持良好形象，只有这样，才能做到工作到位。

一、摆正位置，端正心态

教学秘书是秘书的一种。要当好教学秘书，首先要认清秘书的含义和特点，熟悉教学秘书的主要工作内容。其次，要了解掌握各项业务工作的流程和具体做法，能够针对工作中常见的问题采取行之有效的措施；关键是要做到摆正位置，端正心态。

国家劳动和社会保障部颁发的《秘书职业技能标准》中对“秘书”的定义是：“专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。”习近平总书记早在1990年就指出：“秘书是个特殊的职业。”“秘书干的是辅助性、铺垫性工作，是领导的助手。秘书的工作性质，决定了它要正确对待名利荣辱，树立无私奉献的精神，不断加强和深化自身的修养。”“作为秘书人员，随时随地都要加强学习，学习马列主义、毛泽东思想，学习党的路线、方针、政策，学习时事，不断提高自己的理论素养和政治水平。”“秘书的特殊性工作，光有埋头苦干的精神还是不够的。就我个人体会，秘书在加强自身修养中，还要特别注意培养良好的工作作风，注意生活小节，即要努力做到不自恃、不自负、不自诩、不自卑、不自以为是等”。教学秘书作为秘书的一种类型，是领导的参谋助手，主要起着辅助管理和综合服务作用，要主动作为，敢于担当，为领导分忧解难。

作为教学秘书，经常会遇到许多突发事件。比如刚开学时，老师记不清课表，该上课忘了，学生找不到老师，也没有任课老师联系方式，情况反映到教学秘书这里，该怎么办？是直接向领导汇报，按教学事故处理，还是第一时间通知任课教师赶往教室，抑或自己先安抚学生情绪，这是考验教学秘书办事水平的难题。如果认清了秘书所处的位置，这个问题就会迎刃而解。首先要做的是安抚学生情绪，让学生先在教室自习，然后通知任课教师立刻到教室上课，教师实在到不了现场的就要立即向领导汇报情况，再考虑是否按程序更换教师或者调整上课时间，最后才是处理教师的问题。如果教师能及时赶往教室上课，事后也要向领导汇报此事，以便领导能够了解事情缘由，同时还要提醒教师按学校相关规章制度进行教学活动，至于是否需要“下不为例”这样的忠告仍需领导决定后再作表态，切勿为了所谓的人情世故而擅自行事。

此外，教学秘书作为具体事务的执行者和处理人，尤其是在涉及师生利益时，难免会遭人误解甚至被人非议。这时一定要沉下心去，努力做好工作，用事实“说话”，而不能到处“诉苦”，说自己都是“公道正派，纯属冤枉好人”。面对种种“不理解”和“不公正待遇”，教学秘书要端正心态，耐得住寂寞、经得起考验。

二、深入师生，服务大局

教学秘书的主要服务对象有所在教学单位的领导、任课教师和学生，此外还涉及到不同院系和不同部门的相关人员。处在沟通上下、协调内外的枢纽位置，教学秘书肩负着教学工作能否顺利开展的重大使命。因此，教学秘书一定要经常深入一线，到师生中开展调查研究，听取他们的心声、了解他们的困难，及时向领导汇报，从大局出发，提出可行性建议。

2015年12月21日，李克强总理接见全国政府秘书长和办公厅主任会议 代表时强调：“要观大势、谋大局，密切关注改革发展中的新情况、新变化，围绕破解发展难题和突出矛盾加强调查研究。”对于教学秘书来说，就要认真学习党和国家的教育方针政策，结合本地区、本单位实际贯彻落实，时刻做到深入师生、服务大局。在具体工作中，教学秘书既要耐心倾听教师的诉求、收集学生的意见，更要站在学校发展稳定的大局来正确面对工作中出现的问题。因此，教学秘书在处理日常事务中要及时了解把握当前学校的大事要事，紧紧围绕中心工作，时刻想着高校的人才培养、科学研究、社会服务和文化传承创新等基本职能。特别是当个别教师以家庭生活为由对工作挑三拣四时，教学秘书就要从大局出发，给他讲清是非曲直和轻重缓急，同时要根据实际情况向领导汇报，适时做好协调处理。

教学秘书不一定每学期都要担任教学任务，进行课堂教学，但要经常深入教学一线和顶岗实习现场，实时掌握师生动态，便于做好服务。有的新入职教师，本着对学生负责的态度，对一些教学资源提出了新要求和建议，意见很好，但是目前学校的发展现状并不具备实施条件。这时教学秘书就要动之以情，向该教师讲清楚学校目前存在的困难，同时要及时给领导汇报情况，将此事列入部门发展规划和议事日程。在召开教学工作座谈会时，学生发言除了对课程设置、课时安排、教师上课情况、实验实训条件等提出合理性建议，也会涉及到诸如教室卫生、宿舍管理、水电供应、学生管理等内容，这就需要教学秘书按要求整理相关信息，经领导同意后，反馈给相关部门，为学生成长成才提供帮助。

三、干在实处，走在前列

教学秘书作为教学单位的形象代言人，是任课教师和学生最熟悉的直接“领导”，在广大师生看来，教学秘书的一言一行，在无形中代表了教学单位领导的意见和态度；同时，教学秘书又是领导身边最主要的“群众”，教学秘书所反馈的信息和呈现的状态，在领导看来，很大程度上代表了群众的呼声、体现了民意。因此，教学秘书一定要在工作中干在实处、公道正派，力争在各项工作中以突出的业绩赢得领导认可，以真诚的态度赢得广大师生的认同。

干在实处，首先体现在落实领导意图上。秘书的工作一个很大的特点就是辅助性，因此秘书工作是否能落到实处，评价标准就是落实领导意图是否到位。如果领导安排的工作，你忘了、没有按时完成、质量不高、打折扣了，这就是办事不力、落实不到位。只有严格按领导批示办事、按照规定和时间节点办事，才有可能落实领导意图。干在实处，还体现在为人真诚老实上，如果师生的反馈意见你压着不放，领导就有可能获得信息不够全面，乃至影响作出决策的科学有效；如果上级文件精神和领导的批示要求你不及时传达，就有可能影响贯彻落实，甚至造成不稳定因素，影响发展大局。干在实处，关键一点是工作作风要扎实。要把主要精神放到贯彻落实上，及时、准确、完整地做好上情下达，让广大师生在第一时间了解学校大局和发展愿景，加强其作为学校一员的存在感、认同感、使命感和责任感，凝聚学校改革发展的共识，形成干事创业的良好氛围，带领广大师生扎实推进各项工作。

走在前列，并不是说教学秘书要在行进中“走”在领导前面，而是在筹备事务时，要做好领导的坚强“前哨”，想领导之所想，事前做好准备；在推动工作时，要急师生之所急，做好领导稳定“后院”，为工作顺利开展提前做好谋划。此外，教学秘书还要有优秀的品质，理论水平要高、知识面要宽、工作能力要强、人际关系要好等等。只有这样，才能干在实处，走在前列，做好工作。

[1]习近平.秘书工作的风范——与地县办公室干部谈心[J].秘书工作,2014(04).

[2]杨芳.李克强接见全国政府秘书长和办公厅主任会议全体代表[EB/O L].人民网,2015-12-24.

[3]张同钦.秘书学概论(第二版)[M].北京:中国人民大学出版社,2014.