试论如何提高现代秘书的行政管理素质

文/金陵科技学院 王静欣

试论如何提高现代秘书的行政管理素质

文/金陵科技学院 王静欣

在秘书的职业化趋势下，现代秘书行政管理素质更是朝着多元化、综合性的趋势在发展，对秘书人员的素质要求也越来越高。秘书必须从自身入手，提高综合素质，有效完成秘书事务。与此同时，秘书素质的培养也存在着许多的问题，很大程度上忽略了秘书素质综合性的培养。针对这些问题，需要通过不同的途径来培养现代秘书的行政管理素质，从而更好地应对挑战。

现代秘书；行政管理；素质

“对于秘书这一特殊群体来说，秘书的素质是指基于先天禀赋的生理素质，经过后天的工作和学习所养成的一种品质，这种品质是相对稳定的、内在的，同时也是作为秘书必备的、在日常生活中起作用的基本品质的总和。”不同时代、国度、社会背景、文化背景及不同的行业，对秘书人员的素质要求也是不同的。

随着时代的变迁，社会的进步，对当前的秘书来说，年轻化、知识化、专业化是整个社会对秘书的要求，对秘书人员知识层次、理论水平与领导能力要求的提高，无疑对秘书人员的行政管理素质也提出了新的更高的要求，因为过硬的综合素质是当好秘书的基础，过硬的业务素质也是做好行政秘书工作的保障，现代秘书工作者如果没有扎实的理论功底、丰富的知识积累、现代的办公技能、高度的敏感性和求知欲、以及较强的法律意识，就会被发展的社会所淘汰。秘书只有具备这些素质，才能游刃有余地履行工作职责。

一、现代秘书行政管理素质培养存在的问题

随着秘书职业化方向的发展，提高秘书的各项素质成为首要任务。而当这项任务放到实际中来看，很容易地就可以看出，还有一部分的难题急需解决，比如在提高现代秘书行政管理素质等方面。

（一）秘书职业技能的学习等同于秘书行政管理素质的培养。如今，在我国普遍存在的问题是，在秘书行政管理素质培养过程中，培训机构多于教育机构。由于秘书的综合性和专业性不能对立，所以不能只注重秘书的写作能力和工作经验。在实际工作中，秘书是一种综合性的工作，不能只承认秘书的职业性而不承认秘书的专业性。可是，秘书在实际学习和培训的过程中，都是把大多数的精力放在了学习理论知识上面了，比如秘书的概念、行政管理、文案写作等等。因为传统的秘书教学思路是，所培养的文秘人员是为国家的党政机关服务的。现在国内的主要状况是，秘书的工作还是没有达到成熟的地步，没有多元化的发展，系统化的专业培训得不到完善等问题。很多在职岗位的秘书人员没有完整的职业理念，更没有系统化的严格的秘书培养。秘书的专业培训是不能用高等秘书职业的教育来代替的，同样的，秘书行政管理素质的培养也不能等同于秘书职业技能的学习。

最近，有一部分人想要快速完成秘书培训任务，可是欲速则不达，在这样的心理状态下，就会受到经济利益的诱惑，秘书速成班如雨后春笋般出现，他们往往只利用一年甚至更短的时间，学习秘书学的几门基础课程，学业完成后颁发相关部门承认的技能证书。往往通过这种学习的人群，只掌握一些类似速写速记、应用写作、办公自动化等最基本的秘书职业技能，但是人们往往容易忽略的一点就是，现代社会的秘书工作者，如果只掌握一些普通的专业技能，是根本不够的。在实际工作中，我们更需要经过专业系统秘书学的教学，全面地掌握专业知识，培养现代秘书更全面更高水平的行政管理素质，而这些是从速成班里学不到的。

（二）秘书素质培养模式化。目前秘书在提高素质方面追求一种模式，缺乏个体意识。由于不同的人有着自己独特的性格，就意味着他们有着不相同的人生观、世界观和价值观，所以针对每个人的素质培养的重点也会有差异。长期以来，受传统文化的影响，人们做事都有从众心理，追求共性，缺乏一定的自主创新能力和独立意识，忽略了对自我个性的培养。因此“不再单一地看重技巧训练和专业技能，要让秘书人员的综合素质得以提升；融合人们自身的优点，在培养素质的过程中，形式变的多样化，重视自我意识。”从事秘书行业的人员必须要能够达到高标准、高要求，在工作中思考要具有前瞻性，辅助式的管理能力和综合的统筹能力也都是不可或缺的，所以我们要更加注重现代秘书行政管理素质的综合性的培养。国外许多国家，比如美国，按照秘书行业中不一样的要求、职位或是工作能力等方面的标准，分出十类不同阶段的秘书：经理秘书、技术秘书、见习秘书、公司秘书、通信秘书、政府秘书、教育秘书、行政秘书、法律秘书、财经秘书。在美国，依据不同的要求，每一个等级的秘书都要制定细致的行为规范，从而针对性培养其相应的素质。

另外，根据与实践对象适应程度的不同来设定标准，个体的素质会在时间、环境、功用等方面体现出差异性。在这个新时代里，创新能力的培养和推广十分重要。譬如，在我国“创新中国”和“创新是动力”等概念被提到的次数越来越频繁。秘书作为单位或者组织重要的成员，其创新能力尤为重要。秘书人员的创新能力就是在熟悉公司情况的基础上，敢于打破传统的思维能力，提出有更新颖的思路、方案。因此，培养秘书的创新意识，是现代中国秘书行政管理素质培养模式中的重要方面。

（三）秘书个体意识弱，创新意识薄弱。秘书工作的从属性和辅助性决定了为领导服务是其工作的核心，只能依照领导的意图展开工作，不能擅做主张，因此在秘书的职业中出现了一个误区，就是唯领导是从，盲目服从，没有自己的意愿。没有认识到个性是培养秘书正确角色意识的保障。秘书长期的服务工作使其产生了从众心理，特别是对领导唯命是从，即使有不同的处理方法也不提出来，完全丧失了创新能力。传统的思维模式使秘书做起事来唯唯诺诺，提出的建议毫无创新意义，缺乏创新精神是我国秘书队伍中一个相当普遍的问题。

二、提高现代秘书行政管理素质的途径

现代秘书行政管理素质的提高，不是一蹴而就的，针对现代秘书行政管理素质的培养所存在的问题，在其提高行政管理素质的途径上，总结出了几点。

（一）强化学习意识，拓宽学习范围。在培养现代秘书行政管理素质时，首先要建立正规的教育机构，有一个正规的教育体系，同时这个教育体系是要全方面的开放的，可以纵横移动地让秘书人才学习更广阔的知识，把他们的选择范畴进一步拓宽。广义上的学习内容分为三个方面：智力和能力的提升、知识和技能的获取、行为习惯和思想意识的培养。而智力结构、能力结构和知识结构是狭义上学习的主要范围，其指的是从智能结构方面来使秘书人员确定其要认真学习的角度。现代秘书人员首先要掌握扎实的秘书专业知识，精通秘书学中的各科知识。然后对法律、地理、历史、经济、哲学、心理等边缘学科进行学习，为今后秘书工作打下基础。因此，广而博才是现代秘书知识储备的标准。其次，要掌握各项现代化办公技术，恰当的公关礼仪，熟练的办公流程等等。这些都是秘书行政管理素质中的基本内容。“秘书工作性质和特点，要求秘书人员必须加强学习，善于学习。秘书人员能不能当好领导的参谋和助手，与秘书知识是否广博有着直接的关系。”想要提高秘书行政管理素质，就必须要充实头脑，自觉学习，锻炼学习思维，促进问题解决提高明辨是非的能力。

（二）强化现代意识，培养创新能力。我们正处在一个技术和知识快速发展更新的时代，有着全新的社会面貌。现代秘书的行政管理素质不再是简单的模式化的培养，而是要与时俱进，要有强烈的现代化意识。网络广泛使用使人与人之间的距离拉近了，秘书的许多工作也体现出了网络时代的特点，比如会议活动的安排、通知的传达、各部门文件的传送、文件的处理等这样的办公室工作都能够利用电子邮件或是其他处理方式迅速完成。与传统的秘书工作相比，不需要亲自传递文件材料这样的体力劳动，只需要用电脑就可轻松传递信息给各个部门。在这样一个信息时代，要想做好领导的助理和参谋，不在竞争中被淘汰，在快速发展的现代社会上立足，秘书不仅要在管理上创新，更重要的是思想和技术上的创新，提高自身的能力，全力以赴。新世纪的中国面对更广阔的发展平台和更快速的经济列车，秘书人员不仅要具备更专业的行政管理素质，还要懂得用创新性的思维去训练和提升自己。领导自身活动的实际情况存在着不定性，公司的发展需要高效率、更准确的决策方案，秘书人员的创新意识可以让其突破条条框框，突破传统观念的设定，为领导和公司提供更长远的发展方案。

（三）强化角色意识，树立自我个性。作为被夹在上级与下级之间的秘书人员，从上级那来看，是“打杂的”“跑腿的”，对于下级来说又是领导的“亲信”，秘书这一职位显然是不可忽视的。对于那些有着高素质高能力的秘书人员，行政管理素质要求他们不仅要有学历和知识，而且要能够适应现代社会，在人格特征上也不能再是传统、依附的。秘书人员只有树立正确的角色意识，才能正确定位自身在工作中的位置，才能与上下级处理好关系，才能在上级的领导下更灵活地完成秘书工作。

在现代秘书行政管理素质的培养中，秘书人员不仅要在服务性辅助性和协调性等工作的基础中积极开动脑筋充分发挥自己的主观能动性，有自己独立的思想和言行在工作的任务目标方法上，而且角色意识的树立首先要从正规的教育体系抓起。秘书学专业的授课体系，不仅要对秘书人员传授专业知识，更应有系统的训练，比如语言和写作、分析案例、组织会议以及各种实践实习，这样的角色培养在无形之中给秘书人员树立了秘书的角色意识。其次，秘书人员只有长期积累经验和丰富的阅历，才能更好地融入角色当中去。然后这些经验和阅历，则是需要秘书人员运用案例研究法将工作中困难和挫折记录下来，再不断地自我分析、研究，最后如精华般提炼出来。最后，个性的培养也是影响到树立角色意识的因素之一。个性是生理、心理和社会行为的三者总和，是人与人相处中表现出来的一种倾向。作为从事秘书行业的人员，就要在扮好这个角色的同时加上自己独特的人物性格，使其表现出鲜明的人物特点，体现出自我的价值，站在自己的位置上做好自己的工作，在个人形象中展现出特色的自己。

秘书行政管理素质的高低，是秘书工作的质量和效率的关键因素。随着社会的发展，社会结构的调整，秘书工作的微观环境和宏观环境也发生了巨大的变化，行政部门，现代企事业单位对秘书所要具备的素质要求也在提高，作为现代秘书人员，学习专业知识，强化创新意识，提高行政管理素质才能更好地适应信息化时代发展和改革的需要。

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