国有企业办公室工作中存在的问题与改进措施

2016-11-26江西远洋运输公司王丽丽

办公室业务 2016年18期

文/江西远洋运输公司王丽丽

文/江西远洋运输公司王丽丽

随着社会GDP总量的不断增长，国有企业也随之不断壮大，倘若管理制度不够严格，在发展过程中必然会引起诸多问题。办公室是企业中的核心部门，一旦该部门出现问题得不到及时有效的解决，必然会给企业带来严重的后果。本文通过阐述国有企业办公室工作中存在的若干问题，提出了有效的改进措施，具有一定的参考价值。

国有企业；办公室；问题；改进措施

国有企业办公室，是一个展示企业形象的窗口，是直接为领导服务的综合办事机构，是沟通上下左右、联系四面八方的桥梁和纽带。在新形势下，国有企业办公室工作如何能打破陈规陋习、卓有成效地创新工作思路、提升整体办事绩效？如何能切合实际、与时俱进、改变形象、更大更好地发挥其职能作用，为企业作出更大的贡献？是一个不容忽视的问题。

一、不良现状及存在的问题

国有企业办公室的设置和职能作用的发挥，无论是企业大小或名称怎么确定，都沿袭着一些不良的认识和做法，没有真正体现和发挥行政办公室应有的功能和作用。

（一）工作内容繁多，杂乱无序。国有企业办公室在企业管理中扮演者助手、协调、服务、参谋的作用。因此，办公室工作中涉及的企业管理问题多且杂乱无章。国有企业办公室每天要负责的有文件的处理、安排会议、承上启下、人事管理、计发工资、安全保卫、领导交办的其他事宜等。国有企业办公室工作量大、业务种类繁多，以至于办公室员工的工作压力大增，因而也大大降低了工作效率，影响了企业的管理水平。

（二）参谋助手作用发挥不充分。在日常办公室工作中，办公室总是被动服务多，发挥主观能动性少。平时办公室业务比较繁忙，只是忙于应付领导交办的各种任务，而对于当好领导参谋助手这一点做得还不够。办公室是企业的窗口、集服务、调研、参谋职能于一身，是企业领导决策的参谋助手。衡量办公室工作质量和工作水平，不仅要看日常工作运转的效果，还要看对领导决策的参与程度和切入深度，看关键问题、关键环节、关键时刻能不能为领导当好参谋。因此办公室日常工作中易忽视的参谋这一角色，其实是办公会工作的主要职责。

（三）受重视程度低，影响办事效率。办公室工作包含了企业管理的各个方面，但权力却是非常小，只是负责企业的办事权利和领导执行时的下达权利。而在企业的一些重要事项上却没有参与讨论、没有发言的权利。所以，一般国有企业办公室人员扮演的都是“传话筒”的作用，由于权利小，受重视程度低，不能认识到办公室工作的重要性，这直接影响了办公室工作人员的积极性，导致企业相关的政策与制度无法顺利执行，办公室工作效率难以提高。

办公室工作作为企业的中心，对企业的生产和未来的发展有着至关重要的作用。随着社会经济的发展和国有企业的改革，企业办公室工作也要进行创新，更新旧的工作理念，适应时代发展的步伐，提高政工工作效率，适应企业发展的需求，也为企业可持续发展奠定基础。

二、改进国有企业办公室工作中问题的措施

（一）加强办公室人员素质培养，努力提高工作效率。

时代在前进，技术不断更新，办公室工作涉及面广，特别是企业办公室又担负着领导辅助决策的任务，日常如果不加强素质培养和不断更新知识，就无法胜任工作。办公室人员要不断学习新知识、新技术，跟上时代发展的脚步。必须把提高员工素质放在一个重要的位置上，学习相关业务知识以及熟练掌握办公自动化。除了理论学习还应多向有经验的办公室前辈学习，理论与实际相结合，才能取得较好效果，才能有效处理办公室繁杂的业务。

（二）提高参谋意识，积极发挥职能作用。办公室发挥参谋助手作用，既是其岗位职责所在，也具有其独特的优势。首先，办公室的工作就是为企业的决策部署服务，其工作与企业领导层的工作“同频共振”，办公室的工作就是要围绕企业决策部署和领导思路来开展，起到事前参谋、事后督促的作用。其次，办公室人员与企业领导朝夕相处，工作中能够比较准确地领会领导意图，也可随时向领导进行咨询或反馈，有利于决策的科学和工作的落实。最后，办公室作为企业联系上下、沟通内外的枢纽，工作中接触的面比较广，通过对收集信息的汇总、过滤，最终给领导决策提供信息支持。同时，办公室还应该围绕企业中心工作，对企业决策部署落实情况进行调查和督办，促进工作执行力的提高，这也是发挥参谋助手的具体体现。

（三）明确企业职责分工，充分发挥办公室协调作用。国有企业办公室的重点是做好协调工作，首先，要充分认识协调工作的目标，企业要明确职责分工，把各部门和各岗位统一协调起来，使各部门有共同的奋斗目标并为之共同努力。要重视办公室协调中心作用，充分发挥办公室职能，让各种资源得到优化配置，使企业效率最大化。其次，办公室要协调好各种关系，处理好领导与服务同事的关系；处理好做人与做事的关系；要处好办文与办事的关系；还要处理好当前利益与长远利益的关系。明确各岗位职责，充分发挥办公室的协调作用，进而增强企业的总体工作效率。