海洋行业中电子公文归档的实践与管理

2016-11-26国家海洋局南海信息中心沈东芳

办公室业务 2016年18期

文/国家海洋局南海信息中心沈东芳

海洋行业中电子公文归档的实践与管理

文/国家海洋局南海信息中心沈东芳

电子公文的流转、归档以及管理属于电子政务建设的关键性工作，对其实施科学的管理以及高效利用，对于推进办公自动化、信息化具有非常重要的意义。为加强海洋行业工作，充分发挥海洋电子公文档案在国家社会发展和经济建设中的作用，现对电子公文特点进行分析，在此基础上提出了电子公文归档的实践管理对策。

电子公文；归档管理；对策建议

近年来信息技术与互联网技术的飞速发展，电子公文大量产生，电子文件借助其操作便捷、传输快速、存储空间小以及信息容量大等特征，具备传统文件不可比拟的优势。在电子文件大规模产生的同时，怎样确保电子公文的高效利用已经成为了一个重要课题。

一、电子公文的特点

所谓电子公文即是公文的起草、审核、签署、发布和收文办理等流程都在办公自动化系统之内完成，相应数据信息按照既定格式存储在磁盘或光盘中，可使用计算机对其进行阅读、处理，同时能够在网络中进行传输的文件，总的说来电子公文具备以下几方面的特点。

（一）归档及时，分类简便。电子公文能够直接通过计算机等办公设备进行处理与传输，一旦形成即可立即归档，无需等待时间；电子公文已经不再是过去那种直观的纸质文件，它能够借助于计算机系统实施快速、有效以及多角度的分类整理，无需像过去那种纸质文件进行手工分类整理。

（二）信息量大，节省空间。电子公文能够存储的信息数据量是传统纸质文件不可比拟的，且过去的纸质文件需要较大的库房与装具进行存放保管，而电子公文能够在很大程度上节省保存空间，降低保管成本。

（三）检索快捷，方便利用。利用办公自动化系统与档案管理系统的有效衔接，文件的起草、归档以及检索等流程都能够在计算机系统内实现，进而实现文档一体化。用户能够通过授权的方式，在计算机档案管理系统中查找所需要的文档信息，不但能够查询公文流转中的各类信息，同时还可以查询全文，也便于用户进行复制与存储，有效地增强了文档的利用效率，避免了手工检索、借阅的复杂流程。

二、电子公文归档的实践管理对策

（一）强制实行统一标准。海洋管理单位应当努力推进电子公文的标准化与规范化。过去很长一段时间里，在对电子公文以及相关软件进行管理的过程中，常常是各行其是、自成系统，应用的标准也存在差异性，导致出现重复建设、资源浪费的问题，也给将来需要对电子公文进行传输或者归档作业提出了挑战。另一方面，由于海洋行业必须要确保电子公文的真实性与可利用性，因此在电子公文形成时便进行硬性规定，比如说源数据、背景信息的完整等。这些工作若档案管理人员不主动进行，则很容易导致电子公文归档不完善，对其真实性与完整性造成影响。所以电子公文的归档管理工作必须要符合新形势的要求，尽可能地推行统一的电子公文著录标引格式和检索体系，出台完善的电子公文归档管理制度、规定办法与技术标准，在机关单位中大力普及应用满足规范标准的全国统一的标准化归档管理措施。电子公文归档管理应当严格遵循相应规章制度与技术标准，逐渐朝着科学化与规范化的方向前进，确保归档管理水平的稳步提升。

（二）结合实际逐步推进。海洋单位电子公文管理工作人员在日常工作中应当尽可能避免出现“一刀切”的问题，而是要通过逐步推进的手段实现电子公文的有效归档管理。一方面，可以将电子公文与纸质文档进行双重归档，所谓双重归档即是借助于可脱机保存的方式将电子公文实施备份，利用纸质载体或磁盘存储进行双重备份，分别对其进行归档，保证两者间的联系。如此，可以更好地处理好电子公文因人为因素或其他原因被误删的问题，确保电子公文的法律适用。另外还可以对其实施著录标引，提升电子公文的利用率，增强其安全性与完善性；另一方面，应当努力推进文档一体化建设工作，将海洋单位档案管理工作融入电子公文的归档管理中来，在电子公文形成与管理环节中建立生命周期表，防止电子公文被盲目更改，将电子公文归档与档案管理工作相结合，能够帮助我们更好地对电子公文进行管理和利用，进而有效保证电子公文的真实性与完整性。

（三）文档管理融合兼并。海洋单位的文书管理、档案管理和信息化部门，在日常工作中应当加强相互之间的联系与交流，做到相互协调、相互促进。档案管理部门需要主动积极地介入到电子公文归档管理过程中，保证电子文件的利用；档案部门应当主动积极地介入到海洋单位电子政务系统建设的各个环节中去，确保电子公文归档管理工作作为必须的要素列入电子政务系统建设中，保证电子政务系统内的电子公文管理相关的功能完善齐全，不单单要符合电子政务系统软硬件需求以及系统具体功能的设计，另外还应当拥有归档管理、检索查询、拷贝存储等日常管理功能，以满足新时期海洋单位文书档案管理工作的实际需要。电子公文管理系统的设计上线和应用应当满足用户的具体需求，电子公文的格式可以设置电子与纸质文档两种类型，符合立卷改革前“以卷归档”以及现阶段“以件归档”的规定要求。对于电子公文的归档、保护、开发和共享，要实现这些功能，应当保证电子公文管理系统和档案管理系统之间的有效衔接。