提高高校公文处理质量的有效策略运用

文/吉林大学 葛晓野 边江

提高高校公文处理质量的有效策略运用

文/吉林大学 葛晓野 边江

公文是高校日常教育管理的重要载体，要提高高校管理水平，就必须做好高校公文处理工作，确保能及时、准确地传达贯彻落实党和国家的方针政策。本文从公文处理工作的具体操作流程方面着手，提出几点对策以提高高校公文处理质量。

高校公文；处理质量；提高对策

公文是各级各类机关、企业事业单位和社会团体实施管理的基本工具和手段。在高校，公文是传达贯彻党和国家方针、政策，发布相关教育法规及规章，施行教学科研计划，指导、布置和商洽工作，报告情况及交流工作经验的重要工具。公文处理是指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。做好公文处理，有助于提高工作质量和工作效率，学校各单位各部门应重视公文处理工作，加强对本部门公文处理工作的领导和检查，逐步改善办公手段，提高办公室人员的职业素养，使高校公文处理质量有效提高。

一、高校领导人提高认识，加强公文办理工作领导

作为高校办公室主要负责人，领导应重视公文处理工作，充分认识公文处理工作在高校管理的重要地位和作用，对公文处理工作的每一个环节都要加强管理，确保公文处理工作规范有序地进行。高校领导要把握重点，重视规范公文程序，以身作则，加强公文知识的认识，强化规范意识，自觉遵守公文处理规范，并层层把关，坚决制止不规范按程序要求处理公文的行为。负责人正确行使批办公文职责，应细致审批，正确签署意见，批示意见要写清楚，表明拟办意见，明确指出承办方或承办人，避免发生互相推脱和无人负责而造成公文被积压或超迟办理的状况。

二、规范公文处理行为

公文的处理应严格按照规范的程序进行，才能减少处理时间的耗费，保证办文的质量。如：送批公文时，应先递交学校办公室，由收办人员按类别、序号登记，贴公文处理单，注明缓急程度，送办公室主任或副主任签批拟办意见后，再登记送主管领导批示。

起草公文要确保格式规范按照相应的文种格式要求写，文字精炼、条理清晰、突出重点，使人一目了然，不可滥用文种。公文的收、发文办理应严格按照收、发制度执行，收、发文办理不当的文稿和不符合公文处理规定的文稿，一律不予签发。加强规范公文督办环节，严格督促承办部门及承办人，检查各项办理程序是否规范合理，确保公文处理工作有效运行。根据督办制度建立督办建立系统，明确督办部门和主要督办人，按照实际情况规定办理时间，对承办部门提出效率办理要求，要求督办人提前上报在承办过程中遇到的问题，不能按期完成的承办单位，及时申请更改或延期，待上级批准方可执行。

三、利用先进的办公手段，规范办文程序

为推进公文办理自动化建设，提高公文处理工作质量和效率，高校应加大投入改善办公设备，适当引进先进的办公设备，如计算机、传真机、打印机、复印机、扫描仪、多功能电话机、摄影摄像机、自动装订机等。要充分利用这些先进的办公设备，建立数字化校园网络平台，对文件进行电子存档、分类及资源共享，以此实现无纸化办公和办公管理自动化，拓展办文途径，节省人力、物力，从而使公文处理程序更加规范，使公文处理工作更加合理有效进行和工作效率的有效提高。

四、提高办公室人员业务素质

高校规范公文处理程序，首先要提高办公室工作人员的业务水平。定期对其进行业务知识培训。加强学习中共中央办公厅、省教育厅等上级部门颁布的政策法规，提高办公人员的公文写作能力，掌握公文处理的基本处理程序和方法，提高按程序制文、办文的自觉性和增强有效制文、办文的责任心，保证在处理公文质量的前提下提高处理速度，定期整理公文处理中存在的问题，并组织讨论，相互交流学习，为提高管理水平共同出谋划策。同时，还要普及办公室人员使用和操作办公软件的能力，要求办公室人员熟练使用现代办公设备，开辟更多公文处理的途径，使公文处理更规范更科学和规范。

五、加强组织队伍建设

因公文处理的工作量大，高校办公室有必要加强组织队伍建设。按照公文处理工作的性质和需求，广开进贤之路，不拘一格选拔人才，制定人才储备计划，避免因人才储备不足而制约办公室公文处理的进程和效率，超前培养，创立一支后备精英，增强办公室人员之间的竞争力，避免因人才短缺而制约工作效率。具体方法：一是发掘内部现有人员的潜力，优化人员结构和岗位，进行二次分配及加强培养；二是拓宽渠道，引进优秀人才，放到适合的岗位进行锻炼，形成后备人才库，为充实公文处理队伍打好基础。

六、结语

高校公文处理是一项繁琐又极其重要的工作，它的工作性质是经常性的且工作量大。在高校办公室中公文处理作为最主要的工作内容和办公方式，它具有很强实效性的工作。因此，高校办公室人员应树立“行文少，办文精”的观念，提高公文质量，掌握公文处理的规律，做好公文处理工作，提高公文处理水平，最终提高高校内部管理水平，实现高校的科学发展。

[1]王静.普通高等师范院校公文处理问题的思考[J].湖南科技学院学报,2015,36(09):137.

[2]陈琳.提高高校办公室人员公文写作质量的思考[J].职业技术,2016,15(05):52.