智能化发展在高中档案管理中的应用

文/山东省莱州市第一中学 徐爱玲

智能化发展在高中档案管理中的应用

文/山东省莱州市第一中学 徐爱玲

现阶段，信息化档案管理的应用不仅是加强高中学生档案管理的内在要求，更是信息化时代对高中管理工作的外在要求。如何正确运用智能化计算机，增强高中档案管理作用，是现阶段学校管理者应当关注的重点。

智能化；高中；档案管理；应用

进入21世纪，信息技术和科学手段成为了各行各业开展工作不可缺少的重要构成要素，信息化管理已经成为商务、学校等办公效率迅速提升的重要“法宝”。对于高中来说，档案管理工作是极具保密性、复杂性的工作之一，随着信息化脚步的不断加快，学校电子办公的信息量和工作量必然会不断增加，由此引发的各种信息化档案管理问题不能坐视不管。如何实现电子文件的实时网络归档，科学有效地管理和利用电子档案资料，达到信息高效提取、传输、利用的目的，是现阶段高中档案管理工作需要钻研的课题。

一、高中档案管理传统模式的弊端

（一）档案管理工作量大，效率低下。高中学校每年、每学期都有大量的学生信息需要录入、管理，再加上由于升学、转学、就业等问题带来的数据的变动，需要管理的信息量很多。采用传统人工录入的管理方式费时费力不说，在信息的准确程度和记录时间上也难免会存在差错和漏洞。在信息的查找和整理时，大量的信息查找起来十分困难，耗时耗力，使得高中档案管理工作的效率不断降低。

（二）档案信息安全保密性差。在传统的高中档案管理模式下，档案信息都是由管理人员手动录入和管理的，因此，档案管理的效率相对低下，信息录入和保管的安全性也较低。即使在传统的档案管理中有使用计算机开展信息管理的情况，使用的人员由于对计算机知识和操作掌握不准，在信息的录入过程中经常会出现张冠李戴的失误，导致档案信息的管理出现差错和漏洞。再加上传统管理模式下，没有完善的安全保障机制，接触档案信息的主体较多，会轻易将重要的档案泄漏出去，给档案管理造成安全隐患。

（三）档案信息查找困难，更新和维护程序繁琐。在传统的高中档案管理模式下，随着时间的流逝，档案信息的增加使得档案管理起来更加繁琐、复杂，庞大的信息量超出了人工作业所能达到的极限，用手查信息数据、更新和维护档案系统都十分困难。查找目标文件时耗时许久，犹如大海捞针，在紧急时刻无法快速找到目标文件，会造成很大的不便。

（四）档案管理人员专业素质低下，缺乏专业人员。传统的高中档案管理聘用的工作人员一般都是有一定的档案管理知识，但是计算机实际操作水平普遍低下，在操作过程中效率低下，时常发生人为错误，造成档案管理工作质量的低下。

二、对高中档案实施信息化管理的必要性

（一）有利于增强高中档案信息的保密性。智能化档案管理模式下，采用功能强大的计算机处理档案信息，不但提高了存储速度、存储数量，计算机独特复杂的安全保护系统还极大地提升了高中档案信息的保密性。为了更好地实现信息的保密，通过计算机将学校内的档案信息做成单份文，促进档案信息整理、保存、编目质量的提升。在减轻档案管理人员工作量和负担的同时，还极大地提升了档案管理的现代化和信息化。

（二）提升档案管理人员的素质，实现无纸化办公。智能化档案管理的实现使得以往的人工档案管理被计算机档案管理所取代，无纸化办公成为了现代化高中档案管理的潮流。这种档案信息管理系统实现了文件从产生、运输到整合的一系列工作，取缔了传统档案管理模式下人工标记、打印、装订等一系列环节，办公过程中的纸张、笔墨等资源得到了节约，人力、物力、财力消耗得到了大大的降低。

（三）极大地提升了高中档案管理工作效率。智能化计算机的运用能够一次性处理所有的档案信息，将各种数据按照预设的顺序进行排序、整理，丝毫不费人工力气，且运行起来准确性高、差错极少，维护和升级也是全自动化运行。给原本繁琐的高中档案管理工作带来了现代化的曙光。以运行高度有序的现代化化信息处理体系为中心，把校内档案资料加工成电子形式，建立起网络数据库，使得高中档案管理的一切工作环节都变得信息化、智能化、高效率。

三、智能化计算机在高中档案管理中的应用

（一）创新服务手段，建立现代化档案管理模式。信息技术的发展不会止步不前，随着新一轮科学技术成果的产生和应用，高中信息化档案管理也必须与时俱进，跟随档案管理数字化程度的提升而改善档案利用方式。越来越多的用户通过计算机、网络平台来获取档案信息，这一变化要求档案管理的工作方式和手段必须随之改变，甚至连档案信息的管理模式也在从实体管理向信息管理、知识管理等方面转变。为此，高中档案管理部门必须改变服务手段，创新符合信息化发展的新服务方式，建立起现代化的档案管理模式，推动智能化发展在高中档案管理工作中的应用。

（二）加强档案信息化基础设施的完善。档案管理信息化基础设施是开展校务现代化改革的基础组成部分，具体包括计算机软件、网络以及其他相关辅助设施。不同高中根据自身档案管理实际情况的需要，必须在管理部门配备齐全相关设施，包括计算机、扫描仪、光盘刻录机以及档案管理系统软件等。建立好网络数据库、电子目录和电子档案录入接受中心，保证电子文件及时高效得到收录和采集。要注意选择的信息化档案管理系统软件必须能够具备强大的功能，集采集、存档、整理、搜索、编目等功能于一身，能够兼容各种数据，保证和其他数据库、校园网之间相互交换的流畅。

（三）加大信息化档案管理的宣传力度。信息化时代的到来需要高中领导和管理人员树立起智能化档案管理的意识，重视信息化档案管理在现代社会中的作用，意识到智能化档案管理模式的建立是现阶段高中档案工作深入改革的重要环节。提高领导和师生对信息化档案管理的认知和重视，能够推动校务改革的深入发展。高中档案管理部门必须秉持创新、努力的理念，不断提升档案管理工作的质量和效率，以真实的业绩和务实的科学态度来表决心，稳扎稳打，用实力来争取上级对校务改革的资金等各方面支持，全面深入推进校务改革。

（四）建立健全档案信息安全保障体系。高中档案管理工作中最重要的可以说是档案信息的安全性和保密性。因此，在开展校务管理改革的过程中，必须把信息化与安全性能相结合，建立起安全保障体系，促进智能化发展在高中档案管理模式的应用。首先要做好安全备份工作，加强信息化档案管理工作人员的安全意识，确保数据不被人为泄露。在内部管理方面，要制定好完善的安全保障管理规章和档案信息责任制度，确保档案管理工作人员的身份安全。

（五）加强档案管理规范化、标准化建设。信息化时代的到来要求高中智能化档案管理工作必须实现标准化和规范化。所谓的规范化和标准化，指的是信息录入、传输、整理、编目、存档等环节的按部就班，首先，上级档案部门必须制定出详细的规范化管理规章制度，从工作人员本身和档案管理工作过程两方面出发，首先要求工作人员必须树立起维护档案管理规范的意识。其次要求工作人员在开展各项档案管理工作环节时按照规章制度行事，绝不私自决定棘手问题的处理。从而推动高中档案管理工作的标准化、规范化建设。

综上所述，进入21世纪，科学技术在教育教学方面的应用越发普遍，信息化办公成为高中档案管理的重要手段。信息化计算机办公不仅极大地提升了办公效率，更增强了高中档案信息的安全保密性和管理工作的质量。目前，高中在利用计算机开展信息化办公的同时，还存在很多不足和缺陷，需要根据实际情况一一改正，只有创建起完善的安全保障体系，加大信息化档案宣传力度，使管理人员树立起信息化意识，才能够促进智能化办公在高中档案管理中更好地应用。

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