浅淡企业档案信息化建设与管理

2016-11-26广东大鹏液化天然气有限公司曹倩

办公室业务 2016年18期

关键词：数字化档案管理信息化

文/广东大鹏液化天然气有限公司曹倩

浅淡企业档案信息化建设与管理

文/广东大鹏液化天然气有限公司曹倩

随着计算机科学技术的迅速发展，档案管理方式也正在经历巨大的变革。新的计算机软硬件技术越来越广泛地被档案管理人员所吸收并应用，大大加快了电子档案管理建设的步伐。

企业；档案；信息化；建设

随着科学技术的迅速发展，各个行业受到信息化的冲击，档案信息化建设正在逐步深入地发展，推动档案工作的科学发展。传统的档案工作模式已经不适应社会发展的需求，因此档案工作数字化的开展已经是迫在眉睫。档案数字化建设成为档案事业适应时代和社会发展的必然趋势，是促进档案管理工作现代化的客观要求。

一、企业档案信息化建设的重要性

（一）可改善档案管理工作。只有实现档案信息化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为企业提供高效、优质的服务。

（二）形势发展的需求。档案信息资源只有实现了信息资源的共享，很好地为企业领导和广大技术员工所利用，才能充分发挥其效用。此外，档案载体的更新换代迫切要求档案管理实现数字化。近年来，档案载体逐渐被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案室提出了一个亟待解决的课题，即电子档案的收集、保管、保护和利用手段问题，而解决这个问题的途径只有一个，那就是实现档案室的数字化。

（三）有助于为企业提供信息支持决策，提升档案服务能力。企业档案电子化建设将促使与之相关的计算机技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛运用，从而将促进档案管理理论、技术和方法的变革，彻底改变档案馆封闭、半封闭的状况，实现档案事业的跨越式发展，极大地提升档案工作在信息社会中的服务能力。决策的及时正确、管控措施是否得当，要靠信息的完整、准确和快速的综合分析能力来保证，企业档案信息化建设恰好在一定程度上可以满足这些要求，特别是企业档案信息化建设与企业办公系统有着密不可分的联系，所以对于支持决策有着天然的优势。

二、企业档案信息化建设与管理措施分析

（一）完善档案信息化建设管理体系。逐步建立完善档案数字化建设的制度规范，建立统一的标准体系，是档案数字化建设的首要外部驱动力，其首要目标是建立规范的管理制度。在建立数字化系统的同时，形成配套的适用于档案收集、审核、储存、使用等各环节的管理制度，保障整个过程有序进行。其次，要统一评价标准，综合借鉴国际标准与国内相关法律法规，兼容目前各先进档案管理标准的优势，建立一个统一的系统的标准体系，避免“信息孤岛”的出现。合理的档案数字化指标体系是指导各单位组织建立规范的电子化档案的标尺。优化的岗位设置是人力资源充分发挥的前提，长效的人才激励机制是档案管理人员积极进取的保证。完善的制度建设和统一的标准体系建设是档案数字化建设进程中的重中之重。

（二）加强档案管理基础设施建设。为了实现企业的档案信息化，提高企业的信息技术水平，就必须要加强对硬件等基础设施的建设，充分发挥计算机的功能，建立企业档案信息数据库，同时还要及时进行各项系统的更新，在分析纸质档案记录的弊端上，利用先进的信息技术实现企业档案资源的高度共享。实力不同的企业更要学会充分利用现有的多媒体设备，中小型企业虽然无法投入大量的资金进行企业档案信息的建设，但可以结合企业发展的实际，配置相应的计算机，优化处理企业现有的信息资料，根据材料的特点将文件进行分类整理。企业档案信息化建设可以在现有的人员储备上花费更多的时间和精力去维护和保养系统，才能实现优质资源的网络性和共享性，适时地整理企业的重要信息资源是一个企业长期发展所必须采纳的重要措施，这也是目前中小型企业发展所需要借鉴的方式。

（三）加强档案管理的规范化建设。时代的发展要求企业的档案管理工作必须更加完善，在加强相应的规章制度建设的同时，促进企业的档案信息化建设，保证企业档案管理工作的有效开展。企业在加强信息技术的投入时还需要有一个标准来衔接档案工作中的各项业务和流程的开展，为企业的良好发展打下基础。与此同时，企业档案信息化建设的规范性也是一个企业所必需的，规范化的制度才能保证整个管理工作的正常运行，这也是一个企业进行档案信息化建设创新的基础和前提。

（四）提升档案管理人员综合素质。随着社会的进步，拥有技术性的人才也越来越多，但是单纯拥有技术的工作人员还不能满足企业发展的需求，技术型人才的综合素质也应该列入企业选择员工的标准，企业档案的信息化建设不仅仅需要档案信息的守护者，更需要善于发掘信息的管理者，只有这样才能最终实现企业档案信息化建设。因此，企业可以通过开展培训、讲座、研讨会等形式提高技术人员的能力，提升综合素质，培养技术人员的创新意识，为企业未来的档案信息管理工作的创新储备资源。