试论军工研究所项目档案管理体系建设

文/中国北方车辆研究所　姚从光　王洪梅　杨淑梅　崔立红

试论军工研究所项目档案管理体系建设

文/中国北方车辆研究所姚从光王洪梅杨淑梅崔立红

本文分析目前军工研究所项目档案面临的挑战，提出项目档案管理体系建设的指导原则，并进一步探讨项目档案管理体系建设的内容。

项目档案；档案信息化；组织机构

随着国家对军工研究所固定资产投资力度的加大，对项目竣工验收的要求也越来越严格，固定资产投资项目档案（以下简称项目档案）验收作为项目竣工验收的重要组成部分，其管理体系日益受到关注，如何有效地提高项目档案管理水平，顺利完成项目竣工验收任务，是理论与实践亟待解决的问题。

一、 军工研究所项目档案管理面临的挑战

（一）上级机关对项目档案管理的严格要求。早在2007年国防科工局就下发《固定资产投资项目档案验收办法》，对项目档案的验收组织、验收申请、验收要求提出了具体指导意见。随着国家对军工研究所固定资产投资力度的加大，对项目档案的管理和验收要求也越来越严格。2013年国防科工局下发《国防科技工业固定资产投资项目竣工验收实施细则》，明确规定“项目进行竣工验收应完成项目档案单项验收”，并指定项目主管部门负责其所属单位项目档案单项验收工作。随后各军工集团也出台相应规定，进一步规范项目档案的验收工作。如中国兵器工业集团于2014年印发《中国兵器工业集团公司固定资产投资项目档案验收评分细则》，作为项目档案归档与验收量化标准的依据，该细则从项目档案基础管理、项目档案完整性、准确性、系统性、项目档案的保管与利用和档案验收工作6个方面提出了量化评分标准。

（二） 军工研究所传统项目档案管理模式已经落后。军工研究所固定资产投资项目具有建设周期长、投资金额大、涉及单位多、参与人员广、专业技术跨度大等特点，批复周期之长可达48个月，项目从资金计划下达到竣工，需要完成数百套国内外设备及软件的订购与安装，同时也需要完成大量的基建工程建设，涉及部门往往包括军工研究所所有技术部门、信息安全部门及若干机关单位部门。此外，随着军工研究所信息化水平的提高，OA办公系统、固定资产投资系统、档案管理系统等一批管理软件陆续建立，项目档案的信息化管理水平也亟待提高。

（三）传统项目档案管理体系已不适应军工研究所精益化、信息化管理的要求。目前很多军工研究所正进入向精益化、信息化转型升级阶段，项目档案的管理体系建设也要及时跟上军工研究所的发展步伐。项目档案的管理需要大多数部门的参与，项目档案管理部门需要通过实用高效的管理体系，明确每个人在项目档案管理中的责任、工作内容及目标，变静态管理为动态管理，逐步推进项目档案精细化管理的建设步伐。军工研究所很多项业务，都或多或少与项目档案业务有流程和数据层面的关联，因此改进项目档案管理体系，实现与相关信息系统集成，才能更好地服务于军工研究所主营业务。

二、军工研究所项目档案管理体系建设的指导原则

军工研究所项目档案管理体系建设的最终目标为高质量通过国防科工局项目档案验收。要实现这一目标，必须保证项目档案管理的高效有序，并通过信息化技术、领导机构设置、制度约束、激励评价、沟通交流等手段，对项目档案管理全过程进行有效控制。具体指导原则是：

（一）加强各部门协调。项目档案管理涉及到方方面面，是一项系统工程，必须各层级各部门集成推进，成立项目档案领导组织机构，建立项目档案管理团队，统筹协调，实现联动，共同建设项目档案管理创新体系。

（二）完善相应的制度建设。要紧密结合研究所机构设置、职责分工，制定相应的规章制度，全方位、多角度对项目档案管理形成约束机制，有力保障项目档案管理体系的作用。

（三）融入信息化建设。只有以信息化为手段，使目标管理与过程控制相结合，加强阶段性检查，才能确保目标实现。

（四）创建激励机制。应该充分调动研究所各技术部门、机关人员的积极性和创造力，多方面促进项目档案管理。

（五）打通沟通交流通道。通过参加项目主管部门例会，参加项目设备到货验收、终验收会议，不定期走访项目实施部门，增进项目了解，掌握项目资料情况。

三、军工研究所项目档案管理体系建设的内容

军工研究所项目档案管理体系建设主要内容可概括为：组织机构建设、信息化建设、管理机制建设、激励评价体系建设、协调交流机制建设。

（一）组织机构建设。为建立健全军工研究所项目档案管理体系，形成“统一管理，分工负责”的档案管理体制，维护项目档案的完整、准确、系统与安全，军工研究所应该成立项目档案工作组织机构，由分管档案工作的副所长担任档案工作领导小组主任，各部门领导作为档案工作领导小组成员，主要职责是贯彻国家和上级部门有关项目档案工作的制度和规范，负责项目档案工作的组织领导以及重要问题的决策，负责对各单位项目档案工作日常管理、整改落实情况进行评审、评比和奖励。这样项目档案管理工作有了强有力的领导机构，保障军工研究所项目档案工作的领导力以及资金、人员、管理等顺利落实。

（二）信息化建设。以信息化手段为支撑，规范项目档案管理及归档流程。加强项目档案的过程管理与控制，必须在管理手段上有所创新，为此应将项目档案的管理纳入军工研究所档案管理软件中，并和项目主管部门的管理软件深度融合，以实现项目档案信息资源的全周期管控。以某军工研究所为例，该研究所项目档案的管理融入新上线的数字档案馆软件中，并与固定资产管理系统做了接口，实现了项目档案资料的在线归档。通过该接口，各类项目文档签署完成后，即可发起归档申请。同时在即将上线的档案门户网站上预置了项目档案入口，通过创建项目档案门户的方式，为项目参与各方提供一个高效率信息交流和共同工作的环境。

（三）管理机制建设。将项目档案工作要求纳入项目建设实施计划，与项目建设实行同步管理。各部门在签订项目建设合同时，必须将项目文件材料的收集、整理和归档要求纳入合同条款，以明确责任。签订基建项目设计、施工及监理合同、协议时，应当设立专门条款，明确需要提交的项目文件材料范围、份数，以及整理要求和归档责任。签订设备仪器研制或外购合同、协议时，应当设立专门条款，明确供方需要提交的文件材料清单及份数等要求。设立专（兼）职项目档案人员，负责项目竣工验收前管理类、基建类、设备仪器前期文件材料等项目文件材料的收集、整理和归档，负责组织、协调和指导项目勘察单位、设计单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件。

（四）激励评价体系建设。成立考核机构，制定考核标准，对项目团队及个人的档案资料移交情况进行定期化、制度化考核，执行激励与处罚。考核标准主要包括项目档案工作组织领导情况、归档项目档案的完整性、规范性、及时性，对项目档案情况的熟悉程度等，同时给兼职档案员发放一定津贴，提高各实施部门和个人参与项目档案工作的积极性。建立短期激励体制和长期激励体制，短期激励是在每年年底评选出优秀兼职档案员、优秀固定资产投资建设项目先进单位和个人，长期激励体制是在项目验收通过后，组织评选项目先进单位与个人，以激发项目档案工作参与者的积极性与主动性。

（五）协调交流机制建设。项目档案管理部门积极参加军工固定资产投资建设项目例会。及时掌握各实施部门的工作进度，并将近期项目档案工作中出现的问题进行探讨，参会人员集思广益，对项目档案的管理提合理意见或建议。在参加项目例会的同时，综合档案馆常以走访形式或开验收会的方式到各实施部门沟通交流，召开部门工作会议，了解项目档案工作中遇到的问题，并根据各部门遇到的具体问题具体分析，为项目实施部门排忧解难，共同促进项目档案管理工作的进步。

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