试论流动人员档案管理方面的思考与建议

2016-11-26内蒙古鄂尔多斯市东胜区就业服务局祁巧荣

办公室业务 2016年20期

文/内蒙古鄂尔多斯市东胜区就业服务局　祁巧荣

试论流动人员档案管理方面的思考与建议

文/内蒙古鄂尔多斯市东胜区就业服务局祁巧荣

随着我国科学技术的不断进步，越来越多的劳动力被解放出来，导致流动人员数量急剧增加，档案管理人员对这部分人群的档案进行管理时也遇到了一定困难。面对这种情况，我国政府及相关部门需要采取一定的措施进行处理，做好对这部分人群的档案管理，为流动人员合理配置等方面提供保障。

流动人员；档案管理；思考；建议

人力资源的管理工作已经被人们所重视，档案管理工作作为其中重要内容之一也逐渐被管理人员所关注。当对这部分流动人员进行相关工作时，可能由于其流动特性等方面原因为档案管理工作带来很多问题，本文将就这些内容进行研究，并对流动人员档案管理工作提出一些合理建议，希望对我国流动人员档案管理工作具有一定帮助。

一、当前流动人员档案管理工作遇到的困境思考

第一，管理职能方面存在局限性。档案接收工作在我国受到很多方面的限制，尤其是对于那些不具备报到证的流动人员；档案移交工作在跨区域时会因标准不一致等情况遇到很多阻碍，例如：通常情况下企业职工在转正、评职称时，企业单位会要求接受档案，职工档案可能由于各方面原因并没有保存在现在所在城市，这种情况需要对其档案进行调动、补办等，由于各地域未能建立统一的标准，导致补办、调动等工作需要大费周折，浪费办理者的时间及精力；不同地区对于管理档案方面工作具有不同政策，如绝大多数地区对档案管理方面工作需要向普通民众收取费用，只有在少部分省市内毕业生可以享受到两年以内的免费档案管理待遇。上述情况使档案管理工作遇到了很多困难，我国政府及人力资源等相关部门需要充分发挥其管理职能，对包括流动人员在内的所有民众档案管理工作规范化管理，并且通过对流动人员档案方面的管理对其本身进行合理配置。

第二，存在多头管理现象。档案管理人员在进行实际管理工作时，可能会遇到多头管理方面的问题，使管理工作产生混乱的现象。另外对于档案管理工作，流动人员未能对其重要性产生足够认识。在很多情况下，流动人员对档案管理工作未能产生更多重视，待企业接受后便对其不闻不问，而作为档案接收方来讲，企业对其管理工作存在很多疏忽。在流动人员进行求职时，可能不会涉及到档案方面的问题，这种情况为流动人员造成了一种档案管理工作不重要的错觉；如今很多年轻人对档案管理工作没有很深理解，不知道具体该如何做，久而久之便只能将其搁置；普通企业内档案管理工作较企事业单位及国企等存在很大差距，其用途的不同也决定了管理工作、对其重视程度的不同，就一般企业而言，其无法通过档案获取人才更多有价值信息等。以上方面的内容都对流动人员的档案管理工作产生一定阻碍，下面将就这些问题提出一些合理建议。

二、流动人员档案管理工作中的建议

（一）规范化档案管理相关操作。档案管理人员对相关材料进行收集、鉴别等操作时需要规范化操作，其工作的规范与否对归档质量方面都会产生很大作用，因此相关人员进行工作时需要严格按照操作程序及规定进行材料收集等工作，并对其真实性、可靠性等方面进行仔细检查，保证归档工作质量；将存在问题的材料退回，并责令其在一定时间内完成修改等工作，在材料符合要求后进行下一步的归档操作；当收到非职责范围内的归档材料时，需要在第一时间内向来源退还，并对其退还过程进行跟踪，确保材料不会发生遗失等问题。

（二）将保密安全工作做到位。档案管理工作可能会与很多部门产生关联，甚至可能会与涉密机关产生联系，故而需要确保其保密安全工作；档案管理工作中的材料大多只留有一份记录，并且无法对其复制，这些为档案移交等方面出现问题后的补办等工作带来很多困难，甚至有时无法对其采取任何补救措施。面对以上情况，档案管理人员需要重视工作安全与保密，对流动人员进行档案管理时也需要为人事、设置结构等方面提供保证，在制度层面对档案管理相关操作进行约束，确保工作质量。

（三）做好归口管理工作。由于我国各职能部门在档案管理工作上未能将责任进行明确划分，导致管理工作存在很多交叉现象，很多部门都可以对民众的档案进行管理和存储，例如职业介绍单位及人才市场等，由于以上情况，流动人员的档案管理工作可能存在秩序混乱等现象，为其规范化管理带来更多困难。面对这些问题，档案管理人员需要做好归口管理工作，严格按照我国相关档案法开展日常工作，对流动人员档案进行归口及集中化的管理，并对相应的分类管理产生足够重视。

（四）建设法制化的档案管理制度。除以上方面外，档案管理工作还应向法制化方向发展，让管理工作中的每个步骤都可以按照相关规定执行，保证流动人员切身利益；各地区对档案移交等方面工作应达成共识，制定统一标准规范档案跨省、跨区域移交等相关操作；对不同区域流动人员档案管理工作的实际情况进行具体分析，确保档案管理工作的质量，为流动人员配置等方面工作提供保障。