关于档案安全保障体系建设的思考

文/山西省五寨县救助站　秦丽

关于档案安全保障体系建设的思考

文/山西省五寨县救助站秦丽

随着自然灾害的频发，档案工作者业务能力的不足，导致部分重要档案残缺，为档案工作设置了重重阻碍。新时期背景下，需要档案工作者接受这些挑战，迎难而上，推动档案安全保障体系的建设。本文将讨论档案安全体系的内涵及现状，并研究档案安全保障体系建设的措施。

档案；安全保障体系；现状；措施

社会在发展，时代在进步，我国档案的建设工作也得到了迅速壮大，为我国建设特色社会主义作出了贡献。档案资源的不断扩大，也为档案工作增加了难题。当前我国档案安全保障制度不完善，导致部分重要的档案文献零散化；从业人员业务水平有待提高。这些问题的解决需要有关部门建立完善的档案安全保障体系，从安全保障与法规教育出发，落实保障工作。

一、档案安全保障体系的内涵

我国档案安全保障体系的建设，需要从两方面入手，一是要保障档案安全，采用技术与管理的手段，保障档案资料各个属性的安全，防止信息泄露，造成重大事故。二是要建立保障体系，使档案信息能够在完整严密的系统中运行。档案工作自身有着鲜明的特色，集中管理与分散管理合二为一，维护档案的实体安全与信息安全。

二、我国档案安全保障体系建设的现状

（一）自然灾害对档案工作提出挑战。近几年，我国自然灾害频发，地震、海啸、洪水、泥石流等不可抗拒的灾难一旦发生，必将对档案的工作造成威胁。例如2008年四川的大地震，处于地震带的档案保存馆瞬间倒塌，许多珍贵的档案材料来不及“解救”，据相关数据统计，大地震造成了6万多卷档案资料流失，损失惨重，同时也让档案工作者意识到灾害防治的重要性。

（二）档案安全工作法制不具体。当前，我国下发了多项关于档案安全保障体系建设的相关规定，但是其条规内容不充分，一些建设只给出目标，并没有告知具体措施，致使许多档案管理人员摸不着头脑，盲目达成目标。例如规定说“要加强档案安全保障的基础设施建设”，致使有的单位为了落实规定，仅引入了基础的监控设备，没有进行实体安全的建设，安全隐患并没有得到完全清除。

（三）档案工作者业务能力欠缺。良好的业务能力，是保障档案安全建设的重要环节之一。当前我国档案工作者业务能力欠缺，不能够按照科学的档案目录进行分类管理，档案归纳整理方式落后，致使档案的记录信息不明确，不方便查找。

三、档案安全保障体系建设措施

（一）落实安全保障建设。要加强对档案工作者的安全教育。安全教育是确保档案安全保障体系建设的前提基础，定期对档案工作者进行安全教育培训，开展档案安全管理讲座，使档案工作者构建安全意识。借助媒体的力量，在电视、广播、网络等环境中宣传档案安全的重要性，请专家学者进行座谈讲学，增强全社会的档案安全保障意识。

（二）提升工作者的业务水平。提升档案工作者的业务水平，是当前档案安全保障体系建设的基础性工作。

1.学习业务知识。有计划地定期组织安排档案管理人员学习与档案相关的法律文献，并适当地提出自己的见解；聘请档案管理的老师做定期培训，讲授档案管理相关的知识以及以往经验；组织档案工作者定期交流，与其他单位的同事进行经验交流，总结科学合理的管理措施；档案工作者有计划地定期观看档案工作方面的视频与录像；参观大型档案馆的档案文献资料，学习其整理摆放的方法；学习先进的计算机知识，为智能化管理提供技术上的条件。

2.开展演讲活动。单位定期开展关于档案工作的演讲活动，组织档案工作者撰写相关的稿件，通过讲述工作中积累的经验与体会，理论并联系实践，与其他同事分享实践中的感受，共同进步，为档案安全保障建设出一份力量。要求工作者要坦诚自己的工作内容，发表有深度的感想与体会，单位领导通过演讲内容的真切性，评选“工作之星”，并给予相应的物质奖励，调动档案工作者的积极性，使档案工作有所突破。

3.加强专业技能培训。档案工作人员的业务水平，关系到档案安全保障体系的建设问题，对人员的培训，要从态度上进行端正，能力上进行提高，其中关键一点是要提高档案工作者的专业技能，提高人员的文字表达能力，数据整合能力以及人际交往能力。首先要锻炼档案资料的整理技术，按照目录或者年限日期，从大到下，根据重要程度划分，对档案资料进行高度具体的整合，让人能够一目了然，方便日后的查询工作；其次是文字表达水平，需要档案工作人员定期进行写作的训练，在档案工作中遇到写作要求时，能够理清思路和脉络，表达完整；最后需要档案工作者培养人际交往能力，在与领导交流或与其他单位进行交流时，能够表达流畅。

（三）建立健全制度手续。在提升档案工作者业务能力的基础之上，要健全档案安全保障建设的制度规定，制定明确具体的实行方案，例如：编制一套系统科学的工作程序，根据档案资源的数量大小，建立科学的检索查看工具，方便档案的安全管理，也能够提升查询效率。

综上所述，我国要建立完善的档案安全保障体系，需要从多个方面入手，加强档案工作者的业务素质与安全意识，建立具体可行的档案制度，落实国家管理条例等等，需要政府、单位以及各工作人员的高度配合，给予档案安全保障体系一个全新的概念，推动档案事业的发展进程。

[1]张美芳,王良城. 档案安全保障体系建设研究[J]. 档案学研究,2010（01）:62-65.

[2]徐绪琴. 档案安全体系建设研究[D].安徽大学,2014.

[3]康旭冉.企业档案安全保障体系建设研究[D].河北大学,2014.