高速公路人事档案的信息化管理探究

2016-11-26吉林省高速公路管理局吉林管理分局才君

办公室业务 2016年20期

关键词：高速公路数据库管理工作

文/吉林省高速公路管理局吉林管理分局　才君

高速公路人事档案的信息化管理探究

文/吉林省高速公路管理局吉林管理分局才君

本文针对高速公路人事档案的信息化管理进行了探究，提出了几个适用方法，对完善高速公路人事档案信息化管理提出了方案，为相关部门的建设发展提供了理论基础与实践方向。

高速公路；人事档案；信息化管理

高速公路人事档案的信息化管理指的是将信息化管理模式应用到高速公路的人事档案管理工作中，这种方式改善了传统的静态档案管理工作，将工作重心从实体化档案转移到了信息化档案，实现了静态化管理到动态化管理的进步，是科学化、现代化的必然发展方向。

一、高速公路人事档案信息化管理的方法

（一）建立高速公路人事档案管理制度。建立科学合理的管理制度是实现高速公路人事档案管理信息化、规范化的重要保障。管理人员在进行定期的人事档案信息的收集、整理、归档工作时，必须保证所有档案的安全，这是其它工作能够顺利进行的前提，而且必须要按照相关的档案管理制度来进行。除此之外，还要大力维护人事档案所有信息的真实性、有效性、严肃性，否则会产生十分恶劣的后果，甚至可能造成人身财产安全问题。建立健全高速公路人事档案管理制度是保证档案信息管理高效性的必然要求。

（二）培养高素质的信息化管理人才。人事档案管理工作的主体是人，必须做好专业人员的培训、储备工作。因为人事档案的信息管理伴随着管理方法的过渡，需要有很多高素质的人才为这一工作提供支撑，而以往传统的人事档案管理人员自身的专业技能水平过于单一，难以适应信息化管理模式的具体要求。只有针对信息化管理工作新的开展要求，培养、引进优秀的复合型人才，才能使人事档案的信息化管理顺利实现。对于管理人事档案的人来说，必须熟练掌握计算机技术和计算机操作系统，还要具备较高的职业道德素养。工作人员每天都要接触大量电子文件与信息档案，只有保证思维灵活，将工作视为一种使命，才能对人事档案的信息化管理工作提供帮助。

（三）规范高速公路人事档案管理系统。现在已经有所应用的部分高速公路人事档案信息化管理工作揭露出一些问题，比如工作人员对计算机硬件功能作用的发挥需要很多改进和完善，这是一项难度任务，对人事档案管理工作的高效完成有很大的促进作用。由于人事档案信息化内容包含的范围十分广泛，在实际的工作中涉及到很多不同环节，要进行人事档案信息化、管理标准化、规范化的提升，必须建立起一个健全的、高效的人事档案管理系统。只有这样，才能化繁为简，充分发挥出软硬件系统的全部功能。针对现在高速公路所有人事工作的具体需求，档案信息化管理系统应该对档案管理工作的一体化效果进行改进与提高，不断规范工作流程，实现对人事档案信息存储、归档、利用这个过程的全方位记录。

二、高速公路人事档案信息化管理的完善

（一）加强人事档案数据库的研究开发力度。高速公路工作人员的基本信息、以前的培训经历、现在的工作阶段以及必要的奖惩情况都包含在人事档案里。从另一角度看，这种人事信息的数据库就是工作人员信息的资料库。对档案信息的开发应用进行适度加强是保证人事档案管理高效性和全面信息化的重点。只有对信息的内涵和信息量的功能进行扩大，才能真正提升人事档案信息数据库的使用效能，增强人事档案信息的活力。另外，在高速公路人事档案新数据库的研发过程中，可以多关注对信息内容的创新，对信息内涵进行扩大，对新数据库的功能进行扩展，这样能够提高数据的使用效能，进而提高人事档案信息管理的整体效果。

（二）加强人事档案的分级管理。一般情况下，高速公路人事档案的信息化管理要应用到全国通用的人事档案管理软件和人事档案的全文数据库，在此基础上，对计算机网络建设进行加强，可以建成一个功能完善、安全可靠、技术先进的人事档案信息服务网络。如果能根据高速公路人事档案信息的安全性、保密性，严格界定各个信息资料的保密级别，按不同的数据信息和不同的用户给予利用单位、利用部门和利用者不同的使用权限，利用者若被授予权限，就拥有了查看信息系统的权利，获得需要的相关信息，从而实现高速公路各管理局内部、各高速公路不同管理处相互之间，以及上级主管部门和全国人事档案信息资源的共享，不仅方便了利用者，还提高了人事档案利用工作的质量和效率。

（三）拓展人事档案信息化服务功能。在确保人事档案的保密原则下，把自身的被动情况转化为主动情况，可以大大拓展人事档案的各服务功能。不仅能做到将人事档案应用到工作人员的入党、出国以及其它福利待遇等人事管理的常规工作，还能做到重点进行干部的选拔与任命、专业技术人员的培养、调动公路员工的工作积极性等工作服务。另外，基本的任务目标要做到以下方面：转变高速公路人事档案的利用方式，实现人事档案的全面信息化管理，对传统方式造成的大工作量、低效率的查阅状况进行改变，管理时运用最新的科学手段，提高高速公路的办事效率和服务质量。