做好办公室文秘综合管理工作的几点思考

文/中国运载火箭技术研究院研究发展中心办公室　 张超　史静　王昊阳

做好办公室文秘综合管理工作的几点思考

文/中国运载火箭技术研究院研究发展中心办公室 张超史静王昊阳

本文结合文秘工作实践，论述了办公室文秘综合管理工作的体会和认识。

办公室；文秘综合管理工作；思考

从大学毕业以来，我们从一点一滴学起，在领导、同事的帮助下，不断钻研业务，不断提升能力，从懵懂到熟悉，从熟悉到创新，一路走来，收获颇多。结合这5年多的文秘综合工作实践，谈几点体会。

一、要做好建章立制，确保管理的规范化

不以规矩，难成方圆。建章立制是确保一个单位规范管理的前提，首先要建立科学有效的规章制度体系，为单位的发展保驾护航。在这个过程中，有三个环节要衔接好：一是制定规章制度要切合实际，实用、管用，发布制度前要充分征集各处室意见。二是规章制度的语言要简明扼要，浅显易懂，避免出现词不达意的现象。三是要加强规章制度的宣贯，真正做到入脑、入心，否则制度只能是一纸空文。

因此，要确保一个单位良好运行，必须要建立一套“够用、管用、好用”的规章制度，学习各项规章制度，熟练掌握各项业务流程，这样才能在管理工作中做到得心应手，有的放矢。

二、要练就好文笔，确保公文作用充分发挥

公文是一个单位的脸面。公文的主要作用是总结工作、布置工作、传达会议精神和领导指示要求，公文水平的高低影响到一个单位的形象，也影响到信息传递的有效性。文秘工作的核心是文字工作，主要是通过公文体现。因此，做好办公室文秘工作，确保公文的规范化，对于做好上情下达有着至关重要的意义。

要充分发挥公文的作用，就必须要加强理论知识的学习，加强对上级文件、领导讲话的学习、钻研，与上级的要求保持步调一致。同时，要锻炼过硬的写作能力、较强的理解能力，制定标准和精细的工作模板示例，实现文件办理规范、顺畅、安全，文件内容简明扼要，表达准确。

三、要做好细节管理，确保每项工作精益求精

细节决定成败，天下事必做于细。文秘工作的核心是文字、文件和服务。文字工作要求精益求精，不能出现语法上的低级错误，不能出现政策上的错误，更不能出现思想上的错误，每一句话都要精雕细琢，才能以文传意。文件传阅也是一件细活，要做到闭环管理，从收到文件，到传阅文件，到收回文件、销毁文件或归还文件，整个过程都要闭环，要做好文件的编号，进度跟踪等细节上的工作。

要牢固树立精细服务的理念，注重服务细节，突出服务效率，事事细致、处处细密，将难事办妥、急事办稳、杂事理清、繁事化简，把各项工作做得细之又细、慎之又慎、精益求精。

四、要做好督察督办，确保各级要求及时落实

要做好参谋助手。文秘工作的参谋作用主要体现在传递文件、做好会议纪要、督办待办事项方面。中心领导每天都会处理大量的文件，解决各类问题，作为办公室文秘工作人员要把好第一道关，首先要把好文件的筛选关，中心的纸质文件来源有三个途径，一是通过传真机接收的文件，二是通过院办机要处转来的上级或兄弟单位文件，三是本部各部门直接加盖公章后由综合秘书送到中心的文件。其中，通过传真机接收的文件要经过甄别，有相当多的文件是一些社会组织或团体发过来的会议邀请函、购买刊物的函件等，对于这类文件应直接做销毁处理。

其次，做好会议纪要也十分关键，尤其是每周一召开的中心例会、各类总结会等，必须要及时将领导的要求高度提炼后在会议纪要中体现出来，并及时将会议纪要，特别是会上布置的待办事项，传达到中心每一位员工。必须在会议纪要中明确好时间节点和完成标志，并及时跟踪督办落实，确保上级要求和领导指示精神得到迅速落实。

五、要做好谋划沟通，确保各项工作和谐高效

凡事预则立，不预则废。做任何一项工作都必须要提前策划安排，合理布局，要根据任务的重要性、工作的轻重缓急、时间长短，合理制定工作计划，要牢固树立超前理念，凡事超前准备、超前安排、超前谋划，做到情况提前掌握，工作提前部署，提前介入，把控过程中的每一个节点，确保组织目标的实现。

每一项工作都要同人打交道，沟通就显得至关重要，要有大局意识。做工作若沟通充分，肯定做得既正确又高效，反之，必然效果不佳。因此，要加大内外沟通力度，在“早”字上争主动，在“细”字上下功夫，妥善处理和解决好各种复杂事项，保证各项工作有序推进和高效落实。

要当好“总调度员”和“总服务员”，充分发挥“桥梁纽带”作用，在服务全局、协调各方上，做到总揽不包揽、协调不取代、放手不甩手。要善于集中群策、凝结群力、发挥群智，时刻保持任劳任怨的心态，在和谐融洽的氛围中推动各项工作。

六、要做好身心管理，确保具备良好身心素质

身体是革命的本钱。这句话听起来俗套，但是非常切合实际。办公室工作任务繁重，工作关系错综复杂，只有具备良好的身体素质和心理素质才能从容应对繁杂的脑力、体力劳动和控制、调节个人的情绪。要做到急事求“快”，快而不乱，缓事求“稳”，稳而不拖，在任何工作中做到从容不迫，游刃有余。

在工作中要始终保持满腔热忱的敬业精神和坚忍不拔的意志，要有饱满的工作热情。始终保持乐观向上的心态，能正视困难和挑战，面对挫折绝不低头，要经得住批评，受得了委屈，要学会控制和调节自己的情绪。始终保持积极进取的态度，待人要谦和尊敬。

最后，我以几句话作为结语，同大家分享几点我在日常工作中积累的心得：做文秘工作一定要有大局意识，补好台；要有包容意识，不急功；要有战略眼光，不计较；要有谋划能力，打硬仗；要有大将风范，促和谐。