浅析医院文书档案管理中的问题及解决途径

文/云南省曲靖市中医医院 高红艳

浅析医院文书档案管理中的问题及解决途径

文/云南省曲靖市中医医院 高红艳

医院文书档案管理工作属于医院的行政管理工作，对新时代下医院的进一步发展有重要影响。本文主要分析了我国医院文书档案管理工作的现状，指出其中存在的问题，并针对这些问题，对加强医院文书档案管理的有效途径进行了深入的探讨，旨在为医院文书档案管理相关工作人员提供参考。

医院；文书档案管理；问题；解决途径

医院的文书档案主要由医院内各种公文文件转化而来，记载着医院发生的重大事件或是重要活动。医院文书档案管理工作是对这些文件进行收集、分类、整理、归档等一系列工作，是我国档案管理体系的重要分支，也是医院管理工作发展的重要见证者与有效凭证。随着时代的发展与医院管理理念的创新，文书档案资源在医院建设发展中的作用越来越大，其管理工作也得到了社会广泛的关注与重视。但是现在我国医院文书档案管理工作中还存在很多问题，阻碍了医院整体管理水平的提高，有必要对其进行研究，探寻有效的解决途径。

一、医院文书档案管理中存在的问题

（一）档案管理队伍的专业化水平不高。现在我国很多医院中存在档案管理混乱的问题，其中一个重要的原因就是管理团队的专业化水平不高。医院常常只重视对医务人员的培训、教育，而忽略对档案管理队伍的建设，导致档案管理队伍综合素质偏低。由于长期以来医院对文书档案管理工作的忽视，很多工作人员不是专业的管理人员，相应的管理知识与实践经验都不足，也就不能进行高效的档案管理。

（二）缺乏健全的档案管理机制。首先，医院内部机构对档案管理部门的建设不够，不能对文书档案的管理职责进行明确地划分，从而导致管理工作的混乱、管理人员的懈怠。当管理工作中出现问题时，不能及时得到有效地解决。其次，缺乏完善的管理制度与科学的管理标准，不能对文书档案的管理流程、管理行为进行有效的制约，导致管理质量得到不保障。最后，相应的考核制度与奖罚机制建设不足，不能很好激发管理人员的工作热情与工作积极性。

（三）档案管理方法落后，档案资源利用率低。随着时代的发展，管理理念与方法都在不断完善，但有些医院在文书档案管理工作上缺乏对新手段、新途径的探索热情，还在沿用传统的手工操作方法。例如，很多医院文书档案资源的整理、归档等流程都还完全依赖人工，不仅管理效率低，其工作过程中还易出错。由于医院缺乏对文书档案资源的重视，导致其得不到充分的利用，加之管理质量不高，使其开发、利用起来很困难，从而造成了现在医院文书档案的闲置状态。

二、加强医院文书档案管理的有效途径

（一）加强医院文书档案管理队伍的专业化建设。人是医院文书档案管理工作的主体，人的工作成效直接决定了文书档案的管理水平，所以要做好医院文书档案的管理工作，首先要建立一支职业技能高、专业素质好的管理队伍。要加强对档案管理人员的思想教育，使其充分认识到档案管理工作的重要性，从思想上激发其工作责任感与主观能动性，促进自我提升意识的培养，不断进行自我教育，以更好地适应工作。同时，还要定期对档案管理人员进行岗位培训，如参加学术讲座、观摩学习、进修学习，使其掌握系统的档案管理知识，逐步提高其档案管理能力。总之，要加强对档案管理团队的专业化建设，促进其职业素养与业务水平的不断提高。

（二）完善档案管理制度。医院文书档案管理工作的顺利开展与高效进行需要完善的管理制度作保障。要以我国现行的档案管理制度为依据，同时结合医院管理工作的实际与其文书档案的自身特点，完善医院文书档案管理相关制度，要重视保管制度、归档制度、借阅制度等的制定，确保管理工作中的收集、归档、借阅、整理等各个环节都有章可循、有法可依。同时，还要制定科学、有效的文书档案管理标准，对案卷组织方式、档案分类原则等进行明确规定，为文书档案管理程序提供可靠的依据，并对其管理行为起到有效的规范作用，从而促进文书档案管理质量的提高。另外，还要注重管理工作中考核制度与奖罚机制的建设，通过客观的业绩考核与合理的奖罚，激发管理人员工作的主观能动性，促进管理水平的提高。

（三）创新医院文书档案管理方法。随着科学技术的发展与现代管理理念的转变，利用现代技术不断创新管理方法对于医院文书档案管理工作越来越重要。首先，要在医院文书档案的收集、分类、整理等过程中引入计算机进行管理，提高档案管理工作的自动化水平。要加强对医院信息网络平台的建设，将文书档案相关信息纳入其中，通过信息中心的构建，实现档案信息数据的网上传输，促进档案管理工作信息化水平的提高。其次，要不断更新、完善现有的档案管理系统，加快文书档案的检索速度，更方便查找、利用，从而实现文书档案资源的深度开发、利用。最后，要加强对档案管理人员的培训，使其能熟练掌握相应系统的操作技能，从而充分发挥信息化管理系统的功能，促进档案管理工作的现代化发展。

三、结束语

综上可知，医院文书档案管理质量关系到医院的整体管理水平，新时代下，医院要更好地生存与发展，就必须加强对文书档案的管理：要通过教育和培训不断提高档案管理人员的综合素质；建立健全文书档案相关管理制度；利用新技术改进、完善档案管理方法，促进医院文书档案资源的深度开发。在此基础上，医院还要加大投入，为文书档案管理工作的现代化发展提供保障，促进文书档案管理效率与管理质量的不断提高，充分实现医院文书档案资源的经济效益与社会效益，推动医院的可持续发展。

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