信息时代如何做好档案资源的开发利用

文/广州海洋地质调查局 钟吉



信息时代如何做好档案资源的开发利用

文/广州海洋地质调查局 钟吉

【摘要】本文围绕如何做好档案资源的开发利用展开探讨，分析了档案资源开发利用现状，提出做好档案资源开发利用的措施。

【关键词】档案资源；开发；利用

随着社会经济的快速发展，我们已经进入了一个信息化的时代，伴随着社会信息时代的来临，信息化知识不断地增长，信息被人们应用于各个方面。档案是一种重要的信息资源，它记载了社会和历史的发展历程，记载了广泛性、综合性、原始性、可靠性、具有凭证性的信息，因此做好档案资源的开发和利用具有重要的意义，不仅能满足各方面对其的需求，还能实现档案效益的最大社会化，因此在信息化时代下，做好档案资源的开发利用已经成为档案工作的重中之重。

一、档案资源开发利用现状

长期以来，我国在档案资源管理上存在着诸多问题，严重影响了档案资源的开发利用。例如由于传统观念的根深蒂固，在对待档案资源上，侧重于对档案的保护，而忽略了对档案资源的开发利用，使得档案资源陷入一个只保存不利用的局面，使档案服务的工作一直处于一个被动服务的状态。正是如此，使得档案管理过程中存在一些严重的弊端，例如一些具有很高应用价值的档案资源一直无法得到利用，使不了解的人感到具有参考价值的资源太少，在学术研究或者技术上无法突破瓶颈，还有可能出现资源的浪费，比如因为档案资源管理处于半封闭的状态，一些研究人员不知道正在研究的项目已经研究过了，造成重复性劳动，给研究工作带来不必要的浪费。除此之外，档案管理人员的价值也得不到真正地体现，造成了一定的人力资源浪费。为此必须做好档案资源开发利用。

二、做好档案资源开发利用的措施

结合档案资源管理中存在的问题，笔者认为做好档案资源的开发利用，提高档案的利用效率，可以从以下几个方面做起。

（一）转变观念。首先档案作者需要转变自己的传统观念，对陈旧的方法和工作方式进行改革，注重档案资源的服务能力，这是时代发展的需求。为了能够做好档案资源的开发利用，为社会大众提供良好的资源服务，为此要加强档案资源管理法治观念，宣传档案资源法律法规。加强对档案资源的指导工作，档案资源管理需要管理人员具有多方面专业知识，需要管理人员具有扎实的基础，一些基层单位可能对单位档案资源管理的重要意义不了解，为此需要上级业务部门对其进行业务指导。改变档案资源管理水平不高的现状，加强对他们的培训。其次档案工作人员需要强化服务意识，变被动为主动，深入现场，深入基层，结合档案资源的特点以及群众的需要，为群众提供各种各样的服务方式，不断优化档案信息资源服务手段，为用户提供优质的资源，还可以在档案资源管理部门开设咨询服务平台，不断拓展档案资源社会服务功能。最后档案管理者还需要不断提高自身素质，加强思想文化建设，在工作时表现出良好素养，坚定自己的信念，处理好和基层人员的关系，做一个优秀的档案业务指导者。

（二）整合资源。要想实现对档案资源的整合，首先需要建立现代化的档案资源管理模式，建立档案资源信息管理中心，通过档案资源信息管理中心实现对资源的集中管理，并构建一站式服务平台，提供搜索、查询、利用功能，做到档案信息资源的共享，从源头增加档案信息资源的利用率，另外，加强与社会上各个部门和机构的横向联合，整合社会整体资源，建立更加强大的，更加完整的档案资源信息数据库，让整个社会的档案资源可以得到充分地开发利用，还可以建立和不断完善档案室的网页，通过网页向社会各界传达最新的、最准确的档案资源目录，便于需要的人员快速获取有效的信息。其次，档案资源管理本来就是一个完整的社会整体，但是由于时代的发展，使得档案资源逐渐被分离成一个个独立的系统，虽然这种分离是社会精细化发展的趋势，但是给档案资源的开发利用带来了巨大的问题。为了避免档案资源分离造成的档案信息的浪费，就必须加强社会各个活动主体之间的联系，拉近档案管理机构和各个活动主体之间的距离，让档案资源管理部门之间既能保持相互独立，又能更好地服务于社会大众。从而最大限度地提高档案资源的利用率。最后，一方面要处理好档案资源利用和档案资源保密之间的关系，保密和利用看似是一个矛盾的问题，其实两者之间不存在冲突，只有档案资源做好保密工作的情况下，档案资源才能谈得上利用，因此做好档案资源的保密工作，并适当地为需求者解密一些档案资源信息，或者公开一些社会需要的档案信息资源，从而保证档案信息资源的利用率。另一方面要处理好创新和继承之间的关系，在对档案资源管理上，要将创新放在第一位，利用创新手段，加强对档案信息资源的提炼、收集、汇聚，进而建立更加方便、智能的档案信息资源管理系统，促进档案资源的不断更新，并将具有价值的档案信息资源进行传播。

三、总结语

档案的信息资源管理、开发利用是一项艰巨的、紧迫的任务，同时也是一个需要长期发展的任务。档案信息资源的开发利用是社会进步和社会发展的需要，也是这个时代赋予我们的重大使命，同时也是档案资源管理事业应对信息时代快速发展的策略，为此，一方面领导层要认识到档案资源开发利用的重要性，重视档案资源开发利用工作，档案管理人员要加强自身服务意识，深入基层指导基层管理人员的业务工作。另一方面加强档案资源的整合，建立档案资源信息中心，为档案资源的开发利用提供便利，提高档案资源的利用率，从而最大化档案资源的作用。

【参考文献】

［1］张满山.以档案资源整合促利用服务工作［J］.浙江档案，2008（03）.