对高校科研档案信息化建设与管理的思考

文/中共大庆市委党校 梁天峰

对高校科研档案信息化建设与管理的思考

文/中共大庆市委党校 梁天峰

时代信息化的发展影响并引导着高校科研档案管理模式的发展和变化，高校科研档案信息化成为必然，信息化的程度与标准也越来越高。相应的高校科研档案信息化管理工作也越来越重要。本文将对当下高校科研档案建设和管理出现的具体问题作出概论，并对科研档案向信息化建设与管理趋势发展提出具体建议。在解决档案界定不明确、档案信息化建设不标准、科研项目材料和科研成果盗取现象严重、科研档案系统不安全等问题的同时，浅谈高校档案信息化建设与管理的必要性和重要性。

科研档案；信息化；建设；管理

当下，学术研究对象和内容同质化现象严重，学术论文撰写和发表存在着照抄和断章取义的拼凑模式。同个课题重复研究，造成投入大、成果少，缺乏创造性的尴尬局面。为避免这种重复现象的泛滥，高校科研档案信息化逐步发展起来，使得高效、简单、实用的电子档案逐步取代了传统纸质档案的核心地位。高校科研档案信息化一方面弥补了纸质档案繁杂不易查找的缺点，另一方面，在弥补纸质档案不易保存的同时成了高校一种必不可少的工作管理措施。高校的发展和管理对科研档案信息化的需求越来越大，要求也越来越多。高校对科研档案信息化的建设和管理成为学校工作重点之一。

一、划定界限，为科研档案信息化建设打好基础

高校科研管理部门主要负责的工作就是对科研项目进行规划、落实，并对科研成果进行转化，加以推广，加强管理；对科研项目所需材料和材料总结进行管理并且对从事科研项目的人员进行管理。其管理工作主要分为了四个部分：第一，运用科学、系统的观点、理论和方法论对科研项目涉及的全部工作进行有效管理。第二，对科技成果的管理。第三，从事科研项目及相关工作所涉及的经费管理。第四，为保证项目各组成部分积极配合、协调所设置的综合查询。从其工作的分类来看，高校科研管理部门从事的管理工作具有种类多样、内容繁杂的特点。以往的纸质档案已经不能满足现在科研档案管理的要求，科研档案的建设与管理必然会走向电子化的道路。高校科研档案在进行档案整理和保管时，应当以记录性原则和成果性原则为指导对档案范围进行界限的划定。高校在对科研档案进行建设和管理时候，除开以往传统科研档案的归档范围以外，还应当包括四个范围内容：第一，在有公开刊号的可以全国公开出版发行的刊物上发表的论文、文稿及译文。第二，在学术研讨会上所涉及的言论、思想表达和具有创新意义的宣读论文。第三，各种原始资料。第四，一切体现了本校学术历史和学术水平但没有发表的学术论文等等。所有的公开的论文、文稿和译文都应当保存起来。

二、落实标准，为科研档案信息化建设提供平台

三、加强知识产权保护，为科研档案信息化建设提供

为保证科研档案信息化建设的完整性和管理的有效性，高校在推进科研档案信息化时务必抓好各种标准。其标准主要表现在三个方面：第一，高校应当按照国家规定或相关行业规定的硬性标准，选购标准的硬件设备并充分考虑软件的配置、数据库和信息通信方式的标准化。其次，采用统一的档案工作原则和方法，对高校科研信息化建设和管理进行明确的阐述和严格的规范。并通过现有的分级检索查找出所需文献资料。最后，对已经录入的科研档案进行完善的编制归档总说明。主要包括了归档文件及其管理情况和归档单位的基本情况。

面对以知识产权内容为主的科研档案，为了避免知识产权的侵害以及由其引起的知识产权纠纷，保护高校研发的科研成果，高校制定相应保护知识产权科研档案的制度是必要的。保护知识产权，可以从加强法律体制建设和加强技术防范两个方面着手。具体为：第一，在逐步健全法律法规体系的同时，高校档案管理部门应当制定完整的知识产权保护管理制度，严格执行保密工作。第二，提供强有力的知识产权保护技术支持，全面打击盗版产物和非法复制品。

四、健全系统安全，为科研档案信息化建设提供保障

科研档案信息化就是运用计算机信息技术和互联网技术将科研档案实现线上管理的过程。所以，档案信息化有着与互联网安全相同的系统运作安全问题，能够威胁、侵害互联网安全的方式方法，同样作用于科研档案信息化建设的系统安全。其侵害直接导致科研信息的损坏和流失。对此，应当积极应对，做好充分的防范措施。

传统的防范措施有简单的存储技术和传输技术两大技术。为了保证科研档案信息化过程中的安全，高校在对科研档案信息化建设的过程中应当结合先进完善的安全保密措施，采用链路加密技术等技术，保证科研档案系统安全。并通过防火墙的设置以及漏洞评估技术、入侵检测技术等网络保护技术保证网络的运行安全。以便预防黑客、病毒和系统本身的故障所造成的侵害。

五、结束语

高校科研档案信息化建设和管理成为时代发展的产物。其特征也表现明显。首先，科研档案信息化建设过程中对档案的界定范围标准的广泛性的是学术论文。其次，永久、完整地保留了科研项目材料和成果。最后，科研档案信息化的管理有效促进了高校的学术氛围，优化了教书育人的高校环境，成为及时有效的高效管理措施；然而，当前高校科研档案管理水平落后，管理意识薄弱。加快促进高校科研档案信息化建设，使科研档案能够充分有效地开发利用是现在高校科研档案管理的首要任务。

［1］孙丽珍.增强责任意识、创新管理方式和加快实现企业档案管理信息化［J］.黑龙江科技信息，2010（28）：56-60.

［2］冯慧玲.认识电子文件，拥有新记忆——电子文件管理研究之一［J］.档案学通讯，1998（01）：44-48.