关于档案信息化建设与档案管理的思考

文/惠州市第一人民医院 杨志联

关于档案信息化建设与档案管理的思考

文/惠州市第一人民医院 杨志联

档案信息化建设（Archives information construction）的相关工作是我国目前现代化建设的重要模式，与此同时，档案信息化建设也指引着未来档案管理的相关发展趋势。随着我国技术的不断进步，经济的不断发展，我国的相关档案管理水平也逐渐提升。自从改革开放之后，我国的相关档案管理部门引进了比较先进的档案管理技术，继而有效提高了档案管理的总体效率，也为档案信息的资源共享提供了相关保障。因此，笔者将根据相关工作经验，简要分析档案信息建设的相关概念以及关于档案管理的相关思考，以期能够为档案管理工作者提供些许可供参考的依据。

档案信息化建设；档案管理；几点思考

一般来说，随着计算机技术的发展以及深入，我国的档案管理水平也在逐年提高，档案信息化的相关管理是适应现代化社会发展的必然趋势，也是档案管理工作者选择的必然趋势。我国近年来逐步推进档案信息化的相关管理与建设，其主要目的是为了让档案的相关工作能够与时俱进，跟上时代的发展潮流，以期能够在更大程度上提高档案工作的价值。自从改革开放后，我国引进了先进的档案管理技术以及相关管理理念，因此适应了时代的发展，提高了档案管理者的工作水平以及效率。

一、档案信息化建设的感念以及特征

档案信息化就是在相关档案管理部门的统一领导与统一规划下组织信息化的技术来进行相关活动，对档案信息的相关信息资源进行管理以及处置，从而提高服务水平。简而言之，档案信息化建设就是以档案的实体保管为主要重点，在此基础上全方位以及多角度地利用信息化技术对档案资源进行管理以及利用。档案信息化建设体现了以下4点要求。其一，实现档案信息接收、存储以及利用的和谐化、统一化。其二，实现信息档案管理模式的相关改革。其三，实现档案信息的网络化以及数字化。其四，实现档案信息资源的高度共享化。

档案信息化建设在实验阶段的主要特征是：档案管理的多元化，对传统档案管理的改良；在普及阶段的主要特征是：1.提出公布档案，对检索的相关开发与利用。2.计算机的相关利用开始得到初步肯定，其中主要包括对计算机编目的普及以及计算机辅助立卷；在网络阶段的主要特征是：计算机逐渐占据了档案管理的重要地位，其中主要包括多媒体技术的使用以及光盘存储功能的广泛使用；在数字档案时代的主要特征是：数字档案发展为主要代表，其中主要包括数据库的广泛建立以及使用，电子文件的管理网站的建立以及逐渐向数字档案馆方向的发展趋势。

二、改进档案信息化建设以及档案管理的建设建议和措施

建立科学合理的档案信息管理模式需要将先进的管理理念以及先进的科学管理技术两者相互结合起来，在日益竞争激烈的市场竞争中，不断发展相关科技，促进档案管理水平的提高与发展。从提高档案管理的相关模式以及技术等角度出发，推动档案信息管理的进步与发展。从另外一个角度来看，档案管理水平在很大程度上影响到了档案工作效率以及价值，为了使得档案信息管理的相关价值能够更大化，相关工作人员需要不断地提高自己的专业水平以及综合素质，以期能够发挥出自己的相关作用，促进档案信息化建设以及档案管理的价值最大化。

（一）加大档案管理信息资源的整合力度。档案信息资源的工作在档案工作中有着极大的优势，档案资源建设的相关工作是实现资源共享的重要基础。一般来说，理想的档案信息资源既能够宏观而又正确地反映出社会历史的发展，也能微观地反映出生活中的点滴细节，让社会的整个集体以及个体的发展能够一览无余。在统一规划领导以及分级管理的相关档案信息管理制度下体现出国家资源配置的合理性以及高效性，从而满足社会资源共享的要求。另外一个角度来看，档案管理信息资源的整合途径主要是通过分组整合以及整理的方式，在整理的过程中不仅仅要依靠档案的系统化以及以编目，还需要对相关档案进行编纂加工，提高其内在的使用价值；信息资源的组合则主要说的是将整合的目标以行政手段或者技术手段等进行档案资源的结构管理，让相关信息资源能够在整体上趋于合理优化的发展趋势。

（二）加强档案管理工作人员的服务意识，拓宽档案信息管理者的相关思路。众所周知，档案管理的最终目的是提供有效服务，为了有效实现上述目的，档案管理部门以及管理人员应该积极地拓宽档案信息管理的相关思路，提高对档案管理的服务意识，从传统的档案管理方式中逐渐转变出来，把传统的“重保管而轻利用”的意识逐渐转变为“重利用而轻保管”意识；与此同时，也转变只是片面强调维护档案信息资源的安全、可靠等价值取向，逐渐揭开档案信息管理的神秘面纱，提高对社会大众的服务意识。从档案管理者的角度来看，在拓宽自己的管理思路同时，还需要提高专业的知识水平以及综合素质能力，将档案的实体管理人员逐渐向档案的信息管理人员转变。现代化的相关要求不再仅仅需要档案保管员，而是需要综合型的知识技能人才。各级领导部门也应该顺应时代的发展要求，从长远考虑，将档案的相关作用发挥到极致。

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